档案资料借阅管理规定

档案资料借阅管理规定一、总则（一）目的依据。为规范档案资料借阅管理，维护档案资料安全完整，发挥档案资料服务作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关规定制定本规定。本规定适用于本单位所有档案资料的借阅活动。（二）适用范围。本规定所称档案资料包括本单位形成的各类纸质档案、电子档案、音视频档案等，具体范围由档案管理部门确定。借阅范围限定在单位内部工作需要，禁止借阅涉密档案及禁止外借档案。（三）基本原则。档案资料借阅遵循统一管理、分级负责、按需借阅、安全保密的原则。所有借阅活动必须履行审批手续，确保档案资料安全。二、组织机构与职责（一）档案管理部门。档案管理部门是档案资料借阅管理的归口部门，负责制定借阅管理制度，审核借阅申请，监督借阅过程，定期清点回收档案资料。档案管理部门负责人对本单位档案资料借阅管理工作负总责。（二）各部门职责。各部门负责人是本部门档案资料借阅管理的第一责任人，负责组织本部门档案资料的收集、整理、归档及借阅申请的初步审核。各部门档案员负责具体执行档案资料的借阅登记工作。（三）岗位责任。档案管理员负责档案资料的日常管理、借阅登记、归还验收等工作；借阅人负责妥善保管借阅档案资料，确保档案资料完好无损；审批人负责审核借阅申请的合规性及必要性。三、借阅条件与范围（一）借阅资格。具备以下条件的人员可申请借阅档案资料：1.本单位正式职工；2.因工作需要确需借阅档案资料的外部人员，须经单位批准；3.具备相应档案资料阅读权限的授权人员。（二）禁止借阅情形。有下列情形之一的，禁止借阅档案资料：1.借阅内容涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私；2.借阅档案资料可能对单位工作秩序、安全稳定造成不良影响的；3.借阅人未按规定履行审批手续的；4.档案资料处于抢救、修复、鉴定等特殊状态的。（三）借阅范围限制。禁止借阅的档案资料包括但不限于：1.涉密档案，包括绝密、机密、秘密级档案；2.禁止外借档案，由档案管理部门定期公布的档案目录为准；3.未完成归档的临时性文件材料；4.档案管理部门明令禁止借阅的其他档案资料。四、借阅程序与审批（一）借阅申请。借阅人需填写《档案资料借阅申请表》，详细说明借阅档案资料的名称、数量、用途、借阅时间等，并附工作需要说明。（二）审批权限。借阅申请按以下权限审批：1.普通档案资料借阅，由部门负责人审批；2.重要档案资料借阅，由分管领导审批；3.涉密档案资料借阅，由单位主要领导审批；4.跨部门借阅，需经档案管理部门协调。（三）审批流程。借阅申请经审批同意后，由档案管理部门登记备案。未获批准的申请，档案管理部门应书面告知借阅人不予批准的原因。（四）借阅登记。档案管理员在《档案资料借阅登记簿》中详细记录借阅档案资料的名称、编号、数量、借阅人、审批人、借阅时间、归还时间等信息，并请借阅人签字确认。五、借阅期限与归还（一）借阅期限。档案资料借阅期限根据档案资料的重要程度和使用需求确定，一般档案资料借阅期限不超过30日，特殊情况需延长借阅期限的，应重新履行审批手续。（二）续借规定。借阅人需继续使用档案资料的，应在借阅期限届满前10日内提出续借申请，经审批同意后方可续借。续借次数不超过2次，每次续借期限不超过原借阅期限。（三）归还要求。借阅期满或不再需要档案资料的，借阅人应按时归还档案资料。归还时，档案管理员应检查档案资料是否完好无损，并请借阅人签字确认。（四）逾期处理。借阅人未按时归还档案资料的，档案管理部门应发出《档案资料催还通知》，限期归还。逾期仍未归还的，可暂停其档案资料借阅权限，直至档案资料归还。六、档案资料保管与安全（一）保管要求。借阅档案资料期间，借阅人应妥善保管，防止遗失、损坏、涂改或泄密。禁止将档案资料转借他人或用于非工作需要。（二）使用规范。借阅档案资料仅限于工作需要，不得擅自复印、拍照、摘录或传播档案资料内容。确需复制档案资料的，须经档案管理部门批准，并按复制规范执行。（三）保密措施。借阅涉密档案资料，应遵守保密规定，不得擅自扩大阅读范围，不得将档案资料带离指定场所。借阅结束后，应立即清点归还，不得留存。（四）安全检查。档案管理部门定期对借阅档案资料进行检查，确保档案资料安全。发现异常情况，应及时报告并采取措施处理。七、借阅监督与责任追究（一）监督检查。档案管理部门定期对档案资料借阅情况进行检查，重点检查借阅手续是否完备、档案资料保管是否规范、借阅期限是否合规等。（二）责任追究。有下列情形之一的，视情节轻重给予相应处理：1.未按规定履行借阅审批手续的；2.擅自将档案资料转借他人或用于非工作需要的；3.损坏、遗失档案资料的；4.泄密档案资料内容的；5.逾期未归还档案资料且拒不配合催还工作的。（三）处理方式。对违反本规定的，可根据《中华人民共和国档案法》及相关规定给予警告、罚款、降级、撤职等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权。本