高校毕业生档案管理规范汇编

高校毕业生档案管理规范汇编一、总则高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，客观记录了毕业生在校期间的成长经历、学业表现、思想政治状况及奖惩情况，是用人单位选拔、录用、考核毕业生的重要依据，也是毕业生办理就业报到、职称评定、政审、社保等事务的关键凭证。为规范我校毕业生档案管理工作，确保档案材料的真实、完整、安全和有效利用，维护毕业生合法权益，依据国家及地方相关档案管理法规与政策，结合我校实际，特制定本规范。本规范适用于我校全日制本专科毕业生、研究生（含硕士、博士）档案的收集、整理、保管、转递、查询与利用等管理工作。毕业生档案管理工作遵循真实准确、完整规范、安全保密、及时高效的原则，实行统一领导、分级负责的管理体制。二、管理机构与职责学校档案管理部门是毕业生档案工作的职能管理机构，负责全校毕业生档案工作的统筹规划、制度建设、业务指导、监督检查以及校级层面档案材料的归档与保管。各学院（系）是毕业生档案材料收集、整理、初审的基层单位，应指定专人（通常为辅导员或教学秘书）负责本单位毕业生档案材料的具体收集、核对、整理和向学校档案管理部门移交工作。学生工作部门、教务处、研究生院、招生就业处、团委等相关职能部门，按照各自职责分工，负责及时提供和协助收集毕业生档案所需的各类材料。三、档案材料的收集与归档（一）归档范围毕业生档案材料主要包括以下类别：1.学籍材料：普通高等学校录取新生名册、考生档案材料、学籍登记表、学生成绩册、毕业生登记表、体检表、军训鉴定、学年鉴定表、奖惩材料（含处分决定及本人检查或说明）、党团材料（入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议材料、不合格党员处置材料、入团志愿书等）、学生登记表、毕业生体检表等。2.学历学位材料：学历证书电子注册备案表（或学历认证报告）复印件、学位证书复印件、授予学位决定等。3.就业及报到证材料：就业报到证存根联、就业协议书（副本）、定向或委托培养毕业生的定向或委托培养合同书等。4.其他有参考价值的材料：如重要的社会实践鉴定、技能证书复印件（如国家计算机等级证书、外语等级证书等，视情况归档）、更改姓名或出生日期等材料。（二）归档要求1.及时性：各学院（系）及相关部门应在学生毕业前一个学期开始，集中收集毕业生应归档的各类材料，并在规定时间内完成整理和移交。新生录取材料、党团材料等应在学生入学后及时归档。2.真实性与规范性：归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。3.完整性：各学院（系）应对照归档范围，仔细核查每位毕业生的材料，确保无遗漏。特别是关键材料如毕业生登记表、成绩册、报到证存根等，必须齐全。4.书写规范：所有归档材料一律使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或打印，不得使用圆珠笔、铅笔或红色墨水书写。材料内容不得涂改、挖补。四、档案的整理与装订（一）材料分类与排序毕业生档案材料应按照《干部档案整理工作细则》及相关规定进行分类排序。一般顺序为：学籍材料（从入学到毕业）、党团材料、奖惩材料、体检材料、其他材料、就业报到证存根等。具体排序应遵循材料形成的时间顺序和逻辑关系，保持材料的系统性。（二）材料的修整与折叠对不符合规格的材料，应进行裁剪、裱糊；对破损、褪色的材料，应进行修复或复制。大于A4规格的材料应按A4规格进行折叠，小于A4规格的材料应进行托裱，以保证档案的整齐美观和便于保管利用。（三）编写页码与填写卷内目录整理好的材料应在有文字的页面右上角（背面在左上角）用阿拉伯数字编写页码，页码应清晰、规范。按材料顺序填写《高等学校毕业生档案卷内目录》，目录项目包括序号、材料名称、材料份数、页数、备注等。（四）装订毕业生档案应使用符合档案保管要求的卷盒或档案袋进行装订或装袋。装订应结实、整齐，便于翻阅。采用线装或专用档案装订机装订，避免使用易生锈的金属物。档案袋封面应逐项填写清楚毕业生姓名、学号、学院、专业、学历、毕业时间、档案号等信息。五、档案的保管与保密（一）保管条件学校档案管理部门应具备符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房，配备必要的温湿度调控设备、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风。（二）保密要求毕业生档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。查阅档案必须履行严格的审批手续。（三）定期检查档案管理部门应定期对所保管的毕业生档案进行清点核对和安全检查，发现问题及时处理，确保档案的完整与安全。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、档案的转递（一）转递原则与方向毕业生档案应在学生离校后，根据其就业去向、升学情况或国家有关规定及时转递。转递方向一般为：1.已落实就业单位（含签约就业、灵活就业）且单位有人事档案管理权限的，转递至用人单位。2.已落实就业单位但单位无人事档案管理权限的，转递至用人单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构。3.升学（包括专升本、考研、出国留学）的，转递至录取院校或相关机构。4.未就业毕业生，可根据本人意愿转递至户籍所在地公共就业和人才服务机构，或按规定由学校代为保管（保管期限一般为两年，期满后转递至户籍所在地公共就业和人才服务机构）。5.应征入伍的，转递至相关军队单位或其户籍所在地公共就业和人才服务机构。（二）转递方式毕业生档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。对于部分确实无法通过机要交通转递的地区或单位，经学校档案管理部门批准，可采用“EMS标准快递”方式邮寄，并确保可追踪、可查询。（三）转递要求1.准确无误：转递前务必仔细核对毕业生姓名、档案接收单位全称、详细地址、邮编、联系电话等信息，确保准确无误。2.及时高效：毕业生离校后，学校应在规定期限内（通常为一个月内）完成档案的转递工作。3.规范登记：建立严格的档案转递登记制度，详细记录每一份档案的转递时间、方式、接收单位、回执情况等，做到有据可查。转递后应及时提醒毕业生查询档案到达情况。4.回执管理：对于机要转递或专人送达的档案，应要求接收单位在回执上签字盖章后带回存档。七、档案的查询与利用（一）查询条件与手续1.因工作需要查阅毕业生档案，须由所在单位组织人事部门出具介绍信，注明查阅人身份、查阅事由和所需查阅的内容，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.公检法等机关因办案需要查阅相关档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经学校档案管理部门负责人批准。3.毕业生本人一般不得查阅本人档案。因特殊情况（如政审、报考等）确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经学校档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员查阅并告知结果，本人不得直接接触档案。4.严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容。（二）利用规定查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。档案管理人员应在场监督。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅摘抄的材料，须经档案管理人员核对并加盖档案证明章后方可有效。复制档案材料，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。八、档案的遗失与补办档案管理人员应尽到保管责任，防止档案遗失。如发生档案遗失，应立即报告并组织查找。确属遗失的，应及时向上级主管部门汇报，并根据遗失档案的具体情况，积极协助有关单位和毕业生本人补办必要的证明材料。补办材料需注明“补办”字样，并由相关部门负责人签字盖章。九、责任追究对于在毕业生档案收集、整理、保管、转递、利用等环节中出现玩忽职守、弄虚作假、徇私舞弊、泄露秘密等行为，造成档案材料缺失、损坏、泄密或