行政档案管理制度

行政档案管理制度第一章总则行政档案是单位在各项行政管理活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是单位记忆的重要载体，也是开展各项工作的重要依据。为规范本单位行政档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有部门及员工在公务活动中形成的各类行政档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等管理工作。行政档案管理工作遵循以下原则：统一领导、分级负责；全程管理、规范有序；安全保密、方便利用；依法管理、从严管控。第二章档案管理机构与职责单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。办公室作为档案管理的职能部门，负责统筹、协调和指导单位各项行政档案管理工作，确保档案管理的系统性和规范性。各部门应指定专人（可兼职）负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、初步整理和定期向办公室归档。部门档案员在业务上接受办公室的指导和培训。档案管理部门（办公室）的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度及实施细则。2.负责对单位各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。3.组织实施档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等各项工作。4.负责档案管理现代化建设，推动档案管理技术的应用与提升。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的专业素质。6.确保档案的安全与保密，防止档案损毁、丢失和泄密。第三章档案的收集与归档档案的收集归档是档案管理的基础环节，各部门及员工应高度重视，确保应归档的文件材料及时、完整地移交。归档范围包括但不限于：单位在行政管理、经营管理、人事管理、财务管理、业务往来等活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。具体归档范围由办公室根据相关规定并结合单位实际情况另行制定明细。各类文件材料的形成部门或经办人，应在有关工作完成后，及时对其进行收集、整理，并在规定时间内（一般为次年初某日前）向办公室移交归档。对于专业性强或形成周期较长的专项工作档案，可根据实际情况分期或在项目完成后一次性归档。归档的文件材料应符合以下要求：1.内容真实、准确，与实际情况相符。2.手续完备，符合公文处理规范及相关业务要求。3.载体材质优良，便于长期保存。纸质文件应字迹清晰、纸张质量良好；电子文件应确保信息的完整性和可读性，并附带必要的元数据。4.按照档案整理规范进行初步分类、排序、编目。办公室档案管理人员对接收的归档材料应认真核对、检查，对不符合要求的，应退回形成部门或经办人补充完善。第四章档案的整理与保管档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法应符合国家及行业有关档案著录、编目、排架等方面的标准和规范。纸质档案的整理通常包括分类、编号、排列、编目、装订、装盒等步骤。电子档案的整理应按照电子文件管理的相关规定，进行存储格式转换、元数据著录、备份等工作，确保其长期可读和安全。档案保管应建立科学的管理制度，配备适宜的保管设施和设备。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。对声像、电子等特殊载体档案，应根据其特性采取相应的保管措施。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复或复制。档案库房应严格管理，非档案管理人员未经许可不得入内。档案管理人员进入库房应履行必要手续，离开时确保库房门窗锁闭、设备关闭。第五章档案的利用与借阅档案利用是档案工作的根本目的。单位应建立健全档案利用制度，在确保档案安全和保密的前提下，积极为各项工作提供服务。单位内部因工作需要查阅档案，须由所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅时应遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。外部单位或个人查阅本单位档案，须持单位介绍信或有效身份证件，经单位分管领导或办公室负责人批准后，方可查阅。原则上不提供原件借阅，确需借阅的，须经单位主要领导批准。档案借阅期限一般不超过规定天数，确需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借档案，防止遗失、损毁，并按期归还。归还时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可收回。利用档案时，严禁复制、摘录、拍摄、传播档案中的涉密信息和敏感内容。经批准复制档案材料的，复制件由档案管理部门加盖档案证明章，并与原件具有同等效力。档案管理部门应建立档案利用登记簿，详细记录档案利用情况，包括利用人、利用目的、利用时间、档案名称及编号、归还日期等。第六章档案的鉴定与销毁档案鉴定工作是指对档案的保存价值进行评估，确定其保管期限和是否销毁的工作。档案鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。鉴定小组应根据国家有关规定和档案的实际价值，确定每批档案的具体保管期限，并在档案目录中注明。对于已超过保管期限且经鉴定确无继续保存价值的档案，应按规定程序进行销毁。档案销毁程序如下：1.由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.经鉴定小组审核，报单位分管领导和主要领导批准。3.销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应对销毁全过程进行监督，确保档案确实被销毁。4.《档案销毁清册》应永久保存。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，即使已到保管期限，在销毁前仍需进行严格的保密审查，确保不发生泄密事件。第七章档案的保密管理档案保密工作是档案管理的重要组成部分，关系到单位的安全和利益。所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，严守档案纪律。档案管理部门应明确档案的密级划分标准和管理办法。涉密档案应单独存放，专人管理，并采取相应的保密措施。传递、借阅、复制涉密档案，必须严格按照保密规定办理审批手续，确保涉密信息在可控范围内流转。严禁将涉密档案带至非保密场所，严禁通过非保密渠道传输涉密档案信息。档案管理人员及所有接触档案的人员，离岗离职前必须办理档案交接手续，并签订保密承诺书，不得泄露在工作中接触到的档案秘密。发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第八章档案管理人员档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案业务流程和相关法律法规。单位应重视档案管理人员的业务培训，定期组织参加专业培训和学习交流，不断提高其业务水平和管理能力。档案管理人员工作调动时，必须办理档案交接手续，由监交人监交，确保档案材料完整无缺、账目清晰，交