档案信息化建设电子归档规定

档案信息化建设电子归档规定一、总则（一）目的依据。为规范电子档案归档工作，提升档案信息化建设水平，依据《中华人民共和国档案法》《电子档案归档管理暂行办法》等法律法规制定本规定。本规定适用于本单位所有电子档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等全过程管理。（二）基本原则。电子档案归档工作应当遵循真实性、完整性、有效性、安全性原则，确保电子档案信息准确、系统、安全，符合国家档案标准和信息化建设要求。二、组织机构与职责（一）职责划分。档案管理部门负责电子档案归档工作的统筹规划、制度制定、监督指导和技术支持。各部门负责本部门电子档案的形成、收集和初步整理工作，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素齐全。（二）岗位责任。各部门指定专人作为电子档案管理员，负责本部门电子档案的日常管理和归档工作。档案管理部门配备专职技术人员，负责电子档案系统的维护、备份和安全管理。单位主要负责人对本单位电子档案归档工作负总责。三、电子档案归档范围（一）归档范围界定。凡本单位在公务活动中直接形成的具有保存价值的电子文件，均纳入电子档案归档范围，包括但不限于以下类别：1.机关文书类电子档案，如电子公文、会议记录、领导批示等；2.事务类电子档案，如电子邮件、往来函电、内部通知等；3.业务类电子档案，如电子合同、电子发票、业务报表等；4.科研类电子档案，如实验数据、研究报告、专利申请等；5.音像类电子档案，如电子照片、音视频资料、直播录屏等；6.其他具有保存价值的电子文件。（二）排除范围说明。系统自动生成的日志文件、临时性文件、无保存价值的草稿文件等不属于归档范围，可按规定进行定期清理。四、电子档案形成与收集（一）形成要求。电子档案应当以电子形式直接形成，不得将纸质文件扫描后作为原始电子档案保存。电子档案应当包含完整的元数据，包括文件标题、作者、日期、密级、关键词等必要信息。（二）收集流程。各部门应当建立电子档案收集工作制度，按照归档范围及时收集本部门形成的电子档案。档案管理部门定期对各部门电子档案收集情况进行检查，确保归档工作及时、完整。五、电子档案整理与鉴定（一）整理规则。电子档案整理应当遵循"来源可靠、程序规范、要素齐全"原则，按照电子文件归档技术规范进行分类、排序、编号。电子档案应当保持文件之间的逻辑关系，确保档案的完整性和可读性。（二）鉴定标准。电子档案鉴定工作应当由档案管理部门组织相关部门共同进行，重点鉴定档案的价值、保存期限和密级。鉴定结果应当形成书面记录，并存档备查。六、电子档案保管与安全（一）保管要求。电子档案应当存储在符合国家标准的电子档案存储系统中，定期进行数据备份和异地容灾。档案管理部门应当建立电子档案保管制度，明确保管期限、密级管理和交接程序。（二）安全措施。电子档案系统应当具备用户权限管理、操作日志记录、数据加密存储等功能。重要电子档案应当采取多重安全防护措施，防止非法访问、篡改和丢失。定期开展安全检查和风险评估，及时发现并消除安全隐患。七、电子档案利用与共享（一）利用程序。电子档案利用应当遵循"按需提供、分级授权、可追溯"原则，利用者应当填写利用申请，经审批后办理借阅手续。档案管理部门应当建立电子档案利用登记制度，记录利用时间、内容和方式。（二）共享机制。单位内部各部门需要共享电子档案的，应当通过档案管理系统进行授权，确保档案共享安全可控。对外提供电子档案利用服务的，应当符合国家保密规定，并签订相关协议。八、电子档案数字化与迁移（一）数字化要求。纸质档案应当同步进行数字化处理，数字化成果应当与原始档案一并归档。数字化过程应当符合国家相关技术标准，确保图像质量、元数据完整性和数据安全性。（二）迁移规范。电子档案存储系统应当定期进行升级和迁移，迁移过程应当做好数据校验和完整性检查。档案管理部门应当制定电子档案迁移计划，明确迁移时间、方式和责任人。九、附则（一）监督考核。档案管理部门应当定期对电子档案归档工作进行监督检查，并将检查结果纳入各部门绩效考核。对违反本规定的行为，视情节轻重给予通报批评、责任追究等