钉钉管理制度及流程

钉钉协同办公平台管理制度及应用流程一、总则1.1目的与依据为规范公司钉钉协同办公平台（以下简称“钉钉平台”）的使用与管理，提升内部沟通效率、优化协作流程、保障信息安全，确保平台在企业运营中发挥有效作用，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司全体员工（包括正式、试用、实习等各类人员）在公司授权范围内使用钉钉平台进行办公活动的全过程。公司通过钉钉平台部署的各项应用及服务，均受本制度约束。1.3基本原则钉钉平台的使用与管理遵循“统一规划、分级负责、规范高效、安全保密”的原则。鼓励员工积极利用平台提升工作效率，但必须以遵守国家法律、公司规定及社会公德为前提。二、组织与职责2.1管理部门公司信息技术部门（或指定行政部门，以下统称“钉钉管理部门”）是钉钉平台的归口管理部门，主要职责包括：平台功能配置与维护、用户账号管理、应用权限分配、数据安全保障、制度执行监督及用户操作培训与技术支持。2.2业务部门职责各业务部门负责人为本部门钉钉平台使用与信息安全的第一责任人，应指导和监督本部门员工正确、规范使用钉钉平台，确保本部门相关业务流程在平台上的顺畅运行，并积极配合钉钉管理部门的工作。三、账号管理3.1账号申请与开通员工入职后，由人力资源部门统一提交账号开通申请，钉钉管理部门审核后为其开通钉钉企业账号。账号信息应与员工真实身份一致，通常以员工工号或公司邮箱前缀作为登录名。3.2账号使用规范员工应妥善保管个人钉钉账号及密码，严禁转借、共用或泄露给无关人员。初始密码登录后应立即修改，并定期更换以保证安全。个人信息（如联系方式、岗位等）发生变更时，应及时在钉钉平台更新。3.3账号停用与注销员工离职、调动或因其他原因离开原岗位时，人力资源部门应及时通知钉钉管理部门，办理账号权限调整或注销手续。员工离职前，须清理个人账号下与工作相关的重要数据，并完成交接。四、平台应用管理4.1应用范围与权限钉钉平台上的应用分为基础应用与增值应用（或自定义应用）。基础应用（如通讯录、聊天、钉盘、基础审批等）通常对全体员工开放；增值应用或特定业务应用的使用权限，由相关业务部门提出申请，钉钉管理部门根据职责分工和审批流程进行配置与授权。4.2工作台管理各部门可根据工作需要，在钉钉管理部门的指导下，申请或创建符合部门业务需求的工作台应用或模块，但需遵循公司统一的技术规范和安全标准，不得擅自添加未经审核的外部应用。4.3通知与公告发布公司级通知公告由公司指定部门（如行政部或总经办）通过钉钉“公告”功能发布；部门级通知可通过部门群公告或钉消息发布。发布内容须真实、准确、合规，重要通知应要求接收方确认已读。五、沟通与协作规范5.1即时通讯员工应根据工作需要选择适当的沟通方式。工作沟通应尽量使用钉钉进行，以便记录和追溯。群聊应设定明确主题，无关信息、不当言论、涉密信息禁止在群内发布。重要事项沟通后，建议通过“钉一下”功能确保对方及时查收。5.2会议管理鼓励通过钉钉会议功能召开远程或线上线下结合的会议。会议发起前应明确议题、参会人员、时间，并提前发送会议通知及相关材料。会议过程中应遵守会议纪律，会后可通过会议纪要功能总结要点并@相关责任人。5.3日程管理员工可利用钉钉日程功能管理个人工作安排，并与同事共享日程以便协调会议或协作事项。重要的工作节点、项目截止日期等应在日程中明确标注。5.4钉盘使用钉盘是公司重要的电子文档存储与共享平台。员工应将工作相关的非涉密文档存入钉盘，并根据文档性质和保密要求设置合理的共享范围和权限。个人文件建议存入个人钉盘，公司公共文件和部门共享文件应存入对应公共或部门钉盘，并规范命名，便于查找。严禁在钉盘中存储与工作无关的私人文件或非法、违规内容。六、审批流程管理6.1审批流程设计原则公司各类审批流程（如请假、报销、出差、物品领用等）应基于高效、规范、分级授权的原则在钉钉平台上设计和配置。各业务部门负责梳理本部门的审批事项及流程节点，钉钉管理部门负责技术实现和维护。6.2审批发起与处理员工发起审批时，应选择正确的审批模板，如实、完整填写相关信息并上传必要附件。审批人应及时处理待办审批，对不符合要求的审批应退回并注明原因。审批流程中涉及的相关人员应积极配合，确保审批高效流转。6.3审批记录与归档钉钉平台自动记录的审批数据及结果，是公司重要的管理依据，相关部门应根据需要定期导出、备份和归档。七、信息安全与保密7.1信息安全责任所有使用钉钉平台的员工均有责任维护公司信息安全。严禁利用钉钉平台制作、复制、查阅和传播违反国家法律法规及公司规定的信息。严禁泄露公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感数据。7.2数据安全保护员工在使用钉盘、云文档等功能时，应对所存储和传输的数据进行分类管理，明确保密级别。涉及高敏感信息的，应避免通过钉钉传输，或采取额外的加密保护措施。7.3安全事件报告发现账号异常、信息泄露或其他安全隐患时，员工应立即向钉钉管理部门或公司安全管理部门报告，并采取应急措施防止事态扩大。八、监督与责任8.1监督检查钉钉管理部门及公司相关管理部门有权对钉钉平台的使用情况进行监督检查，员工应予以配合。8.2违规处理对于违反本制度规定，造成不良后果或损失的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至按照公司奖惩制度给予相应纪律处分；涉嫌违法的，将移交司法机关处理。九、附则9.1制度解释本制度由公司钉钉管理部门负责解释。9.2制度修订本制度根据公司发展和平台应用情况，可适时进行修订，修订程序同制定程序。9.3生效日期本