公司行政档案管理办法及模板

公司行政档案管理办法及模板第一章总则第一条为规范公司行政档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本办法。第二条本办法所称行政档案，是指公司在各项行政管理活动中直接形成的，对公司具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条本办法适用于公司各部门及全体员工。第四条行政档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密的原则。第二章档案管理机构与职责第五条公司综合管理部是行政档案管理的归口部门，负责统筹、指导和监督全公司的行政档案管理工作。第六条综合管理部档案管理员（可由行政专员兼任）履行以下主要职责：（一）贯彻执行国家及公司有关档案管理的法规和制度；（二）负责公司行政档案的统一收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；（三）指导和督促各部门做好日常文件材料的积累、整理和归档工作；（四）维护档案管理系统（如有）的正常运行和数据安全。第七条公司各部门应指定专人（通常为部门文员或内勤）负责本部门形成的文件材料的初步收集、整理、分类和定期向综合管理部归档。第三章档案的收集与整理第八条档案收集范围包括但不限于：（一）公司设立、变更、注销等相关的工商、税务、资质文件；（二）公司股东会、董事会、监事会会议记录、决议及相关文件；（三）公司内部管理制度、规章、办法、通知、通报、纪要等；（四）公司对外签订的各类合同、协议（不含销售合同，销售合同通常由销售或法务部门专项管理）；（五）公司重要的工作计划、总结、报告、请示、批复；（六）公司重要的财务文件（原始凭证、账簿、报表等财务档案由财务部按财务制度管理）；（七）公司人事任免、奖惩、薪酬、培训等重要人力资源文件（核心人事档案由人力资源部管理）；（八）公司重要的对外往来函件、请示与批复；（九）其他具有保存价值的文件材料、声像资料、电子文档等。第九条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理步骤一般包括：分类、编号、排列、编目、装订。第十条电子档案的收集与整理应符合国家及行业关于电子文件归档与电子档案管理的相关规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案应与纸质档案建立关联。第四章档案的鉴定与归档第十一条档案管理部门会同相关业务部门对收集的文件材料进行鉴定，确定其归档范围和保管期限。保管期限一般分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）。第十二条凡属归档范围的文件材料，均应在办理完毕后的规定时间内（一般为次月初或项目结束后一个月内），由各部门档案员整理后向综合管理部移交归档。第十三条档案入库前，档案管理人员应对其完整性、准确性进行复核，对不符合要求的应退回形成部门补充完善。归档时应填写《文件材料归档清单》，双方签字确认。第五章档案的保管与保护第十四条档案库房应保持清洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等基本条件。有条件的公司可配备恒温恒湿设备及消防报警装置。第十五条档案应按保管期限、类别进行系统排列和存放。档案柜、架应坚固耐用，并做好明显标识。第十六条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十七条定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时修补、复制或进行其他技术处理。第十八条电子档案的保管应注意防病毒、防篡改、防丢失。重要电子档案应进行异地备份和定期检测。第六章档案的利用与借阅第十九条公司内部人员因工作需要借阅档案，须经所在部门负责人批准，填写《档案借阅登记表》，方可借阅。借阅重要或密级档案，须经公司分管领导批准。第二十条借阅档案应爱护，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。如需复制档案材料，须经档案管理部门负责人同意。第二十一条档案借阅期限一般不超过三个工作日。确因工作需要延长借阅期限的，须办理续借手续。第二十二条借阅的档案不得带出公司指定办公区域。确因特殊情况需带出公司的，须经公司主要领导批准，并严格履行借阅登记和归还手续。第二十三条外单位人员查阅公司档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经公司分管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，原则上不得带出阅档室。第二十四条查（借）阅档案者应在指定地点查阅，档案管理人员有权对查阅行为进行监督和指导。第七章档案的销毁第二十五条对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报公司分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。第二十六条档案销毁必须严格按照规定程序进行，严禁个人私自销毁档案材料。销毁清册应永久保存。第二十七条对虽已超过保管期限，但仍有参考价值的档案，可酌情延长保管期限或转为资料保存。第八章责任追究第二十八条对在档案管理工作中认真负责、表现突出的部门和个人，公司予以表彰和奖励。第二十九条对违反本办法规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章附则第三十条本办法未尽事宜，参照国家有关档案管理的法律法规执行。第三十一条各子公司、控股公司可参照本办法，结合自身实际情况制定相应的档案管理细则。第三十二条本办法由公司综合管理部负责解释和修订。第三十三条本办法自发布之日起施行。---附件：常用档案管理工作模板（示例）以下提供几个常用的档案管理工作模板，各部门可根据实际情况进行调整和使用：模板一：文件材料归档清单序号文件名称文件编号形成部门形成日期页数保管期限备注移交人接收人移交日期:---:---------------:-------:-------:-------:---:-------:-------:-----:-----:-------12.................................**部门负责人：**模板二：档案借阅登记表序号借阅人部门借阅日期档案编号/名称份数借阅事由批准人预计归还日期实际归还日期归还人备注:---:-------:-----:-------:--------------------:---:-------:-----:-----------:-----------:--