ZK-QP-032 沟通管理程序

PAGE东莞市再酷科技有限公司沟通管理程序文件编号：ZK-QP-032版本/版次：A0生效日期：2022年3月10日二阶程序文件文件编号ZK-QP-032版本/版次A0沟通管理程序生效日期2022-3-10页码/页数3/5文件修订记录序号修订日期修订内容版本变化修订者 1.目的：为使公司各部门、各职级人员之间建立一个良好的沟通途径和协调方式,使公司各工作、生产过程得以高效优质地进行,特制定本程序以规范相关作业.2.适用范围：适用于本公司各部门各阶层人员的沟通和协调.3.相关文件：无4.职责：各部门负责按本程序要求,开展相关沟通作业.5.定义：无6.內容：6.1沟通方式6.1.1.交谈凡部门与部门之间或部门内部人员之间协调处理一般性工作事务适宜使用此方式,采用此方式时,应注意避免生产作业通道或正在运行的生产作业岗位,同时注意避免大声喧哗.6.1.2书面联络凡部门之间协调处理重要的工作,特别是涉及处理工作指令,作业要求或工艺参数等事宜时,宜采用此方法.用本公司制定的《联络函》.6.1.3汇报凡部门工作在执行过程中因各种因素的影响而导致工作难以按计划目标的要求达成,需寻求上级主管协调、支持和指导时,可采用此方式.按此方式作业时,下级部门须事先将工作汇报的意图告诉上级主管,以便其安排适宜的时间听取汇报,汇报工作一般应安排在上级主管所在的办公室地点进行.6.1.4会议凡部门内部有重要的生产工作任务需要传达、宣告或部门之间有重要事务需要协调,或本公司有重要的生产工作措施需要讨论、发布执行时,均可按举行会议的方式进行沟通协调,会议一般应安排在专设的会议室进行,以保持其良好的环境和应有的严谨气氛.A．开会前,会议主办部门以通告形式,报上级部门,以召集参会人员,通告须设置主办部门、会议主席、讨论议题、参加人员、开会时间、开会地点等栏目.B．参加人员到会后,须再次签名确认实际到会人员状况,以确定缺席人员,便于其后对其进行会议决议的传达.C．对会议的讨论内容及决议事项,会议主席应指定专人进行《会议记录》,并在会议后派专人对决议项目执行情况进行跟踪.6.2沟通途径6.2.1部门内部一般工作人员或一般作业人员之间需讨论问题或交换意见,须在进行此项活动之前征得各自直接主管的同意,相关主管在同意部属的交流申请后,须对此类活动的进行时间作出明确的规定,并按此要求督促活动人员按时返岗作业.6.2.2当部门内部下级向上级提出谈心要求时,上级应尽量安排时间满足其要求,以便于上、下级之间及时达成共识,以便利于工作开展.若因特殊原因不能满足下级要求,上级须直接或委托他人向申请人说明原因,征得谅解,并在后续适当的时机主动与申请人交换意见或委托其代理人与申请人进行意见交流,代理人在受委托后须及时进行将谈心情况转告给申请人,以便做出相应的调整和回应.6.2.3当部门之间有工作问题协调处理时,须由部门组长以上以适当的方式进行交流,拟定出解决问题的办法,若组长之间难以达成共识,则须向各自的上级主管反映情况以寻求更高层次的沟通或直接向经理反映情况,以及时获得解决问题的方法.6.2.4一般情况下,主管以下人员不得越级向上反映情况,若因特殊,如直接上、下级之间虽然经多次交流,但仍不能获得共识时,下级在向其直接主管说明原因后可向更高一级主管反映情况,寻求解决方案.6.3沟通注意事项6.3.1在进行沟通时,沟通参与人员应以客观事实为依据来阐述表达各自的看法和观点,尽量避免使用主观意断性的推断或结论.6.3.2