档案资料分类管理规范

档案资料分类管理规范一、总则（一）目的意义。规范档案资料分类管理，提升档案资料利用效率。各单位必须严格执行本规范，确保档案资料安全、完整、有序。（二）适用范围。本规范适用于本单位所有档案资料的分类、整理、归档、保管、利用等全过程管理。包括但不限于纸质档案、电子档案、音视频档案等。（三）基本原则。档案资料分类管理必须遵循统一领导、分级负责、科学分类、安全保密、便于利用的原则。二、组织机构与职责（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管领导是直接责任人，档案管理部门负责具体实施。各部门负责人对本部门档案资料分类管理负直接责任。（二）机构设置。各单位必须设立档案管理机构或指定专人负责档案资料分类管理工作。档案管理机构应配备必要的设施设备，确保档案资料安全保管。（三）人员配备。档案管理人员必须经过专业培训，具备档案管理知识和技能。档案管理人员应保持相对稳定，确需调整的，应进行业务交接。三、分类标准与方法（一）分类原则。档案资料分类应遵循档案形成规律和利用需求，保持分类体系的科学性和稳定性。分类应体现档案资料之间的内在联系，便于检索和利用。（二）分类方法。档案资料分类可采用事由分类法、时间分类法、机构分类法等方法。具体分类方法应根据档案资料的性质和特点确定。（三）分类体系。各单位应根据自身实际情况，制定档案资料分类体系。分类体系应包括分类大纲、分类表、分类说明等内容。分类体系应定期评估和修订。四、收集与整理（一）收集范围。档案资料的收集范围应包括本单位各项活动的文件材料，包括但不限于会议记录、通知、报告、总结、合同、凭证等。（二）收集要求。档案资料收集应做到及时、完整、准确。收集过程中应做好登记工作，确保档案资料的来源可追溯。（三）整理方法。档案资料整理应遵循“先收集、后整理、再分类”的原则。整理应包括剔除重复、补充缺失、排序编号等环节。（四）整理标准。纸质档案整理应按照“卷内文件排列顺序、卷内目录编制、卷盒标签填写”等标准进行。电子档案整理应按照“元数据规范、文件命名规则、存储格式要求”等标准进行。五、归档与保管（一）归档要求。档案资料归档应做到及时、规范、安全。归档过程中应做好交接手续，确保档案资料的完整性。（二）归档时间。纸质档案应在形成后30日内归档。电子档案应在形成后15日内归档。特殊情况可适当延长归档时间，但最长不得超过60日。（三）保管条件。档案资料保管应满足“八防”要求，即防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁。纸质档案应存放在符合标准的档案库房内。电子档案应存放在符合标准的机房内。（四）保管期限。档案资料保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管期限为50年以上；长期保管期限为20年以上不满50年；短期保管期限为20年以下。保管期限的确定应根据档案资料的重要程度和利用需求确定。六、利用与鉴定（一）利用程序。档案资料利用应遵循“先审批、后利用”的原则。利用档案资料应填写利用申请表，经批准后方可利用。（二）鉴定标准。档案资料鉴定应遵循“真实性、完整性、有效性”原则。鉴定应包括对档案资料的价值评估和对保管状况的检查。（三）鉴定程序。档案资料鉴定应由档案管理部门组织专家进行。鉴定结果应形成鉴定意见书，并归档保存。（四）利用方式。档案资料利用可采用借阅、复印、扫描、数字化等方式。利用过程中应做好登记工作，确保档案资料的安全。七、安全与保密（一）安全措施。档案资料安全管理应采取“人防、物防、技防”相结合的措施。档案库房应安装监控设备，并定期进行安全检查。（二）保密要求。涉密档案资料应按照保密规定进行管理。涉密档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等环节均应严格遵守保密规定。（三）保密责任。违反保密规定的，应依法依规追究责任。涉密档案资料的销毁应按照保密规定进行，并做好销毁记录。八、附则（一）解释权。本规范由本单位档案管理部门负责解释。（二）实施时间。本规范自发布之日起施行。（三）修订程序。本规范应根据实际情况定期修订。修订程序按照“提出修订意见、组织专家论证、报批、发布”的步骤进行。九、监督与考核（一）监督机制。各单位应建立健全档案资料分类管理监督机制。档案管理部门应定期对各单位档案资料分类管理工作进行监督检查。（二）考核标准。档案资料分类管理考核应包括“组织领导、制度建设、业务实施、安全保密”等方面。考核结