ZK-QP-004 采购及供应商管制程序

PAGE东莞市再酷科技有限公司采购及供应商管制程序文件编号：ZK-QP-004版本/版次：A0生效日期：2022年3月10日二阶程序文件文件编号ZK-QP-004版本/版次A0采购及供应商管制程序生效日期2022-3-10页码/页数6/7文件修订记录序号修订日期修订内容版本变化修订者 目的：规范采购及选择合格供应商，确保采购的物资符合规定要求。范围：适用于提供原辅材料、备品备件或服务的供应商管理及相应物资的采购。定义:3.1超额运费：各项非预期的运费成本累加（延误、补换货、改变运输方式等产生的增加费用累加）。包括：来料检验不合格重新送货费用、将一次送货改为分批送货增加的运费、改变运输方式增加的运费等。职责:资材部负责：保持合格供应商名册并及时更新。负责组织考察供应商的营业执照、生产能力、技术装备，质量保证能力等。采购计划的制订；依需求采购，确定“采购合同”内容，并明确产品要求。与供应商沟通，落实供货、退货、改进及采购条款品质部负责：对供应商的技术/专业能力、质量保证能力的评审；向资材部提供来货检验情况。供应商评审要求供应商选择依据可包括/不局限：对所选供应商产品符合性以及本公司向客户不间断产品供应的风险评估；相关质量和交付绩效；对供应商质量管理体系的评价（符合ISO9001要求是达到本公司要求的第一步并需通过第三方认证机构的认证）;多方论证决策；对软件开发能力的评估，如适用；采购的产品、材料或服务的复杂性；所需的技术（产品或过程）设计和开发能力（包括项目管理）机器设备状况及生产能力（制造能力）；材料供应渠道；产品、零配件的特殊性能及要求，如ROHS产品要求；财务及信用状况；客户要求（如：指定货源）。针对汽车产品供应链供应商的选择，还需考虑：A、汽车业务量（绝对值，以及占总业务量的百分比）；B、业务连续性规划（如：防灾准备、应急计划）；C、更改管理过程;D、物流过程；E、顾客服务。总则资材部应对生产所需的材料供应商和二次加工供应商按照本程序进行持续的监督，确保采购和二次加工的产品符合公司规定的要求。成立供应商评审小组供应商评审小组由总经理或授权代表、资材部、品质部组成。供应商评审小组运作：A.由资材部负责按需要定期、不定期召开会议，对新供应商评审。B.由资材部负责在每年年底组织一次对合格供应商进行复审。C.评审小组可以因供货质量随时召开复审会议。E.评审/复审方式可以是召集评审小组成员开会讨论，也可以是以文件传递，由各评审成员根据资料对供应商评审。供应商评审程序：由资材部负责收集新供应商的资料：收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司小册、商业登记、业绩报告，第三者资料或委托验证等；评审之前，资材部提供“供应商调查表”作为供应商评审的基本资料和供应商质量体系保证依据。评审由供应商评审小组依据“供应商调查表”对供应商的供货/生产能力，技术能力，产品质量，质量保证能力、包括质量体系/环境管理体系ROHS和特定的保证要求进行评审，进行评审。供应商须经评审小组确认通过，方可列为合格供应商，评审结果有以下几种：通过——新供应商列入合格供应商名册；不通过——新供应商除非作出改善及再提交评审，否则不被采用；待决定——资料不足，证据有猜疑、改善观察中，必要时，待决定可交由总经理或其授权代表作最终审批。资材部负责登录及更新《合格供应商名册》。供应商开发资材部及品质部应针对不同供应商制定开发计划（包括开发行动的优先级、类型、程度及时程安排），并采取必要措施解决不符合要求的绩效问题以寻求持续改进的机会。制定开发计划时可考虑/不局限于：A供应商绩效；B第二方审核发现；C供应商质量管理体系认证状态；D风险分析。供应商持续监察5.5.1供应商评审小组应持续对供应商供货质量进行监察，每年底依据品质部提供的有关交货质量和交货期方面的资料，组织一次对供应商的复审，监察的目的是确保供货质量，若有异常时，应提出相应的纠正改善要求。考核评分：每年由资材部根据供应商交货质量情况，依据供应商交货期对供应商进行考核评分，计算如下：每年依据供应商交货期表现由采购员对供应商进行核算评分，交货期评分按照下列方法计算：交货期得分＝100－累计扣分交货情况延迟供货1至3天延迟供货4至5天延迟供货6天以上评分标准每延迟一天扣0.5分每延迟一天扣1分每延迟一天扣1.5分注：由于本公司的原因和不可抗拒的原因导致延迟的除外。资材部依据供应商每年的交货质量情况，对供应商供货质量进行核算评分，计算方法如下：到货质量得分＝(一次检验合格率×200)－100综合考核评分：综合考核得分＝到货质量得分×60％＋交货期得分×40％根据考核评分及总体评定,供应商评审小组可按照下表作出决定分供方级别分数评价复审结论100-80A级采购不须附加条件80-60B级限量采购60以下C级须另择供应商5.4.3评审结果对评价100-80分以上的供应商为A级，名单保留于合格供应商名册中；对评价60-80分的供应商为B级，限量采购，名单保留于合格供应商名册中；对评价60以下分的供应商为C级，须另择供应商。对供应商的业绩进行监视，至少应包括：A、供应过程、产品和服务的质量；B、在收货工厂对客户造成的干扰，包括整车候检和停止出货；C、过程、产品和服务交付的及时性；D、超额运费发生的次数；E、客户有规定时，特殊状态的通知以及使用现场召回。针对汽车产品和服务供应商，需按规定频度（至少每年一次）组织有资质的第二方审核员或第三方对其进行审核，审核范围包括（可根据情况选择一种或多种）：A供应商风险评估；B供应商质量管理体系开发；C产品安全/法规要求；D供应商业绩监视；E产品审核和过程审核。第二方审核员的任职要求：第二方审核员应符合顾客对审核员资质的特定要求，并最少具备以下核心能力，包括了解：A汽车审核过程方法，包括基于风险的思维；B适用的顾客特定和组织特定要求；CISO9001和IATF16949中适用的与审核范围有关的要求；D适用的待审核制造过程，包括PFMEA和控制计划；E与审核范围有关的适用的核心工具要求；F如何计划审核、实施审核、编制审核报告并关闭审核发现。6.采购要求：6.1采购作业：采购员根据生产要求以及仓库的库存情况，制订原材料、辅助材料的采购计划。采购计划的批准：采购员所制订的采购计划经总经理或其授权代表批准后实施.采购合同的签订：采购人员的采购计划经总经理或其授权代表批准后负责与供应商签订采购合同（采购合同可以是“合同、订单、传真、信函、电话”等），采购合同应说明采购产品的名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求，所有原材料、辅助材料的采购合同应经总经理或其授权代表批准。采购原辅材料或服务时应遵循以下原则：优先采用合格供应商。资材部人员已明确产品的需求（包括产品名称、型号/规格、数量、交期、质量/技术要求或服务）。若以电话形式通知供应商,则应说明“品名、型号/规格、数量、交货期以及质量要求或服务”，并记录于电话记录表中。6.2采购资料：6.2.1品质部负责提供相关原料的技术标准或检验标准（如图纸或样品），并确认检验标准及技术标准的有效性；6.2.2若提供与质量或质量体系有关的文件也应明确说明文件的有效版本；6.2.3如果供应商需要，品质部负责提供给供应商的技术标准、检验标准等受控文件的分发，并控制其有效性，确保本公司提供给供应商的技术标准、检验标准在有效范围。信息传递：采购人员应向供应商传达，所有适用的法律法规要求（包括收货国、、发运国、顾客确定的目的国现行适用法律法规要求）以及产品和过程特殊特性（包括产品和过程安全特性），并要求供应商沿着供应链直至制造点，贯彻所有适用的要求。6.3采购文件的更改6.3.1采购文件发出后，如须更改采购文件的某些内容时，则由采购发出更改之采购文件，标明更改内容和状态。6.3.2更改后的采购文件审核，批准及发出依照本程序第5.1条进行，原作废的采购文件须注明“作废”后与更改的文件一起保存。6.3.3对于发放到供应商的技术文件如物性或样品等，如作修改或换版应由采购负责更换，确保供应商使用最新有效版本。6.4供应商质量管理体系要求：针对汽车产品和服务供应商，应要求其开发、实施并改进一个通过ISO9001认证的质量管理体系，并以通过IATF16949认证为最终目标。开发顺序如下：6.4.1经顾客授权，并由公司审核符合ISO9001；6.4.2通过第三方ISO9001认证，证书上有IAFMLA成员的认可标志，且