职业卫生档案管理规范与实践指南

职业卫生档案管理规范与实践指南CONTENTS目录01职业卫生档案管理概述02法规依据与制度体系03职业卫生档案分类与内容构成04档案建立与管理流程CONTENTS目录05档案利用与监管协作06特殊情形与动态管理07常见问题与合规建议01职业卫生档案管理概述职业卫生档案的定义与法律地位职业卫生档案的定义职业卫生档案是指用人单位在职业病危害防治和职业卫生管理活动中形成的，能够准确、完整反映本单位职业卫生工作全过程的文字、图纸、照片、报表、音像资料、电子文档等文件材料。档案管理的法律依据依据《中华人民共和国职业病防治法》、《工作场所职业卫生监督管理规定》（国家安全监管总局令第47号）、《用人单位职业健康监护监督管理办法》（国家安全监管总局令第49号）等法律法规要求建立和管理。档案的法律凭证作用职业卫生档案是用人单位实施职业病防治工作的法律凭证，是卫生行政部门履行监督检查职责时查阅或复制的重要资料，也是解决用人单位和劳动者可能发生的法律纠纷的依据。职业病诊断中的举证责任《职业病防治法》规定，职业病诊断、鉴定需要用人单位提供有关职业卫生和健康监护等资料时，用人单位应当如实提供，职业卫生档案是履行该举证责任的关键。劳动者索取档案的权利劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章，此为用人单位的法定义务。档案管理的核心原则与重要性档案管理的核心原则职业卫生档案管理应遵循真实性、完整性、规范性、保密性原则，确保档案能真实准确反映职业卫生管理客观情况，齐全完整记录管理全过程，格式正确、字迹清楚，同时保护劳动者隐私和企业商业秘密。档案管理的法律合规意义根据《职业病防治法》，职业卫生档案是用人单位实施职业病防治工作的法律凭证，是应对监管部门监督检查、履行职业病诊断举证责任以及保障劳动者索取健康监护档案复印件权利的基础，有助于企业避免法律风险和纠纷。档案管理的健康保障价值职业卫生档案详细记录员工健康状况、职业病史及工作环境数据，为职业健康监护、职业病预防提供依据，能辅助医生快速准确诊断职业病，是保障员工健康权益、实施健康管理和预防措施的关键信息载体。档案管理的企业管理作用良好的档案管理有利于用人单位系统追踪国家职业病防治要求，积累职业卫生工作资料，提升自身职业卫生管理水平和职业病防治能力，同时在接受外部审计和监督时提供有力支持，维护企业形象。规范制定背景与适用范围

政策法规依据根据《中华人民共和国职业病防治法》《工作场所职业卫生监督管理规定》（国家安全监管总局令第47号）、《用人单位职业健康监护监督管理办法》（国家安全监管总局令第49号）等法律法规要求制定。

政策出台时间与文号2013年12月31日，国家安全监管总局办公厅以安监总厅安健〔2013〕171号印发《职业卫生档案管理规范》。

制定核心目的为加强用人单位职业卫生管理，保证职业卫生档案完整、准确和有效利用，推进用人单位职业病防治主体责任的落实。

适用主体范围本规范适用于用人单位（煤矿除外）的职业卫生档案管理工作，明确用人单位在职业病危害防治和职业卫生管理活动中的档案管理要求。02法规依据与制度体系核心法律法规框架

01国家法律层面《中华人民共和国职业病防治法》是职业卫生档案管理的根本法律依据，明确规定用人单位必须建立职业卫生档案和劳动者健康监护档案，并对档案的内容、保存和提供等提出要求。

02部门规章层面国家安全监管总局令第47号《工作场所职业卫生监督管理规定》与第49号《用人单位职业健康监护监督管理办法》，细化了职业卫生档案的具体管理要求和操作规范。

03规范性文件层面国家安全监管总局办公厅2013年12月31日印发的安监总厅安健〔2013〕171号《职业卫生档案管理规范》，为用人单位职业卫生档案的建立、分类、保管、利用等提供了详细指导。《职业卫生档案管理规范》核心条款

档案定义与构成职业卫生档案是用人单位在职业病危害防治和管理活动中形成的，能准确完整反映职业卫生工作全过程的文字、图纸、照片等文件材料，主要包括七大类，涵盖建设项目"三同时"、管理、宣传培训、危害因素监测与评价、单位及个人职业健康监护等档案。

档案管理基本要求用人单位可适当调整档案样表，但主要内容不能删减；某项档案材料较多或与其他档案交叉的，可注明保存地点；应设立档案室或指定专门区域存放，指定专门机构和专（兼）职人员负责管理。

归档与日常管理用人单位应按年度或建设项目进行案卷归档，及时编号登记入库保管；需严格日常管理防止遗失；职业卫生监管部门查阅或复制时，用人单位必须如实提供；劳动者离开时有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应如实、无偿提供并签章。

特殊情形处理与规范衔接劳动者申请职业病诊断、鉴定时，用人单位应如实提供所需的职业病危害接触史、工作场所危害因素检测结果等资料；本规范印发前已建立档案的，应按本规范完善分类归档；用人单位发生分立、合并、解散、破产等情形的，档案应按国家档案管理规定移交保管；各地区可根据实际适当调整，其他规定按现行法律法规执行。监管要求与法律责任监管部门查阅与复制要求职业卫生监管部门查阅或者复制职业卫生档案材料时，用人单位必须如实提供，不得拒绝或隐瞒。劳动者档案索取权利劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。职业病诊断资料提供义务劳动者在申请职业病诊断、鉴定时，用人单位应如实提供职业病诊断、鉴定所需的劳动者职业病危害接触史、工作场所职业病危害因素检测结果等资料。违规行为的法律责任用人单位未按照规定建立、管理职业卫生档案，或在档案管理中存在弄虚作假、拒绝提供等行为的，将依据《中华人民共和国职业病防治法》等法规面临警告、罚款等行政处罚。03职业卫生档案分类与内容构成建设项目职业卫生"三同时"档案

档案核心构成要素主要包括建设项目职业卫生"三同时"审查登记表、批准文件、职业病危害预评价委托书与报告、防护设施设计专篇、控制效果评价委托书与报告等关键材料。

评审与审批文件要求需包含建设单位对预评价报告、防护设施设计专篇、控制效果评价报告的评审意见，以及安全监管部门的审核、审查、验收批文，确保合规性。

工程与责任文件归档应归档建设项目职业病危害防治法律责任承诺书、全套竣工图纸、验收报告、竣工总结，以及工程改建、扩建及维修、使用中变更的图纸及有关材料。职业卫生管理档案

法律法规与标准文件收集并归档国家及地方发布的职业病防治法律、行政法规、规章、标准及相关文件，作为企业职业卫生管理的依据。

管理机构与人员分工包含职业病防治领导机构及职业卫生管理机构成立文件，明确专（兼）职管理组织、职能及人员分工，确保责任落实。

年度计划与实施方案制定职业病防治年度计划和实施方案，附年度实施检查表，记录计划执行情况，推动职业卫生工作有序开展。

制度规程与申报材料建立健全职业卫生管理制度及重点岗位职业卫生操作规程，归档职业病危害项目申报表及回执，确保合规性。

防护设施与经费记录记录职业病防治经费投入情况，建立职业病防护设施一览表，详细登记防护设施的维护、检修记录及个人防护用品管理情况。职业卫生宣传培训档案

01培训计划与实施方案包含年度职业卫生培训计划、培训内容大纲、培训时间安排、参训人员范围及培训考核方式等。应明确各岗位培训频次，如主要负责人和职业卫生管理人员每年至少接受16学时培训，接触职业病危害因素的劳动者每年至少接受8学时培训。

02培训教材与课件资料存档职业卫生法律法规、标准、职业病危害防护知识、应急处置措施等培训教材，以及PPT课件、视频、图片等培训材料。教材需符合最新法规要求，如2025年仍需包含《职业病防治法》及《职业卫生档案管理规范》（安监总厅安健〔2013〕171号）相关内容。

03培训签到与考核记录记录每次培训的参训人员签到表，包括姓名、部门、岗位、签到时间等信息；保存培训考核试卷、成绩汇总表及考核不合格人员的补考记录。签到表和考核记录需有培训负责人签字确认。

04宣传教育活动记录包括职业卫生宣传周、安全生产月等主题宣传活动的方案、现场照片、宣传资料发放记录等。如2025年4月职业卫生宣传周活动中，企业通过宣传栏、内部网站发布的职业病防治知识材料及员工学习反馈记录。

05培训效果评估材料通过问卷调查、知识测试、现场提问等方式对培训效果进行评估的记录，以及根据评估结果提出的改进措施。例如2025年度培训后，85%以上员工职业病危害防护知识测试成绩达到90分以上，并据此调整下年度培训重点内容。职业病危害因素监测与检测评价档案01档案核心构成要素主要包括职业病危害因素监测记录表，需记录危害因素名称、浓度/强度、监测时间等；以及检测评价报告，含委托书、评价报告、建设单位评审意见等关键材料。02监测数据记录规范监测数据应详实准确，按年度或建设项目组卷归档，涉及项目及人员较多时可参照样表补充。监测结果需及时编号登记，入库保管，防止遗失。03检测评价报告管理要求包含职业病危害预评价、防护设施设计专篇、控制效果评价等各阶段报告及评审意见，安全监管部门审核、审查、验收批文也需一并归档。04档案交叉引用与保存某项档案材料较多或与其他档案交叉时，可在档案中注明保存地点。用人单位应设立专门区域存放，并指定专（兼）职人员负责管理，确保监管部门查阅时如实提供。用人单位职业健康监护管理档案

职业健康检查管理记录包含劳动者职业健康检查结果汇总资料，存在职业禁忌证、职业健康损害或者职业病的劳动者处理和安顿情况统计，以及职业健康检查机构出具的相关报告书。

职业健康监护计划与实施记录用人单位职业健康监护年度计划、实施方案，以及计划实施情况的检查表，确保职业健康检查工作有序开展。

职业病危害接触史记录详细记录工作场所职业病危害因素种类清单、岗位分布以及作业人员接触情况等资料，为职业健康监护提供基础依据。

职业病报告与处置记录包括职业病危害事故报告与应急处置统计，以及职业病患者的诊断、治疗、康复和安置等全过程管理记录。劳动者个人职业健康监护档案

档案核心构成要素劳动者个人职业健康监护档案应包含劳动者基本信息（姓名、性别、出生日期、联系方式等）、职业健康检查记录（体检日期、检查项目、结果摘要）、职业病诊疗记录（诊断时间、诊断结果、治疗方案）以及职业史与职业病危害接触史（工作岗位、接触危害因素种类及时间）。

档案建立与更新规范用人单位应在劳动者入职后30日内建立个人职业健康监护档案，按年度或体检周期更新内容。档案材料需字迹清楚、使用蓝黑或碳素墨水书写，涉及职业健康检查报告等关键文件需加盖单位公章，确保信息真实完整。

档案查阅与复制规定劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。档案查阅需履行登记手续，管理人员需核对查阅人身份及权限，严禁无关人员接触档案内容。

档案保管与法律责任个人职业健康监护档案保管期限为长期，用人单位需将其存放于指定档案室或专门区域，防止遗失、损坏。未按规定建立或提供档案的用人单位，将面临卫生行政部门警告及2万元以上5万元以下罚款，同时需承担职业病诊断、鉴定中的举证责任。其他法定资料文件归档要求

法律法规及标准文件归档需收集并归档最新的职业病防治法律、行政法规、规章、国家标准及行业标准文件，确保档案内容符合现行法规要求，如《中华人民共和国职业病防治法》最新修订版等。

职业病危害事故应急处置记录应包含职业病危害事故报告、应急救援预案、事故调查处理结果、应急演练记录等材料，记录需详细反映事故发生、处置及整改全过程，作为后续改进依据。

外部监管与审计资料归档需归档职业卫生监管部门监督检查意见书、整改通知及回复、外部审计报告、职业病危害项目申报回执等官方文件，确保监管要求的落实与可追溯。

跨档案交叉资料标注规范当某项资料同时属于多类档案时，原件归档于主要档案后，复印件应在其他档案中注明原件保存位置及档案编号，如职业健康检查报告复印件需标注原件存放于用人单位职业健康监护管理档案。04档案建立与管理流程档案材料收集与整理规范档案材料收集范围与要求

收集范围应覆盖职业卫生管理全流程，包括建设项目"三同时"相关文件、职业病危害因素监测评价报告、职业健康检查记录、培训记录等七大类核心资料。材料需真实反映实际情况，采用A4标准纸张，非标准载体如照片等应粘贴转化并注明内容、时间、地点、人物、事由。档案材料分类与编码规则

按照《职业卫生档案管理规范》分为建设项目职业卫生"三同时"档案、职业卫生管理档案等六类。编码采用"类别首字母+年份+月份+顺序号(三位数)"规则，如建设项目档案"JSXM-2025-12-001"，确保编号唯一可追溯。卷内文件整理与页号编写

盒内文件按封面、卷内目录、对应资料顺序保存。卷内目录需包含序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等要素。有图文页面均需编写页号，单面书写文件在右上角，双面书写文件正面右上角、背面左上角，页号用阿拉伯数字三位数编写，如"001"。档案组盒与标识规范

组盒遵循资料与档案目录对应原则，共有资料复印件需注明原件存放位置。档案盒应符合长期保管要求，封面和盒脊需打印黏贴"企业名称+档案盒名称"，并注明"职业卫生档案+档案类别序号"，如"职业卫生档案四深圳市XXXX公司职业病危害因素监测与检测评价档案"。案卷归档与编号规则归档周期与分类原则用人单位应按年度或建设项目进行案卷归档，及时编号登记，入库保管。涉及项目及人员较多的，可参照样表予以补充。档案编号规则与示例编号应具有唯一性，可采用“类别首字母+年份+月份+顺序号(三位数)”格式，如建设项目“三同时”档案编号“JSXM-2025-12-001”。卷内文件组织要求盒内文件应包含封面、卷内目录和对应资料，按顺序保存。有文号的资料注明文号，用人单位出具的证明或说明等需加盖单位公章。页号编写规范盒内文件有图文的页面均应编写页号，单面书写文件在右上角，双面书写文件正面在右上角、背面在左上角，页号以阿拉伯数字三位数编写，如“001”。档案保管条件与设施要求

档案存放场所设置用人单位应设立档案室或指定专门的区域存放职业卫生档案，确保档案存放环境独立、安全，避免与其他无关资料混放。

环境防护要求档案保管场所需具备防潮、防霉、防虫、防火、防盗等条件，温度和湿度应控制在适宜范围内，防止档案材料损坏。

档案装具规范应使用符合长期保管要求的档案盒，如不易变形、防潮、防霉的55mm或75mm规格档案盒，封面和盒脊需按规定标注档案名称及类别序号。

管理责任与人员配置用人单位需指定专门机构和专（兼）职人员负责职业卫生档案管理，明确管理职责，确保档案收集、整理、保管等工作有序进行。档案日常维护与保密管理档案日常维护要点用人单位应做好职业卫生档案的归档工作，按年度或建设项目进行案卷归档，及时编号登记，入库保管，并严格日常管理，防止出现遗失。档案存放环境要求用人单位应设立档案室或指定专门的区域存放职业卫生档案，确保档案存放环境安全，具备防潮、防霉、防虫等保护措施。档案保密管理规定职业卫生档案涉及劳动者个人隐私和用人单位商业秘密，应建立严格的保密制度，明确查阅、复制权限，防止档案信息泄露。档案查阅与复制管理职业卫生监管部门查阅或者复制职业卫生档案材料时，用人单位必须如实提供；劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。05档案利用与监管协作监管部门查阅与复制流程用人单位的法定义务职业卫生监管部门查阅或者复制职业卫生档案材料时，用人单位必须如实提供，不得拒绝、拖延或隐瞒。查阅与复制的基本要求用人单位应配合监管部门工作，提供所需档案的原件或复印件，确保材料的完整性和真实性。档案利用的记录与备案建议用人单位对监管部门查阅、复制档案的情况进行记录，包括查阅时间、内容、用途及经办人员等信息，以备后续核查。劳动者个人档案查阅与复制规定

劳动者查阅与复制权的法律依据根据《中华人民共和国职业病防治法》及《职业卫生档案管理规范》，劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。

档案查阅与复制的申请条件劳动者在申请查阅或复制本人职业健康监护档案时，需以书面形式提出申请，说明查阅或复制的用途和范围。用人单位不得无故拒绝或拖延。

用人单位的提供义务与要求用人单位在收到劳动者申请后，应在规定时限内完成档案复印件的准备工作，确保复印件内容真实、完整，并加盖单位公章。提供过程不得收取任何费用。

档案查阅与复制的特殊情形劳动者在申请职业病诊断、鉴定时，用人单位应如实提供职业病诊断、鉴定所需的劳动者职业病危害接触史、工作场所职业病危害因素检测结果等资料，配合诊断与鉴定工作。职业病诊断鉴定资料提供要求

用人单位法定提供义务劳动者申请职业病诊断、鉴定时，用人单位应如实提供职业病诊断、鉴定所需的劳动者职业病危害接触史、工作场所职业病危害因素检测结果等资料。

资料内容核心要素需提供的资料主要包括劳动者职业健康监护档案复印件、工作场所职业病危害因素定期检测评价报告、职业史证明材料及与诊断鉴定相关的其他档案信息。

拒绝提供的法律后果用人单位未按规定提供职业病诊断鉴定所需资料的，将可能承担相应法律责任，影响诊断鉴定进程，并可能导致对用人单位不利的判定结果。06特殊情形与动态管理用人单位分立合并解散破产档案移交档案移交的法定要求根据《职业卫生档案管理规范》第十二条，用人单位发生分立、合并、解散、破产等情形的，职业卫生档案应按照国家档案管理的有关规定移交保管。分立合并时的档案处置用人单位分立或合并的，职业卫生档案应随劳动关系主体变更移交至承继其权利义务的单位；多方承继的，应协商确定主要保管方并做好交接记录。解散破产时的档案去向用人单位解散或破产的，职业卫生档案应移交上级主管部门或当地职业卫生监管部门指定的机构保存，确保档案的连续性和可追溯性，保障劳动者后续权益主张。移交程序与责任档案移交需编制移交清单，经双方签字盖章确认，明确档案数量、类别及保管责任。原用人单位应确保移交档案的完整、准确，不得擅自销毁或篡改。历史档案完善与分类归档要求

历史档案的完善原则本规范印发前已建立职业卫生档案的用人单位，应当按本规范要求进行完善，确保主要内容不删减，可根据工作实际对样表作适当调整。

分类归档的基本要求用人单位应按年度或建设项目进行案卷归档，及时编号登记，入库保管。涉及项目及人员较多的，可参照样表予以补充。

交叉档案的处理方式职业卫生档案中某项档案材料较多或者与其他档案交叉的，可在档案中注明其保存地点，以便查阅和管理。

归档材料的形式规范纸质文件材料原则采用A4标准纸制作，非标准文档如照片、信件等应以A4纸粘贴方式转化格式后入档，并注明内容、时间、地点、人物、事由等。电子档案系统建设与数据安全电子档案系统建设目标实现职业卫生档案的数字化存储、系统化管理和高效化利用，提升档案管理的规范性和便捷性，满足法规要求和用人单位职业卫生管理需求。电子档案系统核心功能模块应包含档案分类管理、信息录入与编辑、查询检索、权限控制、数据备份与恢复等功能，确保档案信息的完整、准确和安全访问。数据安全保障措施采用数据加密技术对电子档案数据进行加密处理，保护数据安全，防止数据被非法获取；建立完善的数据备份机制，定期备份电子档案数据，防止数据丢失。系统运行与维护要求对电子档案系统的运行状态进行实时监测，及时发现问题并采取措施，确保系统的稳定运行；制定数据恢复方案，当数据出现丢失、损坏等情况时，能够及时恢复数据，确保档案的完整性。