合同到期续签提醒服务操作流程

合同到期续签提醒服务操作流程一、服务启动流程（一）合同到期预警。系统自动扫描合同数据库，对即将到期的合同生成预警清单。预警时间设定为合同到期前90天，通过邮件、短信及系统公告三种渠道同步推送至合同管理专员。预警清单需包含合同编号、签约方、到期日期、合同金额等核心信息，并标注“续签预警”标签。1.预警清单生成系统自动匹配合同到期日，筛选出30日内到期的合同，生成预警清单。清单按到期时间升序排列，每页显示50条记录，支持按签约方、合同类型、到期日期等字段筛选。合同管理专员需在收到预警后24小时内确认预警状态，对非续签合同需标注“不续签”并说明原因。2.预警确认机制合同管理专员通过合同管理系统对预警信息进行确认。确认流程包括：（1）核对合同关键信息是否准确；（2）确认预警推送渠道是否完整；（3）对异常合同（如长期未履行）进行标注并提交审批。确认后的预警信息将同步至法务部门备案，法务部门需在3个工作日内完成合同合规性评估。（二）续签准备启动。合同管理专员根据预警清单制定续签准备工作方案，方案需包含以下内容：1.续签必要性评估评估内容包括：（1）合同履约情况分析；（2）合作方履约能力审核；（3）续签成本效益测算。评估结果需形成书面报告，附在合同续签档案中。2.续签谈判准备（1）收集原合同关键条款；（2）准备续签谈判清单；（3）制定谈判策略及底线方案。谈判清单需明确续签期限、价格调整机制、违约责任等核心要素，由业务部门牵头编制，法务部门审核。二、续签谈判管理（一）谈判启动条件。合同管理专员需在以下条件下启动正式谈判：1.合同价值标准续签合同金额超过100万元的，必须启动正式谈判流程。金额在50-100万元的合同需经部门负责人审批。2.合作方资质要求续签合作方需满足：（1）近三年无重大违约记录；（2）信用评级在B级以上；（3）业务能力满足合同需求。资质审核由法务部门牵头，财务部门配合完成。（二）谈判执行规范。谈判过程需遵循以下规范：1.谈判团队组建（1）业务部门负责人担任主谈；（2）法务人员担任法律顾问；（3）财务人员负责价格条款审核。谈判团队需在正式谈判前7天完成组建，并制定谈判授权书。2.谈判记录管理（1）每次谈判需形成书面记录，包含谈判时间、参与人员、主要议题、达成共识等要素；（2）重要谈判需录音，录音资料需经双方确认后存档；（3）谈判过程中形成的补充协议需经法务部门审核。三、合同续签审批（一）审批权限划分。合同续签审批权限按合同金额分级管理：1.50万元以下合同由业务部门负责人审批，审批时限不超过5个工作日。2.50-200万元合同需经部门负责人及分管领导审批，审批时限不超过10个工作日。3.200万元以上合同需经公司法律委员会审议，分管领导审批，审批时限不超过15个工作日。（二）审批流程执行。审批流程需按以下步骤执行：1.初步审批业务部门提交续签方案，部门负责人在3个工作日内完成初步审批。2.专业审核（1）法务部门审核法律条款，时限5个工作日；（2）财务部门审核价格条款，时限3个工作日；（3）审计部门对金额超过100万元的合同进行风险评估，时限7个工作日。3.最终审批综合各部门审核意见形成最终审批方案，按权限逐级审批。四、合同签署管理（一）签署条件确认。合同需满足以下条件方可签署：1.审批流程完整所有审批环节已完成，审批记录完整存档。2.文本准备就绪续签合同文本经法务部门最终审核，无重大法律风险。3.合作方确认合作方已收到合同文本，无重大异议。（二）签署执行规范。合同签署需遵循以下规范：1.签署方式要求（1）金额超过50万元的合同必须采用书面签署；（2）金额在10-50万元的合同可采用电子签署或书面签署；（3）金额10万元以下的合同可由授权代表签字。2.签署文件管理（1）签署完成后需立即加盖公章或合同专用章；（2）原件由法务部门统一保管，复印件按需分发；（3）电子签署需确保签署流程符合《电子签名法》要求。五、合同归档管理（一）归档范围要求。合同归档需包含以下材料：1.原合同文本（1）原合同正本及所有附件；（2）原合同签署过程相关文件。2.续签过程材料（1）续签谈判记录；（2）审批流程文件；（3）签署过程证明材料。（二）归档执行标准。合同归档需符合以下标准：1.归档时限合同签署完成后30个工作日内完成归档。2.存档方式（1）纸质合同采用盒式存档，按合同编号排序；（2）电子合同需上传至合同管理系统，并同步纸质合同扫描件。3.检索要求（1）建立合同电子目录，按签约方、合同类型、签订日期等多维度索引；（2）重要合同需编制检索索引卡，标注关键信息及存放位置。六、异常处理机制（一）续签失败处理。当合同续签出现以下情况时需启动失败处理机制：1.合作方拒绝续签（1）立即启动替代方案评估；（2）对未履行合同条款采取法律措施。2.合同条款无法达成一致（1）整理未达成条款清单；（2）启动争议解决程序。（二）续签延期处理。合同续签出现以下情况时可申请延期：1.审批流程延误（1）提交延期申请，说明原因；（2）经审批后方可延期。2.合作方临时变故（1）提供合作方书面说明；（2）评估风险后决定是否延期。（三）风险防控措施。为防范续签风险需落实以下措施：1.定期合同健康检查每季度对续签合同进行风险评估，重点关注：（1）合作方经营状况；（2）市场环境变化；（3）合同履行争议。2.备案管理（1）所有续签合同需在系统中备案；（2）重大合同需提交月度报告。七、系统支持保障（一）合同管理系统功能要求。合同管理系统需支持以下功能：1.自动预警功能（1）设置预警规则，自动生成预警清单；（2）支持预警推送至指定邮箱或移动端。2.谈判管理功能（1）记录谈判过程，生成谈判纪要；（2）支持多版本合同比对。（二）系统使用规范。系统使用需符合以下规范：1.数据录入标准（1）合同信息必须完整、准确；（2）关键数据（如金额、期限）必须核对。2.权限管理要求（1）按角色分配系统权限；（2）所