社会组织档案管理制度范文

社会组织档案管理制度范文一、总则档案是社会组织各项活动的真实记录，是维护社会组织历史真实面貌、保障组织健康发展的重要基础。为规范本组织档案管理工作，提高档案利用效率，确保档案的完整、安全与有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合本组织实际情况，特制定本制度。本制度适用于本组织在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案工作是本组织管理的重要组成部分，全体成员均有保护档案的义务。二、管理机构与职责本组织档案工作实行统一领导、分级管理的原则。（一）管理机构设立档案管理工作小组，由组织主要负责人任组长，指定一名负责人分管档案工作，并配备专（兼）职档案管理人员具体负责日常档案管理事务。档案管理工作小组对本组织档案工作负总责。（二）主要职责1.档案工作小组职责：审定档案工作发展规划和年度计划；协调解决档案工作中的重大问题；监督检查本制度的执行情况。2.分管负责人职责：协助组长领导档案工作，审批重要的档案管理工作事项，督促档案管理部门和人员履行职责。3.专（兼）职档案管理人员职责：*具体执行本制度及相关档案管理细则。*负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。*指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。*负责档案库房的日常管理，确保档案安全。*组织档案业务学习和培训，提高全员档案意识。三、档案的收集与整理（一）档案的收集范围本组织在筹备、成立、发展、运作过程中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括但不限于：1.行政管理类：章程、各项规章制度、会议纪要、工作计划、总结、报告、决议、人事任免、奖惩、财务报表、审计报告等。2.业务活动类：项目策划、实施方案、调研材料、活动记录、服务对象资料、合作协议、成果报告、评估材料等。3.对外交流类：与政府部门、其他社会组织、企事业单位的往来函件、合作意向书、会议材料等。4.资质荣誉类：法人登记证书、各类许可证、资质认证文件、获奖证书、牌匾等的复印件或扫描件。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案的收集要求1.各部门在工作中形成的文件材料，应由经办人负责收集、整理，并在规定时间内（一般为每项工作结束后或每季度末）向档案管理人员移交。2.归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。手写材料应字迹清晰，打印材料应格式规范。3.电子文件应连同其元数据一并归档，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。录音、录像、照片等声像材料，应注明事由、时间、地点、人物、拍摄者等信息。（三）档案的整理1.档案管理人员对接收的文件材料，应按照档案管理的规范要求进行分类、编号、排列、装订、编目。2.分类应科学合理，便于检索。可采用年度-机构（或问题）-保管期限的分类方法，或根据组织实际情况确定适宜的分类体系。3.每件（卷）档案应编制档号，并填写卷内目录和备考表。4.档案应装订整齐，使用符合档案保护要求的装具。四、档案的保管与利用（一）档案的保管1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案装具和防护设备。2.档案应按照档号顺序排放，便于存取。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。3.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。4.对声像档案、电子档案等特殊载体档案，应采取特殊的保管措施，定期检查其存储状况和可读性。5.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行详细记录。（二）档案的利用1.本组织工作人员因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人同意，档案管理人员登记后提供。查阅重要或敏感档案，须经分管档案工作的负责人批准。2.外部单位或个人查阅本组织档案，须持单位介绍信或有效身份证件，说明查阅目的和范围，经本组织分管负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录。4.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经组织主要负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。5.查（借）阅档案的情况，应在《档案利用登记簿》中详细记录。五、档案的鉴定与销毁（一）档案的鉴定1.成立档案鉴定小组，由档案工作小组负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对档案的保存价值进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体期限划分标准参照国家有关规定并结合本组织实际情况确定。3.对于已到保管期限的档案，由档案鉴定小组进行复查鉴定，仍有保存价值的，应重新划定保管期限；确无保存价值的，予以销毁。（二）档案的销毁1.销毁档案须严格按照规定程序进行。由档案管理人员列出《档案销毁清册》，报档案工作小组审核，经组织主要负责人批准后实施。2.档案销毁应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人应对销毁全过程负责，确保档案确实被销毁。3.《档案销毁清册》应永久保存。六、电子档案管理（一）电子档案的形成与归档1.在业务活动中形成的电子文件，应及时进行整理、著录、鉴定，并转换为符合归档要求的格式。2.电子档案应存储在专用的存储介质中，进行异地备份，并定期检查备份的有效性。（二）电子档案的保管与利用1.电子档案的保管应符合信息安全要求，采取防病毒、防黑客攻击、防数据丢失等措施。2.建立电子档案访问权限控制机制，确保电子档案的安全和保密。3.提供电子档案利用时，应采取必要的安全保密措施，防止档案内容泄露或被篡改。七、安全保密档案属于组织的核心信息资源，档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和本组织保密制度，严守档案纪律，不得泄露档案内容。对涉密档案，应单独存放，严格按照涉密文件管理规定执行。发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并追究相关人员责任。八、责任追究对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，本组织予以表彰和奖励。对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，视情节轻重，对相关责任人给