辍学学生档案管理工作规范

辍学学生档案管理工作规范一、总则（一）目的与依据为全面贯彻落实国家关于保障适龄儿童少年接受义务教育的法律法规及相关政策要求，进一步规范我校（园）辍学学生档案管理工作，准确掌握辍学学生情况，有效开展劝返复学工作，提升教育管理水平，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本校（园）对义务教育阶段辍学学生（含疑似辍学学生）的档案建立、收集、整理、保管、利用、移交及销毁等管理工作。相关教育行政部门、学校及参与此项工作的教职员工均应遵守本规范。（三）工作原则辍学学生档案管理工作应遵循真实准确、及时规范、完整系统、安全保密、动态管理的原则，确保档案材料的客观性、连续性和可追溯性。二、档案构成与内容（一）学生基本信息材料1.学生基本情况登记表：包括姓名、性别、出生日期、民族、身份证号（如已办理）、户籍所在地、现住址、联系电话、监护人信息及联系方式等。2.学籍基本信息：学籍号、原就读年级、班级等。3.学生照片（近期免冠照片）。（二）辍学情况材料1.辍学确认表：记录学生辍学日期、辍学年级、辍学原因（需详细具体，如家庭经济困难、厌学、随迁、疾病、意外事故、观念问题等，并尽可能注明直接诱因）、确认人及日期。2.辍学情况调查报告（如适用）：对特殊情况辍学学生，应附有简要的调查说明材料。（三）辍学干预与劝返记录材料1.家校联系记录：包括与家长（或监护人）的电话沟通记录、当面家访记录（含家访时间、地点、参与人员、沟通内容、家长意见等）、书面通知（如《复学通知书》存根及送达记录）。2.劝返工作记录：记录学校及相关部门开展劝返工作的具体措施、过程、参与人员、劝返次数、学生及家长反馈意见等。3.帮扶措施记录：针对辍学原因，学校或相关部门制定的帮扶计划及实施情况记录，如学业辅导、心理疏导、生活补助、政策宣讲等。4.复学证明材料（如劝返成功）：学生复学后的相关手续证明。5.未能劝返原因分析及佐证材料（如确实无法劝返）。（四）后续情况记录材料1.学生流向追踪记录：对于已辍学且未能及时劝返的学生，其后续去向、是否在其他地区就读、是否务工等情况的追踪调查记录。2.其他需要说明的情况材料。三、档案建立与管理（一）档案建立1.发现学生疑似辍学或确认辍学时，班主任应立即向学校主管部门报告，并着手收集整理相关材料。2.学校应在学生确认辍学后一周内，完成辍学学生档案的初步建立工作。3.档案材料应统一使用A4纸张，书写规范，字迹清晰，不得使用不规范简化字。原始材料为复印件的，应注明原件保管单位或出处，并由经办人签字确认。（二）档案整理与编号1.档案材料应按照“学生基本信息材料”、“辍学情况材料”、“辍学干预与劝返记录材料”、“后续情况记录材料”的顺序进行整理。2.每卷档案应编制卷内目录，标明材料序号、材料名称、页号、日期。3.档案应进行统一编号，编号规则可由学校根据实际情况制定，确保唯一性和可检索性。（三）档案保管1.学校应设立专门或指定专柜用于存放辍学学生档案，确保档案存放安全、有序，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在专用计算机或服务器中，采取加密、备份等安全措施，防止数据丢失或泄露。（四）档案更新1.辍学学生档案实行动态管理。在劝返工作过程中、学生情况发生变化时，应及时补充、更新相关材料，并在档案中注明更新日期和责任人。2.劝返成功复学的学生，其辍学档案材料应整理后归入该生学籍档案一并管理。四、档案的日常管理与利用（一）档案保管与交接1.档案管理人员应熟悉档案业务，认真负责，定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。2.档案管理人员变动时，必须办理严格的交接手续，交接双方应在交接清单上签字确认。（二）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅或借阅辍学学生档案，须经学校主管领导批准，并履行登记手续，明确查阅（借阅）目的、范围和期限。2.查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。3.借阅档案一般限在指定场所查阅，确需带出的，须经严格审批，并限期归还。归还时应认真核对，确保档案材料完整无损。（三）档案保密档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，不得泄露档案内容。严禁将档案材料带至非工作场所，严禁私自向无关人员提供档案信息。（四）档案保管期限辍学学生档案保管期限一般应至学生年满十八周岁后，或根据地方教育行政部门规定执行。对于劝返复学的学生，其辍学档案材料随学籍档案长期保存。（五）档案销毁对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，经学校领导集体研究批准后，由两人以上负责监销，并做好销毁记录。涉及个人隐私的电子档案数据，应彻底删除，确保无法恢复。五、电子档案管理（一）电子档案的建立与归档鼓励有条件的单位建立电子档案管理系统。电子档案的内容应与纸质档案保持一致，并确保其真实性、完整性和有效性。电子文件的形成、收集、整理、归档应符合国家相关电子文件管理规范。（二）电子档案的存储与备份电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并定期进行备份，防止数据丢失。备份介质应异地存放，并做好标识和管理。（三）电子档案的使用与安全电子档案的查阅、复制、传输等操作应进行权限控制和日志记录。采取必要的技术措施，防止电子档案被非法访问、篡改或破坏。六、责任追究对于在辍学学生档案管理工作中出现玩忽职守、弄虚作假、泄露秘密、擅自销毁或丢失重要档案材料等行为的，学校应视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通