人事档案管理工作流程标准

人事档案管理工作流程标准一、总则（一）目的与依据为规范我单位人事档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保人事档案材料的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关政策，结合我单位实际情况，特制定本标准。（二）适用范围本标准适用于单位所有在职、离职、退休等各类人员的人事档案管理工作。（三）基本原则人事档案管理工作遵循以下原则：1.党管干部、党管人才原则：坚持党对人事档案工作的领导。2.统一领导、分级负责原则：人事档案工作实行统一领导，明确各级管理职责。3.真实准确、完整规范原则：确保档案材料的真实性、准确性，保证档案材料的完整性和规范性。4.安全保密、依法利用原则：严格执行保密制度，确保档案安全，按照规定程序提供利用。5.动态管理、服务发展原则：及时更新档案信息，为单位人力资源管理和各项事业发展服务。二、管理职责（一）单位领导职责单位分管人事工作的领导对人事档案管理工作负总责，负责审批档案管理工作中的重大事项，保障档案管理工作所需的人员、经费和设施。（二）人力资源部门职责人力资源部门是人事档案管理的归口管理部门，具体职责包括：1.贯彻执行国家和上级有关档案工作的方针政策和法规制度。2.制定和完善本单位人事档案管理工作制度和细则。3.负责各类人员人事档案的建立、接收、收集、鉴别、整理、保管、转递、利用、保密和销毁等工作。4.组织档案管理人员的业务培训和学习交流。5.指导和督促各部门做好人事档案材料的形成、积累和移交工作。6.负责档案管理信息化建设和维护工作。（三）档案管理人员职责档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉业务，具体履行以下职责：1.负责档案材料的日常接收、登记、分类、排序、编目、装订和保管。2.负责对收集的档案材料进行鉴别，确保材料的真实性、完整性和规范性。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好借阅登记和归还核销工作。4.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、干燥、通风，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”工作。5.负责档案信息的录入、更新和维护，确保信息准确无误。6.保守档案秘密，不得擅自泄露档案内容。（四）各部门职责各部门应指定专人负责本部门员工应归档材料的及时收集、整理，并在规定时间内移交人力资源部门归档。三、工作流程（一）档案的建立与接收1.新录（聘）用、调入人员档案建立：*人力资源部门在新录（聘）用、调入人员报到后一个月内，负责建立其人事档案。*收集该人员的履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位材料、专业技术职务（职称）材料、职业资格材料、奖惩材料、招录聘用材料、任免材料、工资材料、党团材料、培训材料以及其他有参考价值的材料。*对接收的外部档案，要认真核对档案材料是否齐全、准确，核对无误后办理接收手续，并在档案管理系统中登记。2.档案材料的审核：对收集到的材料，要认真审核其真实性、规范性和完整性，对不符合要求的材料，应及时退回形成部门或个人补充完善。（二）档案材料的收集与归档1.收集范围：严格按照国家规定的档案材料收集范围执行，主要包括：*履历材料；*自传和思想汇报材料；*考察考核、鉴定材料；*学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料；*政治历史情况审查材料；*党团材料；*奖励材料；*处分材料；*招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料；*其他有参考价值的材料。2.收集要求：*归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。*复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。*各部门应在有关材料形成后的一个月内，将其收集整理后移交人力资源部门归档。3.材料移交：移交材料时，移交部门与人力资源部门应办理交接手续，双方签字确认。（三）档案材料的分类与排序1.分类：按照国家统一规定的《干部档案材料分类目录》进行分类，通常分为十大类（或根据单位性质和上级要求调整）。2.排序：同一类别的材料，按照材料形成时间的先后顺序或材料的重要程度进行排序。3.编目：对每一份材料进行编号、填写卷内目录，并在材料右上角编写页码。4.装订：将整理好的材料装订成册，做到整齐、牢固、美观，便于查阅。（四）档案的日常管理与维护1.库房管理：*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘设施。*档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在适宜范围，相对湿度控制在适宜范围。*档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。*档案柜具应符合国家标准，排列有序，便于存取。2.档案存放：档案应按照档案号顺序存放，做到定位管理。绝密级档案应单独存放，专人保管。3.档案保密：严格执行国家保密法律法规，档案管理人员应签订保密承诺书。非档案管理人员不得擅自进入档案库房。严禁在非保密计算机上处理、存储档案信息。4.档案核对：每年对库存档案进行一次全面核对，发现问题及时处理并记录。5.档案信息维护：及时将新增、变更的档案材料信息录入档案管理系统，确保系统信息与纸质档案一致。（五）档案的借阅与利用1.借阅范围与权限：*因工作需要查阅干部人事档案，须经人力资源部门负责人批准。查阅领导干部档案，须经单位分管人事工作领导批准。*公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经人力资源部门负责人批准。*严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、录制、公布档案内容。2.借阅程序：*借阅人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案名称、借阅期限，经相关领导批准后，方可借阅。*档案管理人员核对借阅人身份和审批手续无误后，方可提供档案。*借阅档案一般在指定的阅档室进行。确因工作需要带出阅档室的，须经人力资源部门负责人批准，限期归还。3.借阅要求：*借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确因工作需要复制的，须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。*借阅档案的期限一般不超过一周，确需延长的，须办理续借手续。4.归还与核销：借阅人应按时归还档案，档案管理人员核对档案材料无误后，在借阅登记本上注销。（六）档案的转出与接收1.档案转出：*员工因调动、辞职、辞退、解除聘用合同、开除、退休、升学、参军等原因离开本单位，人力资源部门应在一个月内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。*转出档案前，档案管理人员应核对档案材料是否齐全，确保无误后，填写《干部人事档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档。*档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。2.档案接收：*接收外单位转来的档案，应认真核对《干部人事档案转递通知单》与档案材料是否相符，核对无误后在回执上签字盖章，并及时归库管理。*对接收的档案材料不齐全或有疑问的，应及时与原单位联系解决。（七）档案的鉴定与销毁1.档案鉴定：对于已故人员档案，按照国家有关规定进行鉴定。具有永久保存价值的，移交档案馆保存；具有定期保存价值的，按规定期限保存；无保存价值的，予以销毁。2.销毁程序：*档案销毁前，由人力资源部门提出销毁意见，报单位分管人事工作领导批准后，组成鉴定小组进行鉴定。*对确需销毁的档案材料，要详细登记《档案销毁清册》，注明档案名称、份数、页数、形成时间、销毁原因等。*档案销毁须有两人以上监销，监销人应对照销毁清册核对无误后，在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。*严禁个人私自销毁档案材料。四、档案的信息化管理1.系统建设：积极推进人事档案管理信息化建设，选用符合国家规定的档案管理软件，建立人事档案信息数据库。2.信息采集与录入：按照档案材料的内容，准确、完整地将档案信息录入系统，确保信息的真实性和保密性。3.数据备份与安全：定期对档案管理系统数据进行备份，防止数据丢失。加强系统安全防护，防止病毒感染和黑客攻击。4.电子档案管理：对于形成的电子档案材料，应按照国家电子文件归档管理规定进行整理、著录、归档和保管，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案与纸质档案具有同等效力。五、监督与检查1.单位应定期对人事档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.档案管理人员工作调动时，必须办理档案交接手续，由监交人、移交人、接收人三方签字确认。3.对在人事档案管理工