企业人事档案管理细则

企业人事档案管理细则第一章总则第一条目的与依据为规范企业人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，为企业人力资源管理决策提供可靠依据，维护企业与员工的合法权益，根据国家有关法律法规及企业实际情况，特制定本细则。第二条适用范围本细则适用于企业全体在职员工、离退休人员、离职人员的人事档案管理。企业各部门及所有涉及档案操作的人员均须遵守本细则规定。第三条基本原则人事档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：档案材料必须真实反映员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现及其他相关情况。（二）完整性原则：确保档案材料收集齐全、手续完备，全面反映员工职业生涯轨迹。（三）规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递、销毁等环节均需符合本细则及相关规定。（四）安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息安全，严防失泄密、丢失、损坏。（五）保密性原则：严格遵守国家及企业保密规定，未经授权不得擅自泄露档案内容。第二章管理机构与职责第四条管理部门企业人力资源部门是人事档案管理的归口管理部门，负责统筹、指导和监督全企业的人事档案管理工作。第五条人力资源部门职责（一）贯彻执行国家及上级主管部门关于档案工作的方针政策和法规制度。（二）制定和完善企业人事档案管理相关规章制度和工作流程。（三）负责员工人事档案的建立、接收、建立电子档案、日常管理、利用、转递、鉴定和销毁等工作。（四）组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提升专业素养。（五）监督检查各部门档案材料的形成、积累和归档工作。（六）负责档案管理所需设备、设施的配置与维护。第六条档案管理人员职责（一）认真学习档案管理业务知识，严格遵守档案管理规章制度和保密纪律。（二）负责档案材料的接收、鉴别、分类、整理、装订、编号、登记和保管。（三）及时、准确地收集、补充员工应归档的材料。（四）严格按照规定办理档案的查阅、借阅和转递手续。（五）维护档案库房及档案管理系统的安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作。（六）发现档案损坏、丢失或失泄密情况，立即报告并采取补救措施。第七条各部门职责（一）积极配合人力资源部门做好本部门员工应归档材料的及时收集、整理和移交工作。（二）指定专人（通常为部门内勤或负责人）负责本部门员工档案材料的初步审核与提交。（三）遵守档案管理及保密相关规定，不得私自保管、复制、摘抄、传播员工档案信息。第三章档案的建立与接收第八条档案建立（一）新入职员工，人力资源部门应在员工报到后一个月内为其建立人事档案。（二）档案应包括但不限于员工入职登记表、个人简历、身份证明、学历学位证明、职业资格证书、劳动（聘用）合同、薪酬核定表、社会保险缴纳凭证等材料。（三）档案材料应手续齐全、内容真实、规范整洁。复印件需注明原件保管单位或经核对人签字并加盖核对章。第九条档案接收（一）接收外部转来的员工档案，须认真核对档案材料是否齐全、准确，档案转递通知单项目是否填写完整，核对无误后在回执上签字盖章，并及时登记入库。（二）发现档案材料短缺或不符合要求的，应及时与原档案管理单位联系解决。第四章档案材料的收集与归档第十条收集范围档案材料的收集范围主要包括：（一）履历材料：个人简历等；（二）自传和思想汇报材料：自传、学习或工作思想总结等；（三）考察考核、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等；（四）学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书复印件、培训结业证书等；（五）政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；（六）党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；（七）奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等；（八）处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等；（九）招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等；（十）其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。第十一条收集要求（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。（二）凡规定由组织形成的材料，须由组织盖章；个人撰写的材料，须有本人签字。（三）复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章，注明日期。（四）外文材料须附有规范的中文译本，并由翻译单位或翻译人签字盖章。第十二条归档时间（一）员工入职、转正、调动、考核、奖惩、培训等形成的材料，应在相关手续办理完毕后一个月内收集归档。（二）年度考核、工资调整等周期性材料，应在统一办理完毕后一个月内集中收集归档。（三）其他零散材料，应随时形成随时收集，最迟不超过三个月归档。第十三条材料归档（一）档案管理人员对收集到的材料要认真鉴别，对不符合要求的材料，应退回形成部门或个人补充完善。（二）归档材料应按照档案管理规定进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录，并装订成册。（三）归档材料应及时录入档案管理系统，确保电子信息与纸质材料一致。第五章档案的日常管理第十四条档案库房管理（一）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。（二）档案库房应保持整洁、安静，严禁吸烟和存放易燃易爆物品。（三）非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十五条档案存放（一）档案应按照档案编号顺序存放于专用档案柜中，做到科学排列、便于查找。（二）不同类别、不同状态（在职、离职、离退休等）的档案应分区存放，并设置明显标识。（三）档案柜应保持完好，定期检查维护。第十六条档案保密（一）档案属于企业核心机密信息，档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家和企业保密规定，严守档案纪律。（二）严禁私自复制、摘抄、拍摄、传播档案内容。（三）档案管理系统应设置严格的访问权限，密码定期更换。（四）发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按规定追究相关人员责任。第十七条档案保管期限员工人事档案的保管期限参照国家相关规定执行。对于离职员工档案，按规定期限保管后按程序进行鉴定和处理。第十八条档案清点档案管理人员应定期对所保管的档案进行清点核对，每年至少全面清点一次，发现问题及时处理并报告。第六章档案的利用第十九条利用范围与权限（一）因企业人力资源管理、考察、任免、奖惩、薪酬调整、政审、科研等工作需要，可以查阅相关员工档案。（二）公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经人力资源部门负责人批准。（三）员工本人一般不得查阅本人档案。因特殊情况（如政审、报考等）确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经人力资源部门负责人批准后，由档案管理人员查阅并告知结果，本人不得直接接触档案。（四）严禁任何组织或个人以任何理由查阅、复制、摘抄与工作无关的档案材料。第二十条查阅程序（一）查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅人、查阅范围、查阅时间等，经相应权限负责人批准。查阅重要或敏感档案信息，须报请企业分管人力资源工作的领导批准。（二）查阅人须出示有效身份证件，档案管理人员核对无误后方可提供查阅。（三）查阅档案原则上在指定的阅档室进行。第二十一条查阅要求（一）查阅档案时，必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要复制的，须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（三）查阅完毕，档案管理人员应核对档案材料无误后，及时收回并放回原处。第二十二条借阅管理（一）档案一般不得带出阅档室。因特殊情况确需借出的，须经企业分管人力资源工作的领导批准，严格履行借阅登记手续，明确借阅期限。（二）档案借出期间，借阅部门和个人对档案的安全、保密负全部责任。（三）档案借阅期限一般不超过三个工作日，确需延长的，须办理续借手续。（四）档案归还时，档案管理人员应仔细核对，确保材料齐全、完好无损。第七章档案的转递第二十三条转递条件员工因辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休、升学、参军或调动到其他单位工作等原因离开企业，人力资源部门应在一个月内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。第二十四条转递方式（一）档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁员工本人自带或通过普通邮寄方式转递。（二）对于不具备机要转递条件的接收单位，可由企业派专人送递，并严格履行交接手续。第二十五条转递手续（一）转递档案前，档案管理人员应认真核对档案材料是否齐全，确保无误后填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由经办人签字盖章。（二）档案送出后，应及时跟踪档案接收情况，确保对方单位签收。收到回执后，将其粘贴在《档案转递通知单》存根上归档备查。（三）接收单位退回档案或提出疑问的，应及时处理。第八章档案的鉴定与销毁第二十六条档案鉴定（一）对于已故人员档案、长期离职人员档案等，应按照国家有关规定定期进行鉴定。（二）档案鉴定工作由人力资源部门组织相关人员组成鉴定小组进行，对档案的保存价值、保管期限进行评估。（三）鉴定工作结束后，应形成鉴定报告，对确无保存价值的档案，提出销毁意见。第二十七条档案销毁（一）销毁档案须严格按照规定程序进行，严禁个人私自销毁档案材料。（二）经鉴定确需销毁的档案，由鉴定小组填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的编号、姓名、形成时间、销毁原因等，报企业分管人力资源工作的领导审批后，方可销毁。（三）档案销毁应有两人以上监销，监销人须在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁时间、地点和方式。严禁将销毁的档案材料作为废纸出售或随意丢弃。（四）《档案销毁清册》应永久保存。第九章电子档案管理第二十八条电子档案建立（一）鼓励并逐步推行人事档案电子化管理。对于纸质档案，应进行数字化扫描、著录、存储，建立电子档案。（二）电子档案的建立应符合国家及行业关于电子文件归档与电子档案管理的相关标准和要求。（三）电子档案与纸质档案具有同等效力。第二十九条电子档案管理（一）电子档案应存储在企业指定的安全服务器或存储介质中，做好备份和容灾工作。（二）电子档案管理系统应具备严格的权限控制、操作日志记录和安全保密功能。（三）定期对电子档案进行校验和迁移，确保其可读性和安全性。第