机关单位文件管理与归档操作手册

机关单位文件管理与归档操作手册一、总则（一）目的与依据为进一步规范本机关单位文件管理与归档工作，提高工作效率和质量，确保各类文件材料的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关档案工作的法律法规及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，特制定本手册。（二）适用范围本手册适用于本机关单位所有部门及全体工作人员在履行职责过程中形成、接收、处理和管理的各类文件材料的管理与归档工作。（三）基本原则1.统一领导、分级负责：文件管理与归档工作实行统一领导，各部门分级负责，明确责任主体和具体责任人。2.全程管理、规范有序：对文件的形成、流转、办理、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节进行全过程控制，确保每一环节都符合规范要求。3.安全保密、依法利用：严格执行国家保密法律法规，确保涉密文件和敏感信息的安全。在遵守规定的前提下，积极提供档案利用服务，满足工作需要。4.方便利用、服务工作：文件管理与归档工作应立足服务本单位中心工作，便于检索和利用，充分发挥文件材料的历史凭证和参考作用。5.与时俱进、科学发展：积极适应信息化发展趋势，推动文件管理与归档工作的数字化、智能化转型，提升管理效能。二、文件的形成与拟制（一）发文必要性审核各部门在拟制文件前，应首先对发文的必要性、可行性进行充分论证。确需发文的，方可启动拟制程序，避免不必要的行文，控制文件数量。（二）格式规范文件拟制应严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》等相关标准，确保文种使用准确，格式要素齐全（如发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等），排版规范。（三）内容质量文件内容应符合党和国家的方针政策、法律法规，观点明确，逻辑清晰，文字精炼，表述准确，数据可靠。涉及其他部门职责的，应事先充分沟通协调。（四）会签与审核文件内容涉及多个部门职责的，拟稿部门应主动送相关部门会签。会签后，按照规定的审核程序，由部门负责人、办公室（或综合部门）及单位领导逐级审核把关。三、收发文处理（一）发文处理1.复核：公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点审核审批手续、内容、文种、格式等。如需修改，应当按程序复审。2.登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。3.印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。4.核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。（二）收文处理1.签收：收到外来文件（包括纸质文件和电子文件），应当由指定人员核对信封（或邮件）封面记载的收文机关、件数、密级等是否与实相符，确认无误后签字或盖章签收。2.登记：对签收的文件，应在收文登记簿上逐项登记，包括收文日期、来文机关、文号、标题、密级、份数、处理情况等。3.初审：对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。4.拟办、批办、承办：*拟办：文秘部门根据公文内容和工作需要提出拟办意见，报领导批示或者交有关部门办理。*批办：单位领导根据拟办意见，对文件如何办理作出批示。*承办：承办部门或人员对领导批办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。承办过程中遇到问题应及时向批办领导或相关部门反馈。5.催办：文秘部门应当及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。6.办结：公文办理完毕后，承办人员应在文件处理单上注明办理结果和日期，并将相关材料整理齐全，交回文秘部门或按规定归档。四、文件的日常管理（一）集中统一管理各部门形成的各类文件材料，均应由本部门指定专人负责管理，定期整理，确保不丢失、不泄密。个人不得私自留存、销毁应归档的文件材料。（二）传阅与借阅1.文件传阅应严格按照领导批示范围和工作需要进行，由文秘人员或指定专人负责传递，阅文人应在传阅单上签名并及时阅办，不得横传、积压或带出办公区域。2.借阅涉密文件须经本单位主管领导批准，严格履行借阅登记手续，明确借阅期限，到期及时归还。借阅非涉密文件，也应办理相应手续。借阅人员应爱护文件，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文件内容。（三）保管与维护1.文件应存放在专用的文件柜内，保持存放场所干燥、通风、整洁，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等工作。2.定期对所保管的文件进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（四）催办与督办对需要办理的文件，应建立健全催办督办制度，确保政令畅通和工作落实。五、文件的整理与归档（一）归档范围凡是本机关单位在公务活动中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，包括收文、发文、内部文件、会议材料、调研材料、统计报表、声像材料、电子文件等，均属归档范围。具体归档范围参照国家及本单位制定的档案归档范围和保管期限表执行。（二）归档时限1.年度性文件材料，应在次年上半年内整理归档。2.专项工作、专题活动形成的文件材料，应在工作结束或活动结束后三个月内整理归档。3.基建项目文件材料，应在项目竣工验收后三个月内整理归档。4.会计档案的归档时限按《会计档案管理办法》执行。5.电子文件应随纸质文件同步归档，特殊格式的电子文件应连同其读取平台一并归档。（三）整理原则与方法1.整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：*件的划分：一般以每份文件为一件。正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。*文号：归档文件应按年度、保管期限、机构（问题）等分类后，依文件形成时间顺序或文号顺序排列。*责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关。*日期：填写文件的成文日期。*保管期限：根据文件的价值确定，分为永久、定期（一般分为30年、10年）。*编目：按照规定格式填写归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（四）装盒与编目整理好的归档文件，应按照顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。档案目录应一式两份，一份随档案装盒，一份作为检索工具。六、档案的移交与接收各部门应在规定时限内，将整理完毕的档案向本单位档案管理部门（或档案室）移交。档案管理部门应对接收的档案进行认真检查验收，核对无误后，双方在《档案移交清册》上签字盖章，各执一份备查。七、档案的保管与统计（一）保管条件档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，配备必要的档案装具和设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器、防虫药剂等，确保档案安全。（二）库房管理严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。定期对库房温湿度进行监测和调控，做好防虫、防霉、防火、防盗等工作。（三）档案检查定期对库存档案进行清点核对和安全检查，发现破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取补救措施进行修复和处理。（四）档案统计建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，按规定向上级主管部门报送档案工作统计报表。八、档案的利用与开发（一）利用手续1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，须持单位介绍信或经部门负责人批准后，方可查阅。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管档案工作的领导批准。3.查阅涉密档案，必须严格遵守国家保密法律法规，履行严格的审批手续，在指定的涉密场所查阅。（二）利用方式档案利用可采取查阅、复制、摘录等方式。复制件须由档案管理人员核对无误后加盖档案证明章。（三）利用要求1.查阅档案时，必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、抄录涉密档案内容。2.查阅者应在指定位置查阅，不得将档案带出查阅室。确因工作需要借出档案的，须经单位主要领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。3.严禁利用档案从事违法违纪活动。（四）档案信息开发档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，根据工作需要，编纂档案参考资料、专题汇编、大事记等，为领导决策和各项工作提供服务。九、档案的鉴定与销毁对于保管期限已满的档案，由档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组，按照国家有关规定进行价值鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应当按照规定程序报经批准后予以销毁。销毁档案必须严格履行审批手续，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。十、电子文件管理随着信息化建设的推进，电子文件管理日益重要。电子文件的形成、办理、归档和保管应遵循国家有关电子文件管理的标准和规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。应建立电子文件备份制度，定期进行备份，并对备份介质进行妥善保管。涉密电子文件的管理，应符合国家有关保密规定，采取严格的保密措施。十一、责任与奖惩对在文件管理与归档工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，本