文书模板-办公场所共用情况说明

会计实操文库1/5文书模板-办公场所共用情况说明致：公司管理层、税务部门、市场监管部门及相关合作单位：为合理优化办公资源配置、降低运营成本，提高场地使用效率，本着平等自愿、权责清晰、合规共用的原则，现就本公司与关联方/集团内兄弟公司共用办公场所相关事宜，作出真实、完整、详细说明，本说明所载内容均与实际情况一致，无虚假隐瞒、虚构信息情形，相关各方对共用事宜均无异议，特此报备。一、共用双方主体信息甲方（共用方一）：____________________（公司全称）统一社会信用代码：____________________法定代表人：____________________联系电话：____________________乙方（共用方二）：____________________（公司全称）统一社会信用代码：____________________法定代表人：____________________联系电话：____________________（注：若为多方共用，可依次增列丙方、丁方信息，确保主体清晰）二、办公场所共用核心信息共用办公地址：______省______市______区______街道______路______号______楼栋______室（与营业执照注册地址/实际经营地址一致，详细至具体门牌号）房屋权属情况：该办公场所房屋产权归□甲方所有□乙方所有□第三方产权方所有，产权清晰，无权属纠纷、无抵押查封限制，具备合法办公使用资质。共用面积与区域划分：办公场所总建筑面积______平方米，各方共用区域及独立使用区域明确划分，其中：-共用公共区域：前台接待区、会议室、茶水间、卫生间、走廊通道等，由各方共同使用、共同维护；-独立办公区域：甲方专属办公区______平方米，乙方专属办公区______平方米，分区使用、互不干扰，场地布局清晰，可现场核查确认。共用期限：自______年______月______日起至______年______月______日止，期满后如需继续共用，各方另行协商续签。三、办公场所共用原因1.双方同属集团内关联企业，业务协同性强、日常对接频繁，共用办公场所便于高效开展业务合作、统筹内部管理，减少跨区域沟通成本，提升工作协同效率；2.合理整合闲置办公资源，避免场地重复租赁、资源浪费，有效降低双方办公运营成本，优化整体费用支出结构；3.该办公场所位置优越、配套完善，满足双方日常办公、客户接待、业务开展的全部需求，具备多方共用的客观条件，且已征得房屋产权方书面同意。四、费用分摊约定（增值税相关处理遵照集团税务制度执行）为明确费用权责，避免纠纷，办公场所产生的各项费用，由双方按实际使用面积/使用比例合理分摊，具体约定如下：房屋租金/物业费用：每月总费用______元，甲方分摊______%，乙方分摊______%，由产权方/出租方统一收取，各方按分摊比例按时足额支付；水电、网络、供暖等公共事业费用：按实际产生金额，依据共用约定比例分摊，凭费用发票、分割单据实结算；办公设施维护、保洁等杂费：由双方共同承担，按需分摊，费用支出公开透明，定期核对账目；所有费用分摊均签订书面分摊协议，留存费用发票、分割单、付款凭证，符合财务及税务相关管理规定，不涉及违规分摊、虚列费用情形。五、权责划分与日常管理各方严格遵守房屋管理规定及物业管理要求，文明办公、爱护公共设施，共同维护办公场所环境卫生与办公秩序；各方独立承担自身经营活动产生的法律责任、税务责任及债权债务，互不干涉对方日常经营，不因办公场所共用承担对方任何连带责任；共用期间，如需对办公区域进行改造装修，需经双方及产权方同意，费用由申请方自行承担；各方指定专人对接办公场所日常管理、费用核对、沟通协调事宜，确保共用工作有序开展。六、合规声明与承诺1.本办公场所共用行为，均已征得房屋产权方书面同意，签订合法有效的共用协议，符合房屋租赁及物业管理相关规定，不存在违规占用、擅自共用情形；2.双方均为独立法人主体，独立核算、依法纳税、合规经营，共用办公场所不改变双方独立经营主体性质，不影响税务申报、财务核算及工商备案；3.费用分摊遵循公平合理、独立交易原则，分摊标准与实际使用情况匹配，相关凭证齐全合规，符合集团内费用分摊税务处理相关规定，不存在违规避税、虚摊费用行为；4.若后续办公地址变更、共用关系终止，各方将及时办理相关信息变更备案手续，结清全部费用，妥善处理后续事宜。特此说明。甲方（盖章）：____________________法定代表人/授权代表人（签字）：____________________日期：______年______月______日乙方（盖章）：____________________法定代表人/授权代表人（签