工程监理内业管理制度

工程监理内业管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范工程监理内业管理工作，提高监理工作质量与效率，确保监理资料的完整性、真实性、准确性和可追溯性，依据国家相关法律法规、行业标准及公司质量管理体系要求，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位承接的所有建设工程监理项目的内业管理工作。各项目监理机构及全体监理人员均须严格遵守本制度。第三条基本原则监理内业管理遵循“统一领导、分级管理、规范有序、及时准确、安全保密”的原则。内业资料应与工程建设进度同步形成，真实反映工程监理活动的全过程。第二章组织机构与职责第四条组织机构公司技术负责人对全公司监理内业管理工作负总责。质量管理部门为内业管理的归口管理部门，负责制度的制定、修订、监督、检查与指导。各项目监理机构（项目部）在项目经理（总监理工程师）领导下，指定专人（通常为内业管理员或资料管理员）负责本项目监理内业资料的日常收集、整理、编目、保管和归档工作。第五条主要职责1.公司质量管理部门职责：*组织制定和完善公司监理内业管理制度及相关细则。*负责公司层面监理内业资料的归档管理与查阅。*对各项目监理机构的内业管理工作进行监督、检查与业务指导。*组织内业管理业务培训与经验交流。*参与公司重大项目监理资料的验收。2.项目经理（总监理工程师）职责：*对本项目监理内业管理工作负总责。*组织编制本项目的监理规划，审批监理实施细则。*督促检查各专业监理工程师及监理员按时、按质完成内业资料的编制、收集、整理工作。*负责本项目监理报告、重要监理文件的审批与签发。*组织本项目监理资料的阶段性审核与竣工资料的整理、组卷和移交工作。3.专业监理工程师职责：*负责本专业监理实施细则的编制。*及时、准确、完整地编制和签署本专业的监理通知单、监理报告、验收记录、旁站记录、平行检验记录等监理资料。*收集、整理本专业的监理文件和相关工程技术资料，并向项目内业管理员移交。*参与本专业监理资料的审核工作。4.监理员职责：*认真填写监理日志，详细记录每日监理工作情况。*协助专业监理工程师收集、整理相关监理资料，参与见证取样、工序检查等记录的填写。*及时向专业监理工程师汇报内业资料方面发现的问题。5.内业管理员（资料管理员）职责：*在项目经理（总监理工程师）的领导下，具体负责项目监理内业资料的日常管理工作。*负责监理资料的统一编号、登记、分类、整理、保管、借阅和归档。*督促各监理人员按时提交各类监理资料，并对其完整性、规范性进行初步核查。*协助项目经理（总监理工程师）进行监理资料的编制、汇总和审核。*负责监理资料的保密工作，确保资料安全。*熟悉档案管理的相关规定，确保竣工资料符合归档要求。第三章监理内业资料的分类与管理第六条监理内业资料的分类监理内业资料主要包括以下几类：1.监理管理资料：包括监理合同、中标通知书、监理规划、监理实施细则、监理组织机构及人员名单、监理人员执业资格证书、授权委托书、监理工作总结等。2.监理工作记录资料：包括监理日志、监理通知单、监理报告（月报、季报、专题报告）、监理会议纪要（第一次工地会议、监理例会、专题会议）、旁站监理记录、平行检验记录、见证取样记录等。3.监理验收资料：包括检验批、分项工程、分部工程、单位工程等验收记录的审核意见及签认，隐蔽工程验收记录的审核意见及签认等。4.监理指令与回复资料：包括监理工程师通知单、监理工程师联系单及其回复单，工程暂停令及复工报审表等。5.合同管理资料：包括施工合同及附件、分包合同、各类变更洽商记录、索赔文件、工程款支付申请与证书等的审核资料。6.信息管理资料：包括来自建设单位、施工单位、设计单位及其他相关方的文件、函件、图纸、变更等的登记、传阅、复印、转发记录。7.竣工监理资料：包括竣工总结、竣工图审核意见、工程质量评估报告等。第七条监理内业资料的收集与整理1.及时性：监理资料的形成应与工程施工进度同步，不得事后补记或追记。2.真实性：监理资料必须真实反映工程实际情况和监理工作过程，严禁伪造、涂改。3.准确性：资料内容、数据、图表应准确无误，符合规范要求。4.完整性：各类资料的组成部分应齐全，手续应完备，签字盖章应规范。5.规范性：资料的格式、书写、编号、装订应符合国家、行业及公司的统一规定。采用打印或蓝黑墨水、碳素墨水书写，字迹清晰工整。第八条监理日志的管理监理日志是监理工作最基本的原始记录，由当班监理人员每日填写。内容应包括：当日天气情况、施工部位、施工内容、施工人数、主要材料进场及检验情况、施工中发现的问题、监理采取的措施、问题处理结果、监理指令、会议记录、其他重要事项等。项目经理（总监理工程师）应定期检查监理日志的填写质量。第九条监理报告的管理监理报告包括监理月报、监理季报、专题报告等。监理月报应按月编制，报送建设单位和公司相关部门，主要内容包括：工程概况、本月工程进度、工程质量、安全文明施工、工程款支付、合同履行情况、监理工作小结、存在问题及处理意见、下月监理工作计划等。专题报告应针对工程中出现的重大问题或特定事项及时编制。第十条监理会议纪要的管理监理会议包括第一次工地会议、监理例会、专题会议等。会议纪要由监理单位负责整理，经与会各方代表签认后分发。会议纪要应准确记录会议时间、地点、参会人员、主持人、议题、发言要点、形成的决议及行动事项、责任单位和完成时限等。第十一条监理文件的传阅与发放外来文件及内部重要文件应由内业管理员统一登记、编号，呈项目经理（总监理工程师）批阅后，按批示意见进行传阅或发放。传阅应履行签字手续，发放应做好记录。第四章监理内业资料的编制与要求第十二条编制基本要求1.所有监理资料的编制应符合国家现行法律、法规、规范、标准及合同的要求。2.资料名称应规范，内容应具体，逻辑应清晰，结论应明确。3.表格应采用国家或行业统一标准格式，无统一格式的可使用公司规定的格式。4.签署手续应齐全，签字应清晰，不得代签。需要加盖公章的，应加盖单位有效公章。第十三条资料编号与归档1.监理资料应进行系统编号，编号规则应具有唯一性和可追溯性，便于查阅。2.内业管理员应按照资料分类对监理资料进行组卷、装订。装订应牢固、整齐、美观。3.工程竣工后，项目监理机构应按照合同约定和档案管理要求，将完整的监理竣工资料整理、编目、装订后，向建设单位和公司档案管理部门移交，并办理移交手续。第五章监理内业资料的存储与保管第十四条存储条件监理资料应存放在专用的资料柜内，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。电子资料应进行备份，存储在安全的计算机硬盘或移动存储介质中，并定期检查。第十五条借阅管理监理资料的借阅应履行借阅登记手续，明确借阅期限和归还要求。借阅人应爱护资料，不得涂改、勾画、抽换、损坏或遗失。涉密资料的借阅应严格遵守保密规定。第十六条保密要求监理人员应对在工作中接触到的工程技术秘密、商业秘密等承担保密责任。未经允许，不得擅自复制、摘抄、传播或向无关第三方提供监理资料。第六章监理内业工作的检查与考核第十七条检查制度公司质量管理部门应定期或不定期对各项目监理机构的内业管理工作进行检查。项目经理（总监理工程师）应每周或每月对本项目的内业资料进行自查。检查结果应作为对项目监理机构及相关人员工作考核的依据之一。第十八条考核与奖惩公司将监理内业管理工作纳入项目监理机构和监理人员的绩效考核体系。对在监理内业管理工作中表现突出、资料管理规范的单位和个人给予表彰奖励；对管理混乱、资料不齐全、不规范，造成不良后果的，将视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至行政处分。