档案借阅管理制度及流程

档案借阅管理制度及流程一、基本原则档案借阅管理遵循以下核心原则：1.统一管理，分级负责：档案实行集中统一管理，借阅工作由档案管理部门（或指定专人）负责，各部门协同配合。不同密级和类型的档案，借阅权限与审批流程分级管控。2.依法依规，安全保密：严格遵守国家及本单位关于档案管理和保密工作的各项法律法规，确保档案在借阅过程中不发生失泄密事件。3.按需借阅，严格审批：借阅档案必须基于实际工作需要，严格履行审批手续，杜绝无正当理由借阅或超范围借阅。4.爱护档案，及时归还：借阅者对所借档案负有妥善保管责任，应按时归还，确保档案完好无损。二、适用范围本制度适用于本单位所有档案的借阅管理活动，包括但不限于文书档案、业务档案、会计档案、声像档案、实物档案等。所有需要查阅、复制、摘录档案内容的单位内部人员及经批准的外部单位人员，均须遵守本制度。三、借阅管理规定（一）借阅权限1.内部人员：*一般工作人员：可借阅与本人工作直接相关的普通档案，须经部门负责人批准。*部门负责人：可借阅本部门职责范围内的各类档案（涉密档案除外），或经分管领导批准借阅其他相关档案。*单位领导：可根据工作需要借阅相应权限内的档案。*涉密档案的借阅，须严格按照保密规定执行，由单位主要领导或指定负责人审批，并限定在指定场所查阅。2.外部人员：*因工作需要查阅本单位档案的外部单位人员，须持单位介绍信及本人有效证件，经本单位档案管理部门负责人批准，必要时报单位分管领导审批。*查阅涉密档案，除上述手续外，还须符合国家及本单位关于涉密信息管理的特殊规定。（二）借阅期限1.普通档案借阅期限一般不超过七个工作日。2.因特殊情况需延长借阅期限的，借阅者应在到期前向档案管理部门提出申请，经批准后方可续借，续借期限一般不超过原期限。3.档案管理部门应对长期未归还的档案进行催还。（三）借阅手续1.申请：借阅者需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限及所需份数等信息，并按权限履行审批手续。2.审批：审批人应对借阅申请的必要性、合规性进行审核，签署明确意见。3.登记：档案管理员核对审批手续无误后，在《档案借阅登记簿》上详细记录借阅人、借阅档案信息、借阅日期、预计归还日期等，并由借阅人签字确认。4.取档：档案管理员根据审批内容，准确调取相应档案，交予借阅人。借阅人应当场核对档案数量及完好情况。（四）借阅要求1.借阅档案应在指定的阅档室或办公区域内查阅。确因工作需要带出指定区域的，须经档案管理部门负责人及单位分管领导批准。2.借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得污损、折叠、撕毁档案。3.严禁在档案材料上书写、批注或做任何标记。如需摘录，应使用规定的摘录纸，并注明档案来源。4.借阅的档案原则上不得复制。确因工作需要复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。涉密档案的复制按保密规定执行。5.档案借阅期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任。6.不得擅自将所借档案转借他人。7.查阅完毕后，应将档案整理好，及时归还档案管理部门。四、借阅流程1.提出申请：借阅人填写《档案借阅申请表》。2.逐级审批：根据档案密级和借阅权限，将申请表报相关负责人审批。3.登记取档：审批通过后，档案管理员核对登记，借阅人签字后取走档案。4.借阅使用：借阅人在规定范围内、按规定要求使用档案。5.归还核销：借阅人按时归还档案，档案管理员核对档案完好情况后，在《档案借阅登记簿》上注销借阅记录。五、违规处理1.对逾期未归还档案者，档案管理部门应及时催还；经催还仍不归还者，将予以通报，并视情节追究相关责任。2.对违反本制度规定，造成档案涂改、勾画、污损、丢失、泄密等情况的，将根据档案的价值、损坏程度及造成的后果，对责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、附则1.