行政办公室档案管理操作规范

行政办公室档案管理操作规范一、总则档案作为单位各项职能活动的原始记录，是单位历史沿革、经验积累和决策参考的重要依据，具有不可替代的凭证价值与参考价值。为规范我单位行政办公室档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，提高行政管理效能，依据国家相关档案管理法律法规，并结合本单位实际情况，特制定本规范。本规范适用于单位行政办公室各类档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。全体员工均有保护单位档案的义务，并应严格遵守本规范的各项规定。档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，安全保密、便于利用的原则。二、档案的收集与归档档案收集与归档是档案管理的基础环节，应确保及时、完整、规范。（一）归档范围行政办公室应归档的档案材料主要包括但不限于：单位对外行文、内部管理文件、会议纪要、工作计划与总结、各类合同协议、重要会议材料、人事任免与奖惩文件、财务相关凭证与报表（由财务部门按规定归档，行政办公室协助）、基建项目材料、设备购置与维护记录、对外交往材料、荣誉资质、声像电子材料及其他具有保存价值的各类载体材料。各单位应根据自身职能特点，制定详细的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。（二）归档时间1.定期归档：日常行政管理文件材料，一般应在次年第一季度内完成上一年度文件的收集与归档工作。2.即时归档：对于重要的会议材料、合同协议、突发事件处理记录等具有时效性或重要凭证作用的文件材料，应在办理完毕后及时归档。3.专项归档：专项工作（如大型活动、重点项目）结束后，应在一个月内完成相关文件材料的整理归档。（三）归档要求1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。2.文件材料应为原件，如遇特殊情况需用复印件归档，须注明原件保管处及原因，并由相关负责人签字确认。3.归档文件材料应字迹清晰、纸张质量良好，符合长期保存要求。热敏纸打印件、铅笔书写件等不宜长期保存的材料，应进行复制后归档。4.电子文件的归档应符合国家及行业关于电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质档案建立关联。三、档案的整理与分类档案整理与分类是实现档案系统化、条理化，提高利用效率的关键环节。（一）分类方法行政办公室档案一般可采用年度-组织机构（或问题）-保管期限的分类方法，也可根据单位实际情况选择适宜的分类体系。分类体系应保持相对稳定。1.年度分类：将文件材料按其形成年度进行划分。2.组织机构分类：在年度下，按单位内部各职能部门或工作机构进行划分。3.问题分类：在年度下，按文件内容所反映的问题进行划分，如行政管理、人事管理、财务管理、业务管理等。4.保管期限分类：在上述分类基础上，按档案的保管期限（永久、定期，定期一般分为长期和短期）进行划分。（二）编号与排序1.档号编制：应按照档案分类方案和排列顺序，为每份档案赋予唯一的档号。档号编制应规范、简洁，便于识别、检索和管理。2.文件排序：同一案卷内的文件，应根据其形成规律或重要程度进行系统排列。通常按事由结合时间、重要程度及文件编号顺序排列。正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；定稿在前，修改稿在后。（三）编目与装订1.案卷（件）编目：对整理好的档案应逐卷（件）编制档案目录，包括案卷（件）号、题名、责任者、形成日期、页数、保管期限等基本要素。2.装订：归档文件材料一般应拆除金属装订物，采用线装或符合档案保护要求的装订方式进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。对于页数较少的文件，可采用“件”为单位装订；对于页数较多的，可组成案卷装订。四、档案的保管与防护档案保管的目的是维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命。（一）库房要求1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。2.库房内应保持适宜的温度（一般控制在14℃-24℃）和相对湿度（一般控制在45%-60%），并配备必要的温湿度调控设备和监测仪器。3.库房内严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。4.档案库房应与办公区域、生活区域相隔离。（二）装具要求档案应存放在符合国家标准的档案柜、档案盒中。档案柜应牢固耐用，具备一定的防火、防潮性能。档案盒应选用无酸、无腐蚀的材料制作。（三）日常管理1.建立档案库房管理制度，明确管理人员职责。非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.档案入库前应进行检查，防止将有害物质带入库房。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并记录。4.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用等情况进行详细记录。5.积极采用先进的档案保护技术和设备，对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（四）保密管理1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。2.涉密档案应单独存放，采取严格的保密措施，其管理、利用、销毁等环节均应按照涉密文件管理规定执行。3.档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。五、档案的利用与借阅档案利用是档案工作的最终目的，应在确保档案安全的前提下，积极为单位各项工作服务。（一）利用范围与权限1.单位内部人员因工作需要可查阅与其工作职责相关的档案。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经本单位相关负责人批准后方可查阅。查阅涉密档案，须报请单位主要领导批准。3.档案利用一般应在指定的阅档室进行。（二）借阅手续1.查阅档案须填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、部门、日期、档案名称、档号、借阅目的、借阅期限等信息，并经相关负责人签字批准。2.借阅档案应限期归还，一般情况下，普通档案借阅期限不超过一周，重要档案不超过三天。确需延长借阅期限的，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。3.借阅的档案不得带出单位指定的阅档范围，严禁转借他人。4.利用档案时，如发现档案存在问题（如缺页、破损等），应及时向档案管理人员报告。（四）归还与注销1.借阅档案到期应及时归还，档案管理人员应对归还的档案进行检查核对，确认无误后在《档案借阅登记表》上注销。2.对逾期未归还的档案，档案管理人员应及时催还。六、档案的鉴定与销毁档案鉴定与销毁是档案管理的重要环节，应严格按照规定程序进行。（一）鉴定组织单位应成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理人员对已到保管期限的档案进行梳理，提出初步鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对档案进行集体审查、鉴定，确定其存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对无保存价值的档案，予以销毁。（三）销毁程序1.对经鉴定确需销毁的档案，由档案管理人员编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、档号、数量、形成日期、保管期限、鉴定意见等内容。2.《档案销毁清册》须经单位分管领导审核，单位主要领导批准后方可实施销毁。3.销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，监销人应在清册上注明“已销毁”及销毁日期。4.严禁个人私自销毁档案材料。电子档案的销毁应符合相关技术规范，确保数据无法恢复。七、责任追究对于在档案管理工作中违反本规范，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任