公司印章使用管理协议

公司印章使用管理协议一、总则为规范公司印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范潜在风险，维护公司的正常运营秩序和合法权益，依据国家相关法律法规及公司章程的规定，特制定本协议。本协议适用于公司及所属各部门、全体员工在涉及公司印章使用与管理的各项活动。本协议所称“公司印章”（以下简称“印章”）是指公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及公司根据经营管理需要刻制的其他专用印章。“用印”是指将公司印章加盖于各类文件、凭证、合同、函件等书面材料之上的行为。二、印章的保管与存放（一）保管责任公司各类印章应指定专人负责保管，保管人需具备高度的责任心和良好的职业素养，并与公司签订《印章保管责任书》。不同类型的印章原则上由不同的保管人分别保管，以形成相互监督与制约机制。（二）保管要求1.保管人应妥善保管印章，确保印章不被滥用、盗用、遗失或损坏。未经公司书面授权，保管人不得擅自将印章交由他人代管或使用。2.保管人在用印前，必须对用印申请及相关文件的合规性、完整性、真实性进行严格审核，确认无误后方可予以用印。3.严禁保管人在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容未确定的文件上加盖公司印章。（三）存放安全印章应存放于符合安全要求的保险柜或带锁的专用文件柜内。保管人离开工作岗位或下班时，必须将印章锁好，确保万无一失。非工作时间，未经公司有权批准人同意，任何人不得接触或使用印章。三、印章的使用范围与申请审批流程（一）使用范围界定公司印章的使用必须严格限定在公司经营管理活动的必要范围内。具体包括但不限于：1.以公司名义对外签署的各类合同、协议、意向书；2.公司对外发出的正式函件、声明、证明、授权委托书；3.公司内部发布的重要规章制度、决议、通知；4.办理公司工商、税务、银行等相关业务所需的文件材料；5.其他经公司批准确需使用印章的特殊情况。（二）用印申请与审批1.申请：用印申请人应填写《公司用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟用印种类、接收单位等信息，并附上待盖章文件原件及相关支撑材料，报请相关负责人审批。2.审核与审批：*常规性、一般性事务的用印，由部门负责人审核，报请分管领导审批。*涉及重大合同、重要对外承诺、大额资金往来、对外担保、投融资等重大事项的用印，须经部门负责人、分管领导审核后，报请公司法定代表人或其授权的高级管理人员审批。*特殊或紧急情况下的用印，可先通过电话、即时通讯工具等方式向有权审批人请示，获得口头批准后用印，但事后须在规定时限内补办书面审批手续。（三）用印操作规范1.经审批同意的用印文件，由保管人核对《用印申请单》与审批意见无误后，在指定位置规范、清晰地加盖印章。印章名称应与文件落款名称一致，印迹应完整、清晰、端正。2.用印过程中，保管人应对文件内容进行最后复核，如发现内容与审批事项不符或存在其他疑问，应立即停止用印，并向审批人报告。3.用印后，保管人应在《用印申请单》上记录实际用印日期、盖章份数，并由用印申请人签字确认。《用印申请单》及相关文件复印件（或扫描件）应作为用印记录妥善保存。四、印章的登记与备案公司应建立健全印章使用登记制度。保管人须对每一次印章使用情况进行详细登记，登记内容包括：用印日期、用印编号、用印事由、文件名称、份数、审批人、申请人、保管人、备注等信息。登记册应妥善保管，定期归档，保存期限不少于规定年限。公司新增、变更印章时，应按照国家相关规定到公安机关指定的刻章单位刻制，并及时到工商、税务等部门办理备案手续。印章样式、保管人信息等应在公司内部进行公示备案。五、印章的交接、遗失与销毁（一）印章交接印章保管人因工作调动、离职、休假等原因需要移交印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应共同清点印章数量，核对用印记录，并填写《印章交接清单》，由双方签字确认，并报公司指定负责人监交存档。交接完成前，原保管人对印章的安全负全部责任。（二）印章遗失如发生印章遗失、被盗等情况，保管人应立即向公司负责人报告，并迅速采取必要的补救措施，包括但不限于向公安机关报案、在指定媒体发布遗失声明等，以最大限度降低公司可能遭受的损失。同时，应按照规定程序申请重新刻制印章。（三）印章销毁对于因公司名称变更、印章损坏、废止不用或其他原因需销毁的印章，应由保管部门提出申请，经公司负责人批准后，由两人以上共同监督销毁，并做好销毁记录，确保印章无法再被使用。六、责任追究任何部门或个人在印章使用与管理过程中，必须严格遵守本协议及公司相关规定。对于违反本协议，造成印章滥用、遗失、被盗或因用印不当给公司造成经济损失、名誉损害或其他不良后果的，公司将根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分直至解除劳动合同；构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。保管人未尽到保管职责，或在审核、用印过程中存在过失或故意行为，导致公司损失的，应承担相应的赔偿责任。七、附则本协议未尽事宜，由公司根据国家法律法规及实际情况另行制