关于规范公司档案管理的通知

关于规范公司档案管理的通知公司各部门、全体员工：档案作为公司各项业务活动的原始记录和历史凭证，是公司宝贵的信息资源和无形资产，对于维护公司合法权益、支撑经营决策、促进管理提升具有不可替代的重要作用。为进一步加强和规范公司档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，现就有关事项通知如下：一、总体要求指导思想：以国家有关档案工作的法律法规为指导，以服务公司发展战略和经营管理为核心，坚持统一领导、分级负责、规范管理、安全保密、有效利用的原则，全面提升公司档案管理科学化、制度化、规范化水平。基本原则：1.统一领导，分级负责：公司档案工作实行统一领导、归口管理，各部门分级负责本部门档案的形成、收集、整理、保管和移交工作。2.真实准确，完整规范：档案材料必须真实反映公司各项活动的客观情况，做到内容准确、手续完备、要素齐全、格式规范。3.安全保密，严防泄密：严格执行档案保密规定，落实保密责任，确保档案实体安全和信息安全，杜绝失泄密事件发生。4.科学管理，便于利用：运用科学的管理方法和技术手段，对档案进行系统化管理，提高档案利用效率，充分发挥档案的凭证和参考作用。二、主要措施与工作要求（一）明确组织领导与职责分工1.公司层面：由[指定综合管理部门或行政部]作为公司档案管理的归口管理部门，负责统筹规划、制度建设、业务指导、监督检查以及公司级重要档案的集中管理。2.部门层面：各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，应指定专人（兼职档案员）负责本部门日常文件材料的收集、整理、初步审核和向归口管理部门移交工作，并确保档案工作与业务工作同步开展。（二）规范档案的收集与整理1.收集范围：各部门应将在经营管理、研发创新、市场营销、人力资源、财务审计、法律事务等各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的文件材料均纳入收集范围。具体范围参照公司《档案管理办法》（将另行制定或修订）执行。2.收集要求：文件材料的收集应及时、完整，确保不遗漏重要信息。对于外来文件，接收后应及时登记、传阅、处理，并按规定归档；对于内部产生的文件，办结后应及时整理。电子文件应连同其元数据一并收集。3.整理规范：归档文件材料应按照公司统一规定的分类方案、归档范围和保管期限表进行分类、编号、排列、编目和装订。做到文件材料齐全完整，字迹清晰，格式规范，手续完备。电子档案的整理应符合国家及行业关于电子文件归档与管理的相关标准。（三）加强档案的保管与保护1.档案库房：档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等基本条件。对于电子档案，应采取严格的存储介质管理、数据备份和防病毒、防黑客攻击措施。2.日常管理：建立健全档案库房管理制度，规范档案的入库、出库、清点、核对等日常操作流程。定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案实体和信息安全。对重要、珍贵档案应采取特殊保护措施。（四）严格档案的利用与借阅1.利用权限：档案利用实行分级授权管理。公司员工因工作需要查阅档案，须履行相应的借阅手续；查阅涉密档案或公司核心商业秘密档案，须经更高级别审批。外部单位或人员查阅公司档案，须持有效证件并经公司相关领导批准。2.借阅规定：借阅档案应限期归还，不得转借、复制（经批准的除外）、涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。确因工作需要复制档案的，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件视同原件管理。3.利用登记：建立档案利用登记制度，详细记录档案利用情况，包括利用人、利用目的、利用内容、利用时间等。（五）规范档案的鉴定与销毁1.定期鉴定：对于已到保管期限的档案，由归口管理部门会同相关业务部门按照规定的程序和标准进行鉴定。2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的审批程序报经批准后，由两人以上负责监销，并做好销毁记录，确保档案信息不泄露。严禁个人私自销毁档案材料。（六）强化档案的安全与保密1.保密教育：各部门应加强对员工的档案保密教育，提高保密意识，严格遵守国家及公司有关保密的法律法规和规章制度。2.涉密管理：涉密档案的管理应严格执行国家及公司的保密规定，从产生、流转、使用到销毁的全过程都必须置于严密监控之下，严防失泄密事件发生。3.责任追究：对于违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。三、保障措施1.制度建设：归口管理部门应尽快组织修订或制定公司《档案管理办法》及相关实施细则，明确各环节操作规范，为档案管理工作提供制度依据。2.宣传培训：各部门应组织员工认真学习本通知精神及后续发布的档案管理制度，归口管理部门将适时组织档案管理业务培训，提高全员档案管理素养和实操能力。3.监督检查：公司将定期或不定期组织对各部门档案管理工作的监督检查，对做得好的部门予以表扬，对存在问题的部门责令限期整改。检查结果将纳入相关考核。4.考核与奖惩：将档案管理工作纳入各部门及相关人员的日常考核范畴，对在档案管理工作中表现突出、做出贡献的单位和个人给予表彰奖励；对工作不力、问题较多的予以通报批评。档案管理是一项基础性、长期性的工作