行政单位文档档案管理规范

行政单位文档档案管理规范第一章总则第一条目的与依据为规范行政单位文档档案管理工作，提高行政效能，确保文档档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行政单位工作实际，特制定本规范。文档档案作为行政单位履职过程的原始记录，是单位历史面貌的客观反映，亦是决策参考、工作查考、历史研究的重要依据，其科学管理对于单位的规范化运作具有基础性作用。第二条适用范围本规范适用于各级各类行政单位在公务活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录的管理。凡涉及单位核心职能运行、重要决策部署、行政执法行为、公共服务提供等关键环节所产生的文档材料，均应纳入本规范管理范畴。第三条基本原则行政单位文档档案管理应遵循以下原则：1.统一领导、分级管理：实行单位统一领导下的文档档案工作责任制，明确各部门及相关人员职责，确保管理工作有序开展。2.全程管理、前端控制：从文档材料的形成、流转、办理到归档、保管、利用，实施全过程管理，注重源头控制，确保档案质量。3.规范标准、安全保密：严格执行国家及行业相关标准规范，建立健全安全保密制度，严防失泄密事件发生，保障档案实体与信息安全。4.依法利用、服务发展：在遵守法律法规的前提下，积极开发档案信息资源，为单位日常工作、政策制定、公众查询等提供有效服务，服务于单位整体发展大局。第二章管理机构与职责第四条管理机构设置行政单位应根据工作需要，明确承担文档档案管理职能的部门（以下简称“档案管理部门”），可独立设置或依托于办公室等综合管理部门。档案管理部门是单位文档档案工作的归口管理机构，负责统筹规划、组织协调和监督指导单位各项文档档案管理事务。第五条相关职责划分1.单位负责人：对本单位文档档案工作负总责，负责审定档案工作规划，配备必要的人员与设施，协调解决工作中的重大问题。2.档案管理部门：具体负责制定和实施本单位文档档案管理制度与工作细则；指导和督促各部门做好文档材料的收集、整理、预归档工作；负责档案的接收、鉴定、整理、保管、统计、利用、编研、数字化及销毁等工作；组织档案业务培训和学术交流。3.各业务部门：指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的文档材料的收集、整理、初步审核和定期向档案管理部门移交；严格执行文档流转和保密规定，确保本部门产生的档案材料真实、完整、规范。第三章文档的形成与处理第六条文档的起草与审核行政单位各类公文、纪要、报表、合同、协议等文档材料的形成，应严格遵循国家及本单位相关规定，确保内容真实准确、格式规范统一、手续完备。起草、审核、签发等环节应符合公文处理规范，相关责任人应签署明确意见。第七条文档的流转与传递文档在流转过程中，应建立规范的登记制度，明确流转路径和承办责任人。涉密文档的传递应通过符合保密要求的渠道进行。电子文档的流转应依托安全可靠的办公自动化系统，确保可追溯。第八条文档的登记与管理各部门对接收和发出的重要文档应进行详细登记，包括文档标题、文号、成文日期、密级、发往单位、接收人、处理情况等信息。电子文档应及时存储备份，定期整理，防止信息丢失或损坏。第四章档案的收集与整理第九条收集范围与要求档案收集应遵循“齐全完整、及时准确”的原则。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种载体形式的文档材料，均属收集范围，主要包括：1.单位在各项公务活动中形成的请示、报告、批复、决定、决议、通知、通报、纪要等公文材料；2.反映单位基本历史、机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的材料；3.单位开展业务工作、行政管理、财务管理、人事管理等活动中形成的各类专业性材料；4.与其他单位签订的合同、协议、备忘录等具有法律效用的材料；5.重要的会议材料、调研材料、统计报表、声像资料、电子数据等。各部门应在规定时间内（一般为次年上半年）将上一年度形成的、办理完毕的文档材料整理后向档案管理部门移交。第十条档案的分类与编码档案管理部门应根据单位实际情况和档案形成特点，制定科学合理的档案分类方案。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合形式。档案应按照分类方案进行系统排列，并赋予唯一的档号。档号编制应遵循逻辑性、唯一性和稳定性原则，便于检索和管理。第十一条档案的整理与编目1.整理：接收的档案材料应按照《归档文件整理规则》等标准进行规范化整理。包括件的划分、装订、排列、编号、编目、装盒等步骤。对于特殊载体档案，如照片、录音录像带、实物等，应按照其特性进行专门整理和存放。2.编目：档案应编制规范的目录，包括案卷目录、卷内文件目录（或归档文件目录）等。目录信息应准确、详尽，至少包含档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等核心字段，为档案检索提供基础。第五章档案的保管与保护第十二条库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。档案管理人员应定期对库房环境进行检查和维护。第十三条档案保管档案应按照不同的保管期限和密级进行分区存放和管理。档案装具（如档案盒、档案柜）应符合国家标准，坚固耐用，便于保管和利用。建立档案库房管理制度，严格执行档案出入库登记手续。对库存档案应定期进行清点核对，确保账物相符。第十四条档案鉴定与销毁1.鉴定：档案管理部门应会同有关业务部门，根据国家有关档案保管期限的规定，定期对已到保管期限的档案进行价值鉴定。鉴定工作应由单位分管领导、档案管理人员和相关业务人员组成鉴定小组进行，提出存毁意见。2.销毁：对经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经单位负责人批准后，由两人以上负责监销，并在指定地点进行销毁，同时做好销毁记录，监销人需在销毁清册上签字。涉密档案的销毁应严格按照保密规定执行。第十五条档案数字化建设鼓励行政单位积极推进档案数字化工作。档案数字化应遵循相关技术标准，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。数字档案应与纸质档案建立准确、可靠的关联。建立健全数字档案管理系统，实现档案信息的高效管理和共享利用。数字化成果应定期备份，防止数据丢失。第六章档案的利用与开发第十六条利用条件与手续单位内部人员因工作需要查阅档案，应出示有效工作证件，经档案管理部门同意后，方可查阅。外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位相关负责人批准。查阅涉密档案，必须严格遵守保密规定，履行专项审批手续。第十七条利用方式与要求档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。查阅档案时，应在指定场所进行，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、公布档案内容。档案原件一般不得带出档案室，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。第十八条档案信息开发档案管理部门应根据单位工作需要和社会需求，积极开展档案信息资源的开发利用工作。通过编写档案参考资料、组织专题汇编、举办档案展览、参与史志编修等形式，主动提供有价值的档案信息，为领导决策、业务工作和社会宣传服务。第七章安全保密管理第十九条保密制度建设严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密管理制度。明确档案管理人员和利用者的保密责任。定期开展保密教育和检查，增强全员保密意识。第二十条涉密档案管理涉密档案的管理应严格按照保密规定执行，实行专人负责、专库（柜）存放、专机管理。涉密档案的复制、传递、使用、销毁等环节均需履行严格的审批手续。严禁将涉密档案接入互联网或非涉密计算机系统。第二十一条网络安全管理档案管理系统及数字档案数据应采取严格的安全保密措施，包括身份认证、权限控制、数据加密、安全审计、病毒防护等，确保档案信息在存储、传输和利用过程中的安全，防止信息泄露、丢失和篡改。第八章人员与保障第二十二条人员配备与素质行政单位应配备与其档案工作任务相适应的档案管理人员。档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，熟悉档案业务知识，掌握现代档案管理技术和方法。档案管理人员应保持相对稳定，确需调动时，应办理严格的工作交接手续。第二十三条设施设备保障单位应为档案管理工作提供必要的物质条件，配备符合要求的档案库房、档案装具、办公设备、安防设备、消防器材以及档案整理、复制、数字化等专用设备。第二十四条经费保障行政单位应将档案管理所需经费（包括档案库房建设与维护、设备购置、档案整理、数字化、保管保护、人员培训、学术交流等费用）列入本单位年度经费预算，确保档案工作的正常开展。第九章监督与责任第二十五条监督检查档案管理部门应定期对本单位及所属单位的文档档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。单位应将文档档案管理工作纳入年度考核和相关工作评价体系。第二十六条奖惩措施对在文档档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。对违反本规范，造成档案材料失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，应视情节轻