分包结算管理办法

分包结算管理办法第一章总则第一条为规范公司分包工程结算行为，加强工程造价管理，控制工程成本，提高经济效益，维护公司及分包单位的合法权益，根据国家相关法律法规、行业规范及公司合同管理制度，结合公司实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于公司所属所有工程项目，包括新建、改建、扩建及修缮工程的专业分包、劳务分包及其他各类分包活动的结算管理。公司所有部门、项目部及参与分包结算工作的相关人员必须严格遵守本办法。第三条分包结算管理应遵循以下基本原则：（一）合法性原则：所有结算活动必须符合国家法律、法规及公司规章制度，结算依据必须充分、合法、有效。（二）合同导向原则：严格以分包合同、补充协议及双方确认的签证文件为依据，确保结算内容与合同约定一致。（三）实事求是原则：工程量计算必须准确，单价取定必须合理，费用计取必须符合实际完成情况和工作质量，严禁虚报、冒领。（四）量价分离原则：坚持工程量审核与单价核定分离，相互监督，确保审核结果的客观公正。（五）过程控制原则：将结算管理贯穿于项目实施的全过程，强化中间结算和节点控制，避免竣工结算一次性审核带来的风险。（六）审批权限原则：严格执行分级审批制度，按照授权范围履行审批程序，任何越权审批行为均视为无效。第四条本办法所称分包结算，是指公司与分包单位之间，依据合同约定，对分包单位已完成的合格工程量或工作量，进行工程款计算、核对、确认及支付的过程。分包结算包括过程结算（中间结算）和竣工结算。第二章组织机构与职责第五条公司成本管理部是分包结算管理的归口职能部门，负责制定和完善分包结算管理制度，指导、监督和检查项目部的分包结算工作，负责公司层面重大分包结算的复核与审批。第六条项目经理部是分包结算实施的责任主体，负责具体结算数据的收集、整理、初审和申报工作。项目部应设立专门的商务合约部门（或配备专职预算人员），负责日常结算事务。第七条各相关部门职责分工：（一）项目经理：对分包结算的真实性、准确性及整体进度负总责，负责签署最终结算确认文件。（二）项目总工程师：负责分包工程的技术管理，审核涉及技术措施、施工方案、工程变更等技术资料对结算的影响，确认分包工程质量是否达到结算标准。（三）项目商务经理：负责组织编制和审核结算书，牵头处理结算争议，确保结算资料的完整性和合规性。（四）项目工程部：负责提供分包工程的实际施工进度、质量验收记录、施工日志等基础资料，确认工程量的实际完成情况。（五）项目物资部：负责审核分包单位领用材料的数量及费用，负责提供材料扣款、超耗赔偿等数据，并在结算中予以扣除。（六）项目设备部：负责审核分包单位使用的机械设备台班及费用，提供设备租赁扣款依据。（七）项目财务部：负责审核分包单位已付款情况、垫资情况及税务合规性，确保付款金额与结算进度匹配，负责最终尾款的支付。（八）公司安全质量部：负责在结算前确认分包工程是否存在未处理的质量安全事故或隐患，行使质量安全一票否决权。第三章结算依据与前置条件第八条分包结算必须具备以下依据：（一）依法签订的有效分包合同、补充协议、中标通知书（如有）。（二）经公司批准的施工组织设计、专项施工方案及技术交底。（三）经设计单位、建设单位（及监理单位）和公司认可的设计变更文件、工程洽商记录。（四）经项目部及公司相关部门确认的现场签证单、工程联系单、会议纪要。（五）分包单位报送的经项目部审核确认的工程量清单、结算书。（六）隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录。（七）经双方确认的材料领用单、机械台班签认单、水电费代缴单等扣款凭证。（八）国家及工程所在地的工程造价计价依据、定额、信息价及有关政策规定。第九条办理分包结算必须满足以下前置条件：（一）分包合同必须已按规定签订并履行审批手续，严禁无合同施工及结算。（二）结算范围内的工程内容必须已全部完成，且经检验质量合格，符合国家规范及合同要求。对于未完成或质量不合格的部分，不得办理结算。（三）分包单位必须已提交完整的竣工资料（如为竣工结算）或阶段性进度资料（如为过程结算），并经项目部验收合格。（四）存在安全违约金、质量赔偿金或其他应扣款项的，必须在结算资料中明确计算并列示扣除。（五）分包单位必须已提供合规的税务发票，或按照合同约定提供等额的收据（用于预付款等非最终结算）。第四章过程结算管理第十条过程结算是指在项目施工过程中，根据分包合同约定的节点（如按月、按形象进度、按工程部位），对分包单位已完成的合格工程量进行的中间计量与支付确认。过程结算是控制工程成本流、掌握分包成本动态的重要手段。第十一条过程结算的时间要求：（一）按月结算：分包单位应在每月约定日期（如25日）向项目部提交本月完成工程量报表及结算申请，项目部应在收到申请后规定时间内（如7个工作日）完成审核。（二）节点结算：分包单位应在达到合同约定的形象进度节点后3日内，向项目部提交节点结算申请，项目部应在验收合格后规定时间内完成审核。第十二条过程结算审核流程：（一）工程量确认：项目工程主管依据施工图纸、变更签证及现场实测情况，对分包单位申报的工程量进行逐项核对。对于隐蔽工程，必须核对隐蔽工程验收记录。严禁依据经验或口头约定确认工程量。（二）质量确认：项目质量负责人签署意见，确认当期申报工程的质量状况，存在质量缺陷的应注明整改要求及扣款金额。（三）签证及变更确认：项目商务经理审核本期发生的签证、变更是否已纳入结算，当期发生的签证必须在当期或规定期限内完成确认，严禁工程竣工后补签。（四）费用计算：项目预算人员依据合同单价（或合同约定的计价原则）计算合价，并汇总本期完成产值。（五）扣款计算：汇总本期应扣款项，包括：1.预付款扣回（如有）；2.材料超耗扣款：依据材料限额领料制度，核算分包单位实际领用量与理论用量的差异，按合同约定的超耗单价计算扣款；3.违约金及罚款：包括工期延误罚款、安全违章罚款、质量整改不到位罚款等；4.代垫款项：水电费、租赁费等公司代为支付的费用；5.其他应扣款项。（六）审批支付：计算本期应付金额（累计完成产值×付款比例-已付款金额-预留金-应扣款项），填报过程结算审批单，按审批权限报批后支付。第十三条过程结算控制要点：（一）累计支付金额不得超过分包合同约定的付款比例（如不超过已完产值的80%），严禁超付。（二）对于总价包干合同，过程结算应严格按合同约定的节点分解进行控制，暂定金及预留金不得提前支付。（三）过程结算资料必须齐全，包括计算书、签证单、验收单等，并建立台账，为竣工结算打下基础。第五章竣工结算管理第十四条竣工结算是指分包工程全部完工，经竣工验收合格，且分包单位移交了完整的竣工资料后，对分包单位完成的全部工作内容进行的最终总价确认。第十五条竣工结算的启动条件：（一）分包工程已按合同约定全部完工。（二）分包工程已通过公司内部及建设单位（如有）的竣工验收，质量评定合格。（三）分包单位已提交完整的竣工资料（包括技术资料、质量保证资料、竣工图等），并经项目部及公司档案部门验收归档。（四）双方已确认了所有过程结算文件，无遗留的未确认签证和争议。（五）分包单位已出具《工程质量保修书》。第十六条竣工结算申报与审核：（一）申报：分包单位应在竣工验收合格后合同约定期限内（如28天），向项目部提交《分包工程竣工结算书》及完整的结算资料。结算书必须由分包单位法定代表人签字并加盖单位公章。（二）资料接收与初审：项目部商务部门在收到结算书后，应首先进行形式审查，检查资料是否齐全、签字盖章是否完备。不符合要求的，应限期退回补正。（三）详细审核：1.工程量审核：全面复核工程量，重点审核是否存在重算、漏算、多算情况。对于总价包干项目，需核对包干范围的实际完成情况，若有未完成项目应予以扣除。2.单价审核：审核合同内单价是否与合同约定一致；合同外新增项目的单价，需核实其组价依据，对比市场价或定额价，确保单价合理。3.取费审核：审核取费标准、费率是否符合合同约定及现行规定，规费及税金计取是否准确。4.签证变更审核：逐项核对所有签证变更的合法性、真实性及关联性，剔除无效签证、重复签证及含糊不清的签证。5.配合与协调：审核是否存在合同约定的配合费、协调费等，并依据实际发生情况计取。（四）核对与谈判：项目部应组织与分包单位进行结算核对。对于审核差异，应依据合同和事实进行谈判，达成一致意见。对于争议较大无法达成一致的事项，应书面记录争议内容及双方依据，按公司争议解决机制处理。第十七条竣工结算确认与封账：（一）经双方核对无异议后，签署《分包工程竣工结算确认书》。该确认书是双方最终债权债务的法定凭证，一经签署，任何一方不得以任何理由提出调整。（二）建立结算台账，更新项目成本数据库，将最终结算数据录入公司成本管理系统。第六章工程量与签证管理第十八条工程量计量规则：（一）严格依据合同约定的计量规则进行计量。合同未明确约定的，参照《建设工程工程量清单计价规范》（GB50500）或当地现行定额规则执行。（二）工程量计量必须以施工图纸（含变更图）为基础，结合实际完成情况。对于图纸中包含但未施工的项目，一律不得计量。（三）对于土方工程、隐蔽工程等事后难以复核的项目，必须实行施工前测量、施工中旁站、施工后确认的“三步走”控制，留存影像资料及测量数据，由双方代表当场签字确认。第十九条现场签证管理：（一）签证范围：仅限于合同约定范围外的零星用工、零星用机械、设计变更导致的返工、非分包单位原因造成的窝工及停工损失等。（二）签证原则：“随做随签、一事一签、工完签完”。严禁事后补签、集中打包签证。（三）签证内容：必须详细说明签证事由、发生时间、部位、工程量、人工/机械台班数量、单价依据、计算过程及附图。禁止使用“情况属实”、“以审计为准”等模糊词语。（四）签证审批：所有签证单必须经项目工程主管、商务经理、项目经理（或总工）逐级审批，重大签证（金额超过规定额度）须报公司成本管理部审批。签证单必须加盖项目部公章。第二十条变更与洽商管理：（一）所有设计变更、工程洽商必须经建设单位、设计单位及监理单位（若为总包分包模式）确认后，方可作为结算依据。（二）项目部在收到变更指令后，应及时测算对工程造价的影响，并反馈给公司及分包单位。涉及费用减少的变更，必须在结算中严格执行。第七章费用扣除与支付管理第二十一条应扣款项管理：（一）材料款扣除：实行限额领料制度。项目部物资部门应依据施工图纸及定额消耗量核定材料总用量。分包单位领料超过核定用量的，超耗部分按合同约定单价（通常高于市场采购价）从结算款中扣除；节约部分按合同约定给予奖励。（二）水电费扣除：项目部应安装独立水表、电表计量分包单位水电消耗。无法安装表的，按定额用量或建筑面积分摊。水电费按实际缴纳价格（含损耗）全额扣除。（三）机械及周转材料租赁费扣除：分包单位使用公司或第三方提供的机械、脚手架、模板等，应签订租赁协议或明确合同约定，按实际使用时间（或完成工程量）及租赁单价计算费用，在结算中扣除。（四）违约金扣除：因分包单位原因造成的工期延误、质量不达标、安全事故等，必须严格按照合同约定计算违约金，在结算中优先扣除。若违约金不足以弥补公司损失的，应保留追偿权利。（五）领用其他物资：分包单位领用公司的辅助材料、低值易耗品等，均需办理领用手续，并按公司内部价或市场价在结算中扣除。第二十二条支付比例与节点：（一）过程支付：严格按合同约定比例支付。支付金额=（本期完成产值应扣款）×合同约定付款比例。（二）竣工支付：竣工结算确认后，支付至结算总价的约定比例（如95%或97%），剩余部分作为质量保修金。（三）保修金返还：质量保修期满，且分包单位履行了保修义务，无遗留质量问题，返还剩余质量保修金（不计利息）。第二十三条支付审批流程：（一）分包单位填报《工程款支付申请表》，附当期结算资料及发票。（二）项目商务经理审核结算金额及累计支付情况。（三）项目财务经理审核发票合规性、税务状况及资金计划。（四）项目经理审核签字。（五）按公司授权权限报公司分管领导、总经理及董事长审批。（六）财务部办理付款。第八章争议解决与审计第二十四条争议解决机制：（一）在结算审核过程中，如双方发生争议，应首先本着友好协商的原则解决。（二）对于一般技术及计量争议，由项目总工程师牵头，组织工程部、技术部及分包单位现场复核，以事实为依据解决。（三）对于价格及费用计取争议，由项目商务经理牵头，依据合同条款、定额及市场信息进行测算，提供书面分析报告，提交公司成本管理部裁定。（四）对于重大争议或经公司内部调解无法达成一致的，可提请公司总经理办公会决策，或按合同约定提交仲裁机构仲裁或向人民法院起诉。第二十五条内部审计监督：（一）公司审计部门有权对分包结算管理全过程进行监督检查。（二）重点审计内容包括：结算依据的充分性、审批流程的合规性、工程量的准确性、单价的合理性、有无超付现象、有无违规签证等。（三）对于审计发现的问题，项目部及相关责任人必须限期整改，并承担相应的管理责任。第九章档案管理第二十六条结算资料归档：（一）每项分包结算完成后，项目部商务部门必须将所有结算资料整理成册，建立档案。（二）归档资料包括：分包合同及补充协议、中标通知书、结算书、工程量计算书、签证变更单、验收记录、材料扣款清单、会议纪要、结算确认书等。（三）档案应编制目录，装订整齐，电子版资料需备份至公司服务器。第二十七条保管期限：分包结算档案的保管期限应符合公司档案管理规定，一般不低于工程保修期满后5年，重要工程应永久保存。第十章责任追究第二十八条实行结算责任终身追究制。对于在分包结算工作中出现以下行为的，公司将视情节轻重，对责任人给予通报批评、经济处罚、降职降级或解除劳动合同处理；构成犯罪的，移交司法机关处理：（一）与分包单位串通，虚报工程量、高套定额、抬高单价，造成公司损失的；（二）无合同或无审批手续擅自办理结算或支付的；（三）违规补签签证、伪造变更文件，为分包单位谋取不正当利益的；（四）超越审批权限审批结算或支付的；（五）在结算审核中玩忽职守、弄虚作假、徇私舞弊的；（六）结算资料管理混乱，导致重要资料遗失，造成公司经济损失或法律纠纷的；（七）故意拖延结算审核，引发分包单位投诉或诉讼，损害公司声誉的。第十一章附则第二十九条本办法中涉及的金额、比例、天数等具体参数，若与具体分包合同约定不一致的，以合同约定为准，但合同约定不得低于本办法的管控底线。第三十条本办法由公司成本管理部负责解释。第三十一条本办法自发布之日起施行。原相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。第十二章附件与操作指引第三十二条分包结算标准流程表序号流程节点责任部门/岗位主要工作内容输出成果时限要求1结算申报分包单位提交结算申请及完整结算资料结算申请书、结算书合同约定2资料接收与初审项目商务经理审核资料完整性、合规性资料接收清单/退回通知收到后3日内3工程量复核项目工程主管依据图纸及现场实测复核工程量工程量计算底稿初审后7日内4质量确认项目质量负责人确认工程质量等级及缺陷处理质量确认单工程量复核同期5签证变更审核项目商务经理审核签证变更有效性及金额签证变更汇总表过程中持续6材料与费用核算项目物资/财务部核算领料、水电、罚款等扣款费用扣款单结算审核期内7结算书编制项目预算员汇总数据，编制初步结算书初步结算书数据齐全后5日内8内部审核项目商务经理全面审核初步结算书审核意见书收到后3日内9对账谈判项目商务经理/分包单位针对审核差异进行沟通谈判谈判纪要审核后10日内10确认签署项目经理/分包法人双方确认最终结算金额竣工结算确认书达成一致即时11审批支付公司管理层按权限履行审批程序审批单流程规定12档案归档项目商务部门整理全套结算资料归档结算档案支付后15日内第三十三条分包结算风险控制矩阵风险类别风险描述风险等级防控措施责任人合同风险合同条款约定不清，计价依据模糊高签订前进行合