行政部门档案管理规范制度

行政部门档案管理规范制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位行政部门档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，确保档案的真实、完整、安全和可利用性，根据国家有关档案管理的法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位行政部门及各相关职能部门在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。凡与本单位行政管理、经营活动、业务开展等相关的具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料，均属本制度管理范畴。第三条基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、真实准确、规范有序、安全保密、便于利用的原则。各部门应高度重视档案管理工作，将其纳入日常管理流程，确保档案工作的顺利开展。第二章管理机构与职责第四条管理机构行政部门是本单位档案工作的统一管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案管理工作。行政部门应指定专人（或设立档案管理岗位）负责日常档案管理事务。第五条工作职责1.行政部门档案管理职责：贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善本单位档案管理规章制度；组织、指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作；负责档案的接收、保管、利用、鉴定、统计和销毁工作；确保档案的安全与保密。2.各部门档案工作职责：指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的文件材料的收集、整理、预归档，并定期向行政部门移交；协助行政部门开展档案利用和鉴定工作。3.档案管理员职责：具体负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、分类、编目、保管、借阅登记、库房管理等；维护档案管理系统（如使用）；定期对档案进行检查，发现问题及时报告并采取措施。第三章档案的收集与归档第六条归档范围本单位在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均应列入归档范围。主要包括：1.行政管理类：各类规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要、请示批复、合同协议等。2.人事管理类：员工履历、入职离职材料、奖惩记录、培训档案等（按权限由专人管理或行政部门协助管理）。3.财务管理类：会计凭证、账簿、报表等（按规定由财务部门专职管理，行政部门协调其规范化）。4.业务管理类：与本单位核心业务相关的各类文件材料。5.声像及实物类：重要会议、活动形成的照片、录音录像、荣誉证书、奖杯奖牌等。6.其他具有保存价值的文件材料。第七条归档要求1.及时性：各项工作中形成的应归档文件材料，应在办理完毕后及时收集、整理，并按规定期限向行政部门移交归档。一般情况下，日常文件应在次月初整理归档，年度性文件应在次年第一季度内完成归档。2.完整性：归档的文件材料应齐全完整，每份文件的正件、附件、印件、定稿等相关材料应一并归档。3.规范性：归档的文件材料应字迹清晰、签章完备、纸张规格统一。手写材料应使用蓝黑或碳素墨水，禁用铅笔、圆珠笔及易褪色墨水。第八条归档手续文件材料归档时，移交部门与档案管理部门应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认，明确责任。第四章档案的整理与编目第九条档案分类档案整理应按照年度、机构（或部门）、问题、保管期限等进行科学分类。分类方案应保持相对稳定，如需调整，需经行政部门负责人批准并记录备案。第十条档案排列与编号档案应在分类的基础上，按照一定顺序进行排列，并赋予唯一的档号。档号编制应遵循科学性、唯一性、可扩展性原则，便于识别和检索。第十一条档案编目档案应编制详细的目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录信息应准确、规范，著录项目完整，便于快速查找和利用。有条件的应建立电子目录或档案管理信息系统。第五章档案的保管与保护第十二条库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和安全防护设施。第十三条档案装具档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放。不同载体的档案应分别存放，特殊载体档案（如照片、光盘、实物等）应有专门的保护措施。第十四条日常保管1.档案库房应指定专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得入内。2.严格执行库房管理制度，定期检查库房温湿度，做好记录，并及时调整。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。4.档案管理人员调动工作时，应办理档案交接手续。第十五条特殊载体档案保管录音、录像、照片、电子文件等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，如定期备份、远离磁场、控制温湿度等，并注意其可读性的维护。第六章档案的利用与借阅第十六条利用原则档案利用应遵循“为单位发展服务、严格保密、规范有序”的原则，在规定范围内提供利用，确保档案安全。第十七条利用范围与权限1.本单位内部人员因工作需要查阅一般档案，须经本部门负责人同意，档案管理员登记后提供查阅。2.查阅重要档案、涉密档案，须经行政部门负责人或单位分管领导批准。3.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经行政部门负责人批准后方可查阅，原则上不得查阅涉密档案。第十八条借阅手续1.查阅档案须填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、部门、日期、档案名称、档号、借阅事由、归还日期等。2.档案一般不得带出档案室。确因工作需要借出的，须经行政部门负责人批准，严格限定借阅期限，并由借阅人签字负责。3.借阅档案的期限一般不超过规定工作日，确需延长的，应办理续借手续。第十九条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄。2.查阅涉密档案，必须在指定的涉密阅文室进行。3.复制、摘录档案内容，须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。4.归还档案时，档案管理员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。第七章档案的鉴定与销毁第二十条档案鉴定行政部门应定期（一般为每若干年）组织对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由行政部门牵头，会同相关业务部门人员组成鉴定小组进行。第二十一条销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。2.销毁档案时，必须有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。3.《档案销毁清册》应永久保存。第八章档案的保密第二十二条保密要求档案管理人员及所有接触档案的人员，必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。第二十三条涉密档案管理涉密档案的管理应严格按照国家有关保密规定执行，其收集、整理、保管、利用、销毁等环节均应有更严密的控制措施，确保万无一失。第九章责任追究第二十四条奖励与处罚对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，将视情节轻重，对相