学校档案管理办法

学校档案管理办法一、总则第一条【目的与依据】为规范我校档案管理工作，有效保护和利用学校档案资源，确保档案的真实、完整、安全与系统，依据国家有关档案法律法规及教育行政部门相关规定，结合本校实际，特制定本办法。第二条【适用范围】本办法适用于学校各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体档案的管理。学校各部门、各单位（含附属机构及独立核算单位）及全体教职员工，均须遵守本办法。第三条【定义】本办法所称学校档案，是指学校在教学、科研、行政管理、党群工作、学生管理、基本建设、后勤服务等各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第四条【管理原则】学校档案工作遵循统一领导、分级负责、完整准确、系统规范、安全保密、依法利用的原则。档案工作是学校重要的基础性工作，应纳入学校整体发展规划和年度工作计划，所需经费列入学校预算。二、档案工作组织领导与人员配备第五条【组织领导】学校应加强对档案工作的领导，将其纳入学校管理体系。明确一位校领导分管档案工作，定期研究档案工作中的重大问题。学校档案工作机构（如综合档案室或档案馆）是全校档案工作的职能管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全校的档案工作。第六条【机构与人员】学校根据档案工作发展需要，设立相应的档案工作机构，配备与其工作任务相适应的专职档案工作人员。各部门、各单位应指定专人（可兼职）负责本部门文件材料的收集、整理、归档和移交工作，形成全校档案工作网络。第七条【人员要求】档案工作人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。学校应对档案工作人员进行业务培训和继续教育，不断提升其专业能力和管理水平。档案工作人员工作调动时，必须办理严格的交接手续。三、档案的收集与归档第八条【归档范围】学校在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均属归档范围。主要包括：（一）党群工作类：学校党委、纪委、工会、共青团、民主党派等组织的会议记录、决议、工作计划、总结、报告、通知、重要讲话、统计报表等。（二）行政管理类：学校行政管理部门形成的各类规章制度、会议纪要、工作计划、总结、报告、请示批复、人事任免、奖惩、财务、审计、基建、后勤、安全保卫等方面的文件材料。（三）教学工作类：教学计划、教学大纲、课程设置、招生录取、学籍管理、学生成绩、毕业生名册、教学质量评估、教材建设、教学研究成果等文件材料。（四）科研工作类：科研项目立项、研究过程、成果鉴定、奖励、专利、学术交流等文件材料。（五）学生工作类：学生入学登记表、学籍卡、奖惩材料、党团组织材料、毕业生登记表、体检表等。（六）基本建设类：校园规划、工程项目报批、勘察设计、施工、监理、竣工验收、工程图纸等文件材料。（七）仪器设备类：重要仪器设备的购置审批、技术参数、开箱验收、安装调试、使用维护、维修改造、报废等文件材料。（八）产品生产与科技开发类：（如适用）产品设计、生产、销售、技术服务等文件材料。（九）出版物类：学校出版的学报、校报、各类书籍、画册等。（十）外事工作类：对外交流合作、访问考察、国际会议、留学生管理等文件材料。（十一）声像载体类：反映学校重要活动、人物、事件的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。（十二）其他具有保存价值的文件材料。第九条【归档要求】（一）各部门、各单位应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作，确保应归档的文件材料齐全、完整、准确。（二）归档的文件材料，其制成材料应符合耐久性要求，字迹清楚、图样清晰、签章手续完备。复印件须注明原件保管处。（三）凡属归档范围的文件材料，均应按照规定的期限向学校档案工作机构移交归档，任何部门或个人不得私自占有、拒绝归档或据为己有。（四）电子文件的归档，应符合国家有关电子文件归档与管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料一并归档或进行双套制管理。（五）重大活动（如校庆、重要会议、重大科研项目验收等）形成的文件材料，承办单位应指定专人负责收集、整理，并在活动结束后及时向档案工作机构归档。第十条【归档时间】（一）文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。（二）教学档案：按学年或学期归档，一般应在次学年开学后一个月内完成。（三）科研档案：应在科研项目完成或鉴定、验收后三个月内归档。（四）基建档案：应在工程项目竣工验收后三个月内归档。（五）学生档案：学生毕业后，应在规定时间内整理归档。（六）其他各类档案，应根据其形成规律和特点，适时整理归档，一般不超过次年第一季度。四、档案的整理与保管第十一条【档案整理】归档的文件材料，应按照《归档文件整理规则》及各类档案的具体整理规范进行分类、编号、排列、编目、装订。做到条理清晰、目录规范、便于查阅。不同载体的档案应分别整理，但内容有联系的应建立参照或互见号。第十二条【档案保管】（一）档案工作机构应建立健全档案库房管理制度，配备适宜档案保存的专用库房和必要的设施设备，如温湿度调控设备、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防尘、防光、防磁等设施，确保档案实体安全。（二）档案库房应保持清洁、整齐，严禁存放易燃易爆物品和腐蚀性物品。（三）严格执行档案库房管理制度，非档案工作人员未经许可不得进入库房。档案工作人员进入库房应履行相应手续。（四）对声像档案、电子档案等特殊载体档案，应采取特殊的保管措施，定期检查，防止损坏和信息丢失。（五）档案工作机构应定期对库存档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。五、档案的利用与服务第十三条【利用原则】档案利用应遵循“为学校发展服务、为社会发展服务”的原则，在遵守国家有关法律法规和学校保密规定的前提下，积极提供利用。第十四条【利用范围与权限】（一）学校内部单位因工作需要查阅档案，须持单位介绍信或经部门负责人批准，方可查阅。（二）学校教职工因工作需要查阅本人档案或与本人有关的档案，须持本人有效身份证件。查阅非本人的档案，须经档案工作机构负责人批准。（三）学生因特殊情况需查阅本人档案，须持本人有效身份证件，并经档案工作机构负责人批准。（四）校外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案工作机构负责人批准。查阅涉密档案或未公开的档案，须报请学校分管档案工作的校领导批准。（五）查阅档案必须遵守档案利用规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。第十五条【利用方式】档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。档案原件一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经档案工作机构负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案复制件须加盖档案工作机构证明章方为有效。第十六条【利用登记】档案利用者应填写《档案利用登记簿》，注明利用目的、利用档案的名称、年代、卷号、查阅时间等。档案工作机构应对档案利用情况进行统计分析。六、档案的鉴定与销毁第十七条【档案鉴定】学校档案工作机构应会同有关部门，按照国家有关档案保管期限表的规定，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由学校分管档案工作的校领导、档案工作机构负责人、相关业务部门代表及档案专业人员组成鉴定小组进行。第十八条【销毁程序】（一）经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报学校分管档案工作的校领导批准后，方可销毁。（二）档案销毁应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。（三）《档案销毁清册》应永久保存。七、电子档案管理第十九条【电子档案的形成与积累】各部门在业务活动中形成的电子文件，应按照归档范围和要求，及时进行积累、整理，并向档案工作机构移交。电子文件的形成、办理、归档等应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》。第二十条【电子档案的管理】档案工作机构应建立电子档案管理制度，配备必要的软硬件设施，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案的存储、备份、迁移、利用等应符合相关技术标准和规范。八、附则第二十一条【保密规定】档案管理工作必须严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度，严防档案失泄密事件发生。对违反保密规定者，将按有关规定处理。第二十二条【奖惩】对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，学校应给予表彰和奖励。对违反本办法，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，视情