公章管理使用规范手册

公章管理使用规范手册第一章总则第一条目的与依据为规范本单位公章的管理和使用，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护单位的合法权益，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本手册。第二条适用范围本手册适用于单位内所有公章的刻制、启用、保管、使用、变更、缴销等管理活动。本单位各部门及全体员工均须严格遵守本手册规定。第三条定义本手册所称公章，是指单位在工商行政管理部门登记备案的法定名称章（即单位公章）、法定代表人印章，以及因业务需要刻制的财务专用章、合同专用章、发票专用章及其他各类专用印章（以下统称“专用章”）。第四条管理原则公章管理遵循“严格管理、规范使用、权责明确、安全第一”的原则。实行统一领导、分级负责、专人保管、审批用印制度。第二章公章的刻制、启用与缴销第五条公章刻制单位公章、法定代表人印章、财务专用章等重要印章的刻制，须由单位指定部门（通常为行政部或办公室）根据单位设立批文、登记证书等法定文件，向公安机关指定的刻章单位申请办理。任何部门和个人不得擅自刻制公章。专用章的刻制，需由相关业务部门提出申请，经单位分管领导批准后，由指定部门统一办理刻制手续。第六条公章启用新刻制的公章，须由指定部门负责登记、留样备案（包括印模登记、拍照存档等），并发布启用通知，明确启用日期、使用范围及保管责任人。未经启用通知，任何公章不得正式使用。第七条公章变更与缴销因单位名称变更、法定代表人变更或公章损坏、遗失等原因需要更换公章时，应按本手册第五条规定重新刻制，并及时办理原公章的缴销手续。原公章缴销后，由指定部门负责统一封存或销毁，并做好记录。单位注销或解散时，所有公章须按规定程序缴销。第三章公章的保管与交接第八条保管责任人单位公章、法定代表人印章应由单位指定的专人（通常为单位负责人或其授权的行政部门负责人）保管。财务专用章应由财务部门负责人或其授权的专人保管，个人名章应由本人或其授权人员保管。各类专用章应根据其性质和使用范围，确定具体的保管部门和保管人。保管人应具备良好的政治素质和责任心，忠于职守，廉洁自律。第九条保管要求公章应存放在安全可靠的地方（如带锁的保险柜），做到人离章锁，严禁随意放置或委托他人代管。非工作时间，公章必须入库保管。严禁将公章带离单位办公场所使用，确因特殊情况需要外出用印的，须经单位主要负责人批准，并由保管人或指定专人随同监印。第十条保管人职责保管人应熟悉公章管理规定，严格按照审批程序用印，对不符合规定的用印申请有权拒绝。保管人应妥善保管公章，防止公章被盗、遗失、损坏或被非法使用。如发现异常情况，应立即报告单位领导并采取应急措施。保管人不得擅自将公章交予他人使用或代管。第十一条公章交接公章保管人因工作调动、离职、休假等原因需临时或永久交接公章时，必须办理严格的交接手续。交接双方（如为永久交接，还需有监交人）应在《公章交接登记表》上签字确认，注明交接日期、公章名称、数量、状态等信息，并由指定部门存档备查。交接前，原保管人应确保所有用印记录完整、准确。第四章公章的使用与审批第十二条使用范围公章的使用必须严格限定在其授权的业务范围内。单位公章用于以单位名义发出的公文、函件、合同、协议、证明等具有法律效力或法律意义的文件。专用章应在其规定的业务范围内使用，不得超越权限。第十三条用印申请与审批使用公章须由用印部门或个人填写《公章使用申请单》（或类似表单），详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，并附上待印文件。用印审批应遵循“谁审批、谁负责”的原则。不同类型文件的用印，须经相应层级负责人审批：1.以单位名义发出的正式公文、重要合同协议、对外担保、融资等重大事项文件，须经单位主要负责人或其授权的分管领导审批。2.常规业务文件、证明材料等，可按单位规定的审批权限，由部门负责人、分管领导逐级审批。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无具体内容的文件上加盖公章。特殊情况确需使用的，须经单位主要负责人特批，并严格控制份数，使用后及时核销。第十四条用印核对与监督保管人在用印前，应对照《公章使用申请单》及审批意见，仔细核对用印文件的内容、份数、审批手续是否完整、有效，确认无误后方可用印。用印时，保管人应亲自操作，确保印文清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑年盖月处）。重要文件的用印，应有两人在场监督。第十五条用印登记所有公章使用均须进行登记，填写《公章使用登记表》，详细记录用印日期、用印部门、用印人、文件名称/编号、审批人、用印事由、用印份数、接收单位等信息，并由用印人签字确认。登记表应妥善保管，定期归档备查。第五章监督检查与责任追究第十六条监督检查单位指定部门（如行政部、办公室或监察审计部门）应定期或不定期对各部门公章管理和使用情况进行监督检查，发现问题及时纠正，并向单位领导报告。第十七条责任追究对于违反本手册规定，有下列行为之一的，单位将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准擅自刻制、启用、变更、销毁公章的；2.违反保管规定，导致公章遗失、被盗或损坏的；3.超越审批权限或未经审批擅自用印的；4.在空白文件上加盖公章的；5.玩忽职守、滥用职权，违规用印造成单位损失或不良影响的；6.擅自将公章带离规定保管场所或交予他人使用的；7.用印后不按规定登记或弄虚作假的。第六章附则第十八条解释权本手册由单位指定部门（如行政部或办公室）负责解释。第十九条生效日期本手册自发布之日起施行。原有相关规定与本手册不一致的，以本手册为准。第二十条修订本手册根据国家法律法规变化及单位实际情况需要，可适