办公设备维护报修制度

办公设备维护报修制度第一章总则第一条制度目的为规范公司办公设备的维护与报修管理，保障设备正常运行，提高办公效率，降低设备故障率及维修成本，明确各部门及人员的职责，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有部门及员工使用的办公设备，包括但不限于计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、电话机、碎纸机、空调、饮水机等。第三条管理原则办公设备维护报修工作遵循“预防为主、及时报修、规范处理、高效恢复”的原则，实行统一管理、分级负责的管理模式。第二章设备管理职责第四条行政部职责1.负责制定和完善办公设备维护报修相关制度及流程，并监督执行；2.负责办公设备的统一采购、登记建档、台账管理，建立设备信息库，内容包括设备名称、型号、规格、购置时间、价格、供应商、使用部门、使用人、维修记录等；3.负责联系专业维修服务商，建立合格服务商名录，签订维修服务协议，对维修服务质量进行评估和管理；4.组织开展办公设备使用及维护知识培训，提高员工设备使用规范性；5.定期对各部门办公设备维护及使用情况进行检查与考核；6.负责办公设备的报废审批及处置工作。第五条各部门职责1.各部门指定一名设备管理员，负责本部门办公设备的日常管理、使用监督及报修信息的初步核实与上报；2.组织本部门员工学习办公设备使用及维护制度，引导员工正确使用设备；3.配合行政部开展设备检查、盘点及维修等工作。第六条员工职责1.严格按照设备操作规程正确使用办公设备，做好日常清洁与简单维护工作；2.发现设备故障或异常情况时，及时向本部门设备管理员或行政部报修；3.妥善保管个人使用的办公设备，防止设备损坏、丢失；4.积极参加公司组织的设备使用及维护培训。第三章设备日常维护第七条计算机类设备维护1.员工应定期对计算机进行病毒查杀，每周至少进行一次全盘扫描，及时更新杀毒软件病毒库；2.计算机操作系统及应用软件应及时进行补丁更新，关闭不必要的系统服务及端口，提高系统安全性；3.保持计算机主机、显示器、键盘、鼠标等设备清洁，避免灰尘、液体进入设备内部，每周至少进行一次外部清洁；4.严禁私自拆卸、改装计算机硬件，严禁安装与工作无关的软件，尤其是盗版软件、恶意软件等；5.下班前应关闭计算机主机及显示器电源，长时间离开岗位时应关闭显示器或设置屏幕保护及密码锁定。第八条打印复印类设备维护1.保持打印机、复印机等设备周围环境整洁，避免灰尘、纸屑堆积，每月至少进行一次外部清洁；2.正确添加打印纸，确保纸张干燥、无褶皱，避免使用不符合规格的纸张，防止卡纸；3.当设备出现卡纸情况时，应按照设备说明书正确取出卡纸，避免强行拉扯造成设备损坏；4.定期检查打印机墨盒、硒鼓等耗材余量，当耗材不足时，及时向行政部申请更换；5.复印机使用完毕后，应及时取走复印文件，防止信息泄露，下班前关闭设备电源。第九条通讯类设备维护1.电话机应保持清洁，避免液体溅落，定期擦拭话筒及按键；2.正确使用电话机功能，避免用力拍打、摔砸电话机；3.传真机应定期清洁进纸口及出纸口，确保纸张传输顺畅，检查传真线路连接是否稳固；4.发现电话机、传真机等通讯设备故障时，及时报修，不得私自拆卸维修。第十条其他设备维护1.空调应定期清洁过滤网，每季度至少清洁一次，保持空调出风顺畅，提高制冷制热效果；2.饮水机应定期清洗消毒，每月至少一次，更换桶装水时应注意保持接口清洁，避免污染；3.碎纸机应按照规定粉碎纸张，避免放入过硬、过厚的物品，防止卡纸，使用完毕后及时关闭电源；4.投影仪使用完毕后，应等待风扇停止运转、设备冷却后再关闭电源，定期清洁镜头及过滤网。第四章报修流程第十一条报修申请1.当办公设备出现故障时，使用人应立即向本部门设备管理员报告，说明设备名称、型号、故障现象、发生时间等信息；2.部门设备管理员对故障情况进行初步核实，判断是否为简单故障可自行解决（如卡纸、耗材更换等），如无法解决，填写《办公设备报修单》，内容包括报修部门、报修人、设备名称、型号、编号、故障描述、报修日期等，报行政部；3.对于紧急故障（如影响重要工作开展的设备故障），可直接向行政部电话报修，事后补填《办公设备报修单》。第十二条故障受理1.行政部收到报修申请后，应在1个工作日内对报修信息进行登记，建立报修台账；2.行政部安排技术人员或联系维修服务商对故障设备进行现场检查，确定故障原因及维修方案，对于简单故障，应在2个工作日内解决；3.如设备故障较为复杂，需要更换零部件或进行大修，行政部应及时与报修部门沟通，说明维修所需时间、费用等情况，征得同意后安排维修。第十三条维修处理1.属于公司内部技术人员可维修的故障，由行政部安排技术人员进行维修，维修过程中应做好记录，包括维修时间、维修内容、更换零部件情况等；2.属于需要外部维修服务商处理的故障，行政部应从合格服务商名录中选择合适的服务商，下达维修任务，明确维修要求及时间节点；3.维修服务商完成维修后，应填写《办公设备维修记录表》，详细记录维修情况，由行政部技术人员或报修部门设备管理员验收签字；4.维修过程中更换下来的废旧零部件，由行政部统一回收管理，进行合理处置。第十四条维修验收1.设备维修完成后，行政部通知报修部门进行验收，报修部门应在1个工作日内组织验收，检查设备是否恢复正常功能；2.验收合格的，由报修部门在《办公设备维修记录表》上签字确认；验收不合格的，行政部应要求维修方重新维修，直至验收合格；3.行政部根据验收结果，整理维修资料，更新设备台账及维修记录。第五章维修费用管理第十五条费用承担1.办公设备在保修期内出现非人为故障的，维修费用由设备供应商承担；2.因设备自然老化、正常损耗导致的故障，维修费用由公司承担；3.因员工操作不当、故意损坏、私自拆卸等人为因素造成设备故障的，维修费用由责任人承担，情节严重的，公司将给予相应处罚。第十六条费用审批1.单次维修费用在500元以下（含500元）的，由行政部经理审批；2.单次维修费用在500元以上、2000元以下（含2000元）的，由行政部经理审核后报分管副总经理审批；3.单次维修费用在2000元以上的，由行政部经理、分管副总经理审核后报总经理审批。第十七条费用结算1.内部技术人员维修产生的零部件费用，由行政部凭采购发票及《办公设备维修记录表》按审批流程报销；2.外部维修服务商的维修费用，行政部应根据维修服务协议及验收合格的《办公设备维修记录表》，按约定的结算方式与服务商进行结算，结算时需提供合法有效的发票。第六章设备报废管理第十八条报废条件符合下列条件之一的办公设备，可申请报废：1.设备已达到规定使用年限，性能严重下降，无法满足工作需求，且维修费用过高，无维修价值的；2.设备因意外损坏、自然灾害等原因造成严重损坏，无法修复的；3.设备技术落后，已被淘汰，且无法适应工作需要的；4.维修费用超过设备当前市场价值50%以上的。第十九条报废流程1.设备使用部门认为设备符合报废条件的，填写《办公设备报废申请表》，说明设备名称、型号、编号、购置时间、报废原因等，经部门负责人签字后报行政部；2.行政部对申请报废的设备进行技术鉴定，核实设备状况及报废原因，提出处理意见；3.《办公设备报废申请表》按审批权限报批，单价在1000元以下（含1000元）的设备，由行政部经理审批；单价在1000元以上、5000元以下（含5000元）的，由分管副总经理审批；单价在5000元以上的，由总经理审批；4.报废申请批准后，行政部对报废设备进行登记注销，更新设备台账，收回报废设备；5.行政部按照公司资产处置规定对报废设备进行处理，可采取变卖、回收利用、销毁等方式，处理所得款项上交公司财务。第七章监督与考核第二十条监督检查行政部定期对各部门办公设备维护、使用及报修情况进行检查，每季度至少检查一次，检查内容包括设备清洁状况、操作规程执行情况、报修及时性、设备完好率等，检查结果将作为部门考核的依据之一。第二十一条考核奖惩1.对于在办公设备维护工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰或奖励，如评选“设备维护先进部门”“设备维护能手”等；2.对于违反本制度规定，造成设备损坏、丢失或影响设备正常运行的部门或