项目章使用管理制度

项目章使用管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司项目章（以下简称“项目章”）的刻制、保管、使用及废止等管理行为，确保项目章使用的合法性、安全性和严肃性，防范潜在风险，保障公司及项目的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。第二条定义本制度所称项目章，是指公司为特定工程项目的实施与管理需要，经规定程序批准后刻制的，仅用于该项目特定业务范围内的印章。项目章名称一般规范为“[公司全称][项目全称]项目专用章”。第三条适用范围本制度适用于公司及所属各单位所有工程项目的项目章管理。凡涉及项目章的申领、刻制、保管、使用、变更、废止、缴销等活动，均须遵守本制度规定。第四条管理原则项目章管理遵循“统一规范、权责明确、严格审批、安全保密、全程追溯”的原则。第二章项目章的申领与刻制第五条申领条件符合以下条件的项目，可申请刻制项目章：1.已通过公司立项审批程序，正式确立的工程项目；2.项目实施过程中确有对外联系、内部管理等需要，且不便使用公司行政公章或合同专用章的；3.能够明确项目章的使用范围、保管责任人及管理措施。第六条申请与审批项目章的申领由项目负责人（或其授权代表）填写《项目章刻制申请表》，详细说明项目名称、立项依据、申请理由、拟用印范围、保管责任人等信息，并附相关项目立项文件，按以下程序报批：1.项目负责人所在部门负责人审核；2.公司行政管理部门（或指定的印章管理部门，下同）复核；3.公司分管领导（或其授权人）审批。对于重大或特殊项目，需报请公司主要领导审批。第七条刻制经批准后的《项目章刻制申请表》由公司行政管理部门统一到指定的、具备合法资质的印章刻制单位办理刻制手续。任何部门或个人不得擅自委托非指定单位或个人刻制项目章。项目章的规格、样式应符合国家相关规定及公司内部统一标准，一般应包含项目全称及“项目专用章”字样，并可根据需要加编号。第三章项目章的保管与使用第八条保管责任项目章刻制完成后，由公司行政管理部门登记备案，并通知申领部门负责人或其指定的保管责任人办理领用手续，双方在《项目章领用登记表》上签字确认。项目章实行专人保管制度。保管责任人原则上为项目负责人或其指定的项目核心管理人员，并对项目章的安全及规范使用负直接责任。保管责任人变更时，须办理交接手续，并报公司行政管理部门备案。第九条保管要求1.项目章应存放在安全、保密的地方（如带锁的抽屉或保险柜），严禁随意放置或交予他人代管代用。2.保管责任人应妥善保管项目章，防止遗失、被盗或被非法使用。如发现项目章遗失或被盗，应立即向公司行政管理部门及分管领导报告，并采取必要的补救措施，同时按规定追究相关责任人责任。3.保管责任人出差、休假或因故暂时无法履行保管职责时，须将项目章交回公司行政管理部门代管，或指定合格的临时保管人，并办理临时交接手续，明确临时保管责任。第十条使用范围项目章的使用范围应严格限定在该项目的特定业务内，一般包括：1.与该项目相关的内部管理文件、工作联系单、会议纪要等；2.与该项目相关的、非合同类的对外函件、通知、证明（不包含具有担保、承诺、债权债务性质的证明）；3.经公司批准的、在特定范围内使用的与项目实施直接相关的技术文件、资料等；4.其他经公司明确可以使用项目章的事项。严禁超越上述范围使用项目章，尤其不得用于签订各类合同、协议（除非有公司特别授权并明确范围）、对外借款、担保、出具欠条、承诺函、放弃权利声明等具有法律风险的文件。第十一条使用审批与登记1.使用项目章前，应由用印人填写《项目章使用申请单》，注明用印文件名称、份数、用印事由、对方单位（如有）等，并经项目负责人审批。对于重要或敏感文件的用印，还需报请公司相关职能部门或分管领导审批。2.经审批同意后，保管责任人方可盖章。盖章时应核对文件内容与审批内容是否一致，确认无误后方可盖章。3.所有项目章使用均应进行登记，填写《项目章使用登记表》，详细记录用印日期、文件名称、份数、审批人、用印人、保管人等信息，并可根据需要留存用印文件复印件或扫描件备查。第十二条使用规范1.项目章应清晰、完整地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），不得模糊不清或盖印不全。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或未填写完整的文件上加盖项目章。3.严禁携带项目章外出使用。确因工作需要必须外出用印的，须经公司分管领导批准，并由保管责任人或其指定人员随行保管和监印，用后立即带回。第四章项目章的变更、废止与缴销第十三条变更因项目名称变更、管理主体调整等原因需要变更项目章信息的，应按照本制度第六条、第七条规定的程序重新办理申请、审批和刻制手续，并将原项目章按本制度第十四条规定予以废止和缴销。第十四条废止与缴销出现下列情况之一时，项目章应予以废止并缴销：1.工程项目已竣工验收合格并办理完毕项目总结、资料归档等后续工作；2.项目因故中止、撤销或取消；3.项目章因磨损、变形等原因无法正常使用，需要重新刻制的；4.项目章使用范围发生重大调整，原项目章不再适用的；5.其他按照规定应当废止的情形。项目章废止后，项目负责人应立即组织将项目章交回公司行政管理部门，办理缴销手续，双方在《项目章缴销登记表》上签字确认。公司行政管理部门对缴销的项目章应进行登记、封存或按规定程序销毁，并做好记录。第十五条遗失处理项目章遗失后，保管责任人应立即向公司行政管理部门书面报告遗失情况（包括遗失时间、地点、原因、可能后果等），并提出处理意见。公司行政管理部门接到报告后，应立即上报公司领导，并根据批示协调相关部门（如法务、安保等）采取发布遗失声明、报案等必要的补救措施，以最大限度降低风险。同时，按照公司相关规定追究保管责任人及相关领导的责任。第五章监督检查与责任追究第十六条监督检查公司行政管理部门负责对全公司项目章的管理和使用情况进行定期或不定期的监督检查。各项目负责人及保管责任人应积极配合检查工作。检查内容包括但不限于：项目章的保管情况、使用登记情况、是否超范围使用等。第十七条责任追究对于违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准，擅自刻制、启用项目章的；2.擅自扩大项目章使用范围，或在禁止使用的文件上用印的；3.未履行审批手续或超越审批权限用印的；4.保管不善，导致项目章遗失、被盗或被滥用的；5.项目章废止后未按规定及时缴销，或擅自处理的；6.伪造、变造、买卖项目章的；7.其他违反本制度规定，造成公司或项目损失的行为。第六章附则第十八条解释权本制度由公司行政管理部门负责解释。第