《会计制度设计》-第六章 会计账簿的设计

第一节会计账簿设计概述一、会计账簿设计的意义会计账簿是由具有一定格式的账页组成，以会计凭证为依据序时、分类、连续地记录和反映经济业务的簿籍。设置和登记会计账簿是会计核算专门方法之一，也是会计核算的中心环节。设计科学完整的会计账簿体系，是会计制度设计的重要内容。（一）对会计凭证资料进行系统总结（二）为编制会计报表提供资料（三）有利于加强会计监督，保证财产安全（四）有利于建立经济责任，开展会计检查和考核下一页返回第一节会计账簿设计概述二、会计账簿的分类在企业会计核算中，为记录和反映的不同性质的经济业务，应采用不同格式和结构的会计账簿。为了便于掌握和使用各种账簿，需要对会计账簿进行分类。（一）会计账簿按照用途分类会计账簿的用途是指会计账簿在记录经济业务过程中的基本作用。会计账簿按用途分类可以分为序时账簿、分类账簿、备查账簿和联合账簿四种，详见图6-1。1．序时账簿序时账簿又称为日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔连续登记全部经济业务的账簿。按其记录的经济内容不同又分为普通日记账和特种日记账。详见图6-2。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述

（1）普通日记账。普通日记账是用来登记全部经济业务的日记账。它的特点是将每天发生的全部经济业务，按其发生的先后顺序，逐笔编制会计分类，作为登记分类账的依据。这种日记账也称“分录簿”、“通用日记账”或“原始分录簿”。在会计实务中，由于要登记全部经济业务，工作量较大，也不利于记账分工，因此在手工记账下已很少采用。（2）特种日记账。特种日记账是专门登记某一类经济业务的序时账簿。它的特点是对某一类重要的、发生频繁的经济业务进行序时登记。如：库存现金和银行存款的收付业务。特种日记账可分为库存现金日记账和银行存款日记账。为了加强对货币资金的管理，提供货币资金收付业务的详细资料，任何单位都必须设置库存现金日记账和银行存款日记账。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述2．分类账簿分类账簿是对全部经济业务按照会计科目进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映会计核算指标的详细程度不同又可以分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账簿是按照总分类账户进行分类登记的账簿，简称总账；明细分类账簿是按照明细分类账户进行分类登记的账簿，简称明细账。总账记录反映经济业务的总括情况，是对明细账的汇总、统驭；明细账详细记载了经济业务的具体内容，是对总账的补充说明。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述3．备查账簿备查账簿也称辅助账簿或备查簿，它是对某些序时账、分类账中未能记载或记载不全的经济事项进行补充登记的账簿。如：“租入固定资产登记簿”、“委托加工材料登记簿”、“应付票据登记簿”等。备查账簿可以根据各单位经营管理的需要自行设置，其特点是格式灵活，登记时可不依据记账凭证，主要栏目可以不记录金额，而是用文字说明。4．联合账簿联合账簿是将序时账和分类账结合在一起的会计账簿。如：日记总账。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述（二）会计账簿按照外表形式分类会计账簿的外表形式是指会计账簿的外观。会计账簿按外表形式可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。详见图6-3。三、会计账簿的设计原则设计会计账簿应该考虑账簿的种类、数量，格式、提供的信息内容、记账时间、采用记账的手段等。建立科学合理的会计账簿体系，应遵循以下原则：(一)会计账簿的设计要与单位的规模和特点相适应(二)会计账簿的设计应满足编制会计报表的信息需要(三)会计账簿的设计要与所采用的会计核算形式相适应(四)会计账簿的设计应易于登记、审核与保管上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述四、会计账簿设计的内容和要求（一）确定会计账簿的种类如前所述，一个单位应设计和使用哪些会计账簿由单位规模大小、经济业务量多少、会计人员的分工、采用的会计核算程序等因素决定。通常情况下，为了加强货币资金的管理，无论在哪种情况下，都要设计“库存现金日记账”和“银行存款日记账”。只是在多栏式日记账核算程序下，要将“库存现金日记账”和“银行存款日记账”设计为专栏收入日记账和支出日记账；对于分类账簿的设计，在采用记账凭证核算程序、汇总记账凭证核算程序和科目汇总表核算程序以及多栏式日记账核算程序时，都应设计一本“总分类账簿”和多本明细分类账簿，而在采用日记总账核算程序时，则只需要设计一本既能序时记录又分类记录的“日记总账”和必要的明细分类账簿。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述（二）会计账簿内容和账页格式的设计1．会计账簿的内容由于会计账簿记录的经济业务不同，账簿格式也多种多样，但不管是哪种会计账簿都应具备以下基本内容：（1）封面。主要列明账簿名称和记账单位名称。（2）扉页。主要记载账簿启用及交接表和账户目录等。

上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述2．账页格式。会计账簿记录经济业务内容不同，管理要求不同，账页的格式也不相同。但不管何种格式，一般都应具有以下要素：

(1)账户名称；

(2)记账日期；

(3)凭证号字；

(4)经济业务摘要；

(5)借方贷方金额及余额；

(6)余额方向标记；

(7)账页的编号。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述（三）会计账簿使用规则的设计1．会计账簿的启用和交接规则为了保证会计账簿记录的合法性和会计资料的完整性，明确记账责任，在启用会计账簿时，应在账簿封面上写明账簿名称和记账单位名称。在账簿扉页上应载明“账簿启用及交接表”，其主要内容包括：单位名称、账簿名称、账簿册数、账簿页数、启用日期、截止日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签名及盖章，并加盖单位公章。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述2．会计账簿的登记规则（1）会计人员应依据审核无误的记账凭证登记会计账簿。登记时，要将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。登记完毕后，要在记账凭证专门的栏目中注明所记账簿的页数，或划“√”符号，表示已经记账，以免发生重记或漏记。登记完毕后，记账人员要在记账凭证上签名或者盖章，以明确责任。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述（2）书写规范。摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占行高的1/2，以备按规定的方法改错。记录金额时，如果是为没有角、分的整数，应分别在角、分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“一”号代替。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。（3）用笔规范。登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述（4）顺序连续登记。各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，更不得随便更换账页和撤出账页，作废的账页也要留在账簿中；如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划红线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。（5）结计余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”的字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“￠”表示。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的“￠”应当放在“元”位。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述（6）过次承前。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。3．更正错账规则会计人员在登记账簿过程中发生错误时，必须按照规定的方法予以更正，严禁刮、擦、挖、补或使用化学药物清除字迹。一旦发现差错，必须根据差错的具体情况分别采用划线更正、红字更正、补充登记等方法进行更正。上一页下一页返回第一节会计账簿设计概述（四）会计账簿的保管规则的设计

1．各种账簿在同一年度内，除已用完，应连续记载，不得随意更换新账簿。总分类账簿—般一年使用一本；明细分类账簿，年度终了后仍可酌情使用；各种活页账簿连同账簿启用和交接表一起装订成册，加盖封面，统一编号，与各种订本式账簿一起归档保管。

2．更换新账簿时，应在旧账簿的空白页上逐页注明“空白作废”字样(或戳记)，并将每个账户的年终余额直接记入下一年度启用的新账簿中。新旧账簿的有关账户之间的转记余额，无须编制记账凭证。

3．各种会计账簿应妥善保管，不得丢失和随意销毁。保存期限一般应至少在15年以上。保管期满，应按照规定的审批程序，经批准后方可销毁。账簿借出，应办理有关手续并如期归还。上一页返回第二节序时账簿的设计一、普通日记账簿的设计普通日记账也被称为分录簿，是一种序时地记录企业全部经济业务的账簿。在登账过程中，根据每一笔经济业务应借和应贷的账户和金额，以分录的形式进行登记。普通日记账簿的主要作用是过账，即根据普通日记账簿的数据登记分类账等，可以有效地减少直接将经济业务记入有关账户发生的漏记和重复的错误。同时能全面、序时地反映企业一定时期内所发生的全部经济业务，以便于查询。普通日记账簿可以采用的格式主要包括：一栏式、两栏式和多栏式等。下一页返回第二节序时账簿的设计二、特种日记账的设计常见的特种日记账簿有库存现金日记账簿、银行存款日记账簿、销货日记账簿和购货日记账簿。(一)库存现金日记账簿的设计库存现金日记账簿设计的内容主要包括账簿格式和登记方法的设计。库存现金日记账簿的常见格式有三栏式和多栏式，如果企业涉及的库存现金业务较多，也可以分设库存现金收入日记账簿和库存现金支出日记账簿。上一页下一页返回第二节序时账簿的设计(二)银行存款日记账簿的设计银行存款日记账是专门用于逐日逐笔登记银行存款的增加、减少和结存情况的账簿。银行存款日记账的设计和现金日记账的设计是非常类似。银行存款日记账，通常是由出纳人员根据审核后的银行存款收、付款凭证，按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记。对于库存现金存入银行业务，应根据库存现金付款凭证登记。每日终了，应分别计算银行存款收入、付出的合计数和本日余额。银行存款日记账簿的格式可以采用很多种，常见的格式有三栏式和多栏式。上一页下一页返回第二节序时账簿的设计(三)其他日记账簿的设计企业除了设置库存现金日记账簿和银行存款日记账簿以外，还可以根据核算的需要设置购货日记账簿和销货日记账簿。购货日记账簿和销货日记账簿是专门用来反映购货业务和销货业务的特种日记账簿。购销货业务较多，管理上需要掌握购销的企业，原则上都应设置。上一页返回第三节分类账簿的设计

分类账簿是对全部经济业务按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。序时账簿是按照经济业务发生的先后顺序进行登记的，因此各类经济业务不能分类反映经济业务的发生情况，而分类账簿可以分别反映和监督各项资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的增减变动情况及其结果。分类账簿提供的核算资料是编制会计报表的主要依据。下一页返回第三节分类账簿的设计一、总分类账簿的设计总分类账簿，是指根据一级会计科目设置的，用于全面、连续、总括地记录企业的全部经济业务，提供总括核算资料的账簿。为编制会计报表提供主要数据资料，同时对其所属的明细分类账簿起到控制的作用。为了总括反映单位的经济情况，所有单位都要设置总分类账。总分类账的登账方法主要取决于企业所采用的会计核算形式。不同的会计核算程序下，登记总分类账的依据和方法不同：①在记账凭证账务处理程序下，其记账依据是记账凭证；②在汇总记账凭证的账务处理程序下，其记账依据是汇总记账凭证；③在科目汇总表账务处理程序下，其记账依据是科目汇总表；④在多栏日记账形式下，其记账依据是多栏式日记账和每一张转账凭证。上一页下一页返回第三节分类账簿的设计（一）三栏式总分类账三栏式总分类账是指采用借、贷、余三栏式的总分类账，一般按照会计科目设置账页。是实际工作中使用最多的一种格式。（二）对应科目式总分类账簿与普通三栏式总分类账簿的格式基本相同，只是增加了一个“对方科目”栏，以便全面反映经济业务的全貌和资金的来龙去脉，增加账簿的信息含量。（三）多栏式总分类账簿多栏式总分类账簿主要有日记总账，它是序时账簿与总分类账簿的联合账簿。主要特点是按会计科目设置专栏，作为“分类记录”，同时在账页中设置“发生额”，作为“序时记录”。上一页下一页返回第三节分类账簿的设计二、明细分类账簿的设计明细分类账简称明细账，能提供详细具体的会计核算资料，是总分类账的具体化和补充。为了详细反映企业资产、负债、所有者权益等的增减变化情况，每个企业都必需设置一定数量的明细分类账簿，一般应包括“原材料”、“、应付账款”、“库存商品”、“管理费用”、“生产成本”等明细账。明细分类账应根据相关业务的记账凭证和原始凭证逐笔登记，对总分类账簿所未能反映的会计信息进行必要的补充。总账与所属明细账形成一个有机的账簿体系。上一页下一页返回第三节分类账簿的设计（一）三栏式明细分类账三栏式明细账的格式与三栏式总分类账的格式基本相同，设有“借方”、“贷方”、“余额”三栏，这种格式只登记金额，不反映数量，主要适用于只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的债权、债务的结算账户。如：“应收账款”、“应付账款”等科目的明细分类核算。三栏式明细分类账簿是明细分类账各种格式中最基本的一种，其他格式均在此基础之上，根据核算和管理的需要发展起来的。登记方法设计：三栏式明细账的登记方法，可以根据有关原始凭证和记账凭证逐笔登记，每笔登记完了后结出余额，每月终了时，计算出全月借方和贷方发生额合计，并计算出月末余额。上一页下一页返回第三节分类账簿的设计（二）数量金额式明细分类账数量金额式明细分类账，分别设有“收入”、“发出”、“结存”三个大栏目，在三个栏目内再分别设“数量”、“单价”、“金额”三个小栏目，分别登记实物的数量和金额。这种格式的明细账适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种资产科目，如：“原材料”、“库存商品”等科目的明细分类核算。它能提供各种财产物资收入、发出、结存等的数量和金额资料，便于全面记录经济业务和加强对财产物资的管理。上一页下一页返回第三节分类账簿的设计（三）多栏式明细分类账多栏式明细分类账，是在一张账页内设立某一总账科目所属的各明细科目，通过设置专栏对明细科目的核算资料进行反映和记录。这种格式适用于只记金额，不记数量，需要反映构成内容的费用、成本、收入等会计科目，如：“生产成本”、“管理费用”、“制造费用”、“主营业务收入”、“本年利润”等科目的明细分类核算。在具体进行多栏式明细分类账簿的设计时，可以按照具体的核算内容分别按照借方、贷方以及借方和贷方设置多栏，进行明细反映。多栏式明细分类账包括：借方多栏的多栏式明细账、贷方多栏的多栏式明细账、借贷方多栏的多栏式明细账。上一页下一页返回第三节分类账簿的设计1．借方多栏的多栏式明细账。按借方发生额设多栏，贷方发生额用红字反映。主要适用于借方发生额较多，期末结账后没有余额