2026年度长期会议会展服务协议书

2026年度长期会议会展服务协议书甲方（委托方公司）：乙方（服务方公司）：鉴于甲方拟于2026年度举办年度长期会议，需要乙方提供专业的会议会展服务，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：第一条合同标的1.1品名/服务内容：乙方负责甲方的2026年度长期会议的策划、组织、实施及现场管理服务。1.2规格型号/标准：按照甲方提供的会议规模、参会人员、会议日程、场地要求等具体标准执行。1.3数量：本次会议会展服务为一个完整的服务周期，包括但不限于前期策划、现场布置、设备租赁、人员安排、后勤保障等。1.4单价：设备租赁单价为人民币壹拾贰万伍仟元整，人员服务单价为人民币叁拾元/人·小时，其他服务费用按实际发生计算。1.5总价：合同总价为人民币叁拾柒万伍仟元整，大写：人民币叁拾柒万伍仟元整。第二条权利义务2.1甲方权利义务：2.1.1甲方应在合同签订后5个工作日内支付乙方预付款人民币壹拾万元整。2.1.2甲方应按照约定的时间、地点提供会议场地及相关设施。2.1.3甲方应配合乙方进行会议策划及实施工作，及时提供相关信息和资料。2.1.4甲方应在会议结束后对乙方提供的服务进行验收，并在3个工作日内向乙方提出书面验收意见。2.2乙方权利义务：2.2.1乙方应在合同签订后10个工作日内提交详细的会议策划方案及服务流程。2.2.2乙方应按照甲方要求，在规定的时间内完成会议策划、组织、实施及现场管理工作。2.2.3乙方应确保会议现场的安全、有序，并对参会人员进行必要的服务和引导。2.2.4乙方应按照甲方要求，在会议结束后3个工作日内提交会议总结报告。第三条付款方式3.1甲方应在合同签订后5个工作日内支付乙方预付款人民币壹拾万元整。3.2甲方应在会议策划方案提交后5个工作日内支付乙方策划费用人民币壹拾万元整。3.3甲方应在会议现场布置完毕后5个工作日内支付乙方布置费用人民币壹拾万元整。3.4甲方应在会议结束后5个工作日内支付乙方尾款人民币壹拾万元整。第四条违约责任4.1甲方违约责任：4.1.1甲方未按约定支付款项的，应向乙方支付逾期付款违约金，逾期付款每日按未付款项的千分之五支付违约金。4.1.2甲方未按约定提供会议场地及相关设施的，应向乙方支付违约金人民币壹万元整。4.2乙方违约责任：4.2.1乙方未按约定完成会议策划、组织、实施及现场管理工作的，应向甲方支付违约金人民币壹万元整。4.2.2乙方未按约定提供安全、有序的会议现场，导致甲方损失的，应赔偿甲方损失。第五条争议解决5.1双方在履行合同过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。第六条合同期限、生效条件、份数6.1本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为自2026年1月1日至2026年12月31日。6.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。第七条其他7.1本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。7.2本合同附件为本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。,甲方（委托方公司）：乙方（服务方公司）：签订日期：注：本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。第八条会议预算及支付方式8.1本次会议总预算为人民币伍拾万元整，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、住宿费、交通费、宣传费等。8.2甲方应于本合同签订之日起十个工作日内，向乙方支付人民币壹拾万元整作为预付款。8.3会议策划及实施阶段，甲方应于每个阶段结束后五个工作日内，向乙方支付该阶段已发生费用的百分之五十。8.4会议结束后五个工作日内，乙方应向甲方提交详细费用清单，甲方应在收到清单后五个工作日内支付剩余费用。8.5若因甲方原因导致会议延期或取消，甲方应按照实际发生费用支付给乙方，并承担乙方因此产生的合理损失。第九条会议资料及知识产权9.1乙方负责提供会议所需的各类资料，包括但不限于会议议程、参会人员名单、宣传材料等。9.2会议期间，甲方及参会人员应遵守知识产权相关法律法规，不得侵犯乙方或他人的知识产权。10.1双方对本合同内容以及会议相关信息负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。10.2保密期限自本合同签订之日起至合同终止后三年。第十一条不可抗力11.1因不可抗力导致本合同无法履行或履行困难的，双方互不承担违约责任。11.2不可抗力包括但不限于自然灾害、管理部门行为、社会异常事件等。第十二条合同解除12.1本合同签订后，任何一方未经对方同意，不得擅自解除合同。12.2出现以下情形之一，任何一方有权解除合同：（1）一方违约，经对方催告后十日内仍未履行；（2）一方丧失履行合同能力；（3）发生不可抗力，致使合同无法履行。第十三条合同变更13.1本合同签订后，任何一方不得擅自变更合同内容。13.2如需变更合同内容，双方应协商一致，并以书面形式签订补充协议。第十四条通知与送达14.1双方应按照本合同约定的联系方式及时通知对方，确保通知的及时性和有效性。14.2通知以书面形式发出，自发出之日起视为送达。第十五条法律适用与争议解决15.1本合同适用中华人民共和国法律。15.2双方在履行合同过程中发生的争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。第十六条附则16.1本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。16.2本合同附件为本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。第十七条费用支付17.1乙方应按照合同约定的时间节点，向甲方提供详细的费用清单，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、人工服务费等。17.2甲方应在收到乙方提供的费用清单后的五个工作日内，按照清单金额支付相应费用。17.3若甲方逾期支付，应向乙方支付逾期付款的日万分之五的违约金。第十八条安全保障18.1乙方应确保会议会展期间的场地、设施、设备安全，并制定相应的安全管理制度。18.2乙方应配备专职安全员，负责会议会展期间的安全巡查和应急处置。18.3若因乙方责任导致安全事故发生，乙方应承担全部责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。第十九条知识产权19.1双方应尊重对方的知识产权，未经对方同意，不得擅自使用对方的知识产权。19.2若甲方需使用乙方的知识产权，应事先与乙方协商并签订相应的知识产权使用协议。第二十条违约责任20.1若甲方未按照合同约定支付费用，应向乙方支付逾期付款的日万分之五的违约金。20.2若乙方未按照合同约定提供服务质量，应向甲方支付相应的违约金，并赔偿甲方因此遭受的损失。第二十一条保密条款21.1双方对本合同内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。21.2保密期限自合同签订之日起至合同终止后三年。第二十二条合同解除22.1出现以下情形之一，任何一方有权解除合同：（2）一方丧失履行合同能力；第二十三条合同终止23.1合同履行完毕或双方协商一致解除合同后，本合同终止。23.2合同终止后，双方应按照约定办理相关手续，并妥善处理遗留问题。第二十四条争议解决第二十五条附则25.1本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。25.2本合同附件为本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。,甲方（客户方）：乙方（服务方公司）：,签订日期：第二十六条付款方式26.1甲方应按照本协议约定的付款进度向乙方支付服务费用。26.2服务费用分为预付款和结算款，具体支付比例及时间节点如下：（1）预付款：合同签订后5个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的30%作为预付款；（2）结算款：服务项目完成后，甲方应在收到乙方提交的结算报告及发票后10个工作日内支付剩余的70%。26.3乙方在收到甲方支付的款项后，应及时开具正规发票。第二十七条服务质量27.1乙方应按照本协议约定，确保会议会展服务的质量，包括但不限于以下方面：（1）场地布置：场地布置应符合甲方要求，并确保场地整洁、安全；,（2）设备设施：设备设施应完好，满足会议会展需求；（3）人员服务：工作人员应具备专业素养，热情周到地为参会人员提供服务。第二十八条服务期限28.1本协议约定的服务期限为自合同签订之日起至会议会展活动结束之日止。28.2若因不可抗力导致服务期限延长，双方应协商确定新的服务期限。第二十九条不可抗力29.1不可抗力是指因自然灾害、管理部门行为、社会异常事件等不可预见、不可避免且不能克服的客观情况。29.2发生不可抗力事件，致使合同无法履行或履行困难的，双方应协商解决。如协商不成，任何一方均可解除合同，并无需承担违约责任。第三十条法律适用与争议解决30.1本协议适用中华人民共和国法律。第三十一条其他31.1本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。31.2本协议自双方签字盖章之日起生效。31.3本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。,甲方（客户方）：北京某科技有限公司乙方（服务方公司）：北京某会议会展有限公司签订日期：2026年6月15日,第三十二条会议会展活动预算及费用结算32.1本次会议会展活动的预算总额为人民币叁拾万元整（￥300,000.00），具体费用明细如下：,-场地租赁费用：人民币拾万元整（￥100,000.00）,-设备租赁费用：人民币捌万元整（￥80,000.00）,-媒体宣传费用：人民币壹万元整（￥10,000.00）,-餐饮费用：人民币伍万元整（￥50,000.00）,-住宿费用：人民币捌仟元整（￥8,000.00）,-交通费用：人民币壹仟元整（￥1,000.00）,-其他费用：人民币捌仟元整（￥8,000.00）32.2乙方应按照本协议约定的时间节点，向甲方提交详细的费用结算清单，包括但不限于发票、收据等有效凭证。32.3甲方应在收到乙方提交的结算清单后七个工作日内，按照结算清单确认的费用进行支付。32.4若乙方提供的费用结算清单存在虚假、误导性陈述或故意隐瞒等行为，甲方有权拒绝支付相关费用，并追究乙方的法律责任。第三十三条违约责任33.1乙方如未按时、按质完成会议会展活动服务，应向甲方支付违约金，违约金金额为实际损失金额的百分之五十。33.2若甲方未按时支付费用，应向乙方支付违约金，违约金金额为逾期付款金额的千分之五。33.3双方因违约行为造成对方损失的，还应承担相应的赔偿责任。第三十四条保密条款34.1