公司印章使用保管制度

公司印章使用保管制度第一章总则第一条目的为规范公司印章的管理，确保印章使用的合法性、安全性和严肃性，防范印章使用过程中的风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构所有印章的申领、刻制、备案、使用、保管、交接、销毁等相关活动，以及涉及印章使用的所有员工。第三条印章定义及分类1.印章定义：本制度所称印章是指以公司名义刻制的，用于证明公司身份、对外行使权利、承担义务以及对内进行管理的各类印记。2.印章分类：公章：指公司法定名称章，是公司对外发生法律效力的主要印章，用于公司对外签订合同、协议、出具证明、报送材料等重要事务。合同专用章：专门用于签订各类合同、协议的印章，其使用范围仅限于合同的签订。财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、票据出具等财务活动的印章。法定代表人章：指以公司法定代表人姓名刻制的印章，通常与财务专用章配合使用，用于银行结算等业务。部门章：各部门用于内部管理、业务沟通等非对外具有法律效力事务的印章。其他专用章：根据公司业务需要设立的，如发票专用章、报关专用章等具有特定用途的印章。第二章印章的刻制与备案第四条印章刻制申请1.公司印章的刻制必须由需求部门提出书面申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、规格、用途、数量等信息，并经部门负责人签字后，报公司行政部审核。2.行政部审核通过后，将《印章刻制申请表》提交公司总经理审批。经总经理批准后方可进行刻制。3.严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制公司印章，一经发现，将追究相关人员的责任。第五条印章刻制1.经批准刻制的印章，由行政部统一委托具有合法资质的刻章单位进行刻制，确保印章的规格、样式符合国家相关规定和公司要求。2.刻章单位完成印章刻制后，行政部应及时对印章进行验收，检查印章的名称、规格、样式等是否与申请一致，确保印章的质量符合要求。第六条印章备案1.所有刻制完成的公司印章，均需由行政部负责到公安机关指定的部门进行备案登记，领取印章备案证明。2.行政部应建立印章备案台账，详细记录印章的名称、规格、样式、刻制日期、备案日期、备案证明编号等信息，并将备案证明妥善保管。3.印章备案信息发生变更的，行政部应及时到备案部门办理变更手续，并更新印章备案台账。第三章印章的保管第七条保管责任人1.公司各类印章实行专人保管制度，明确各印章的保管责任人。公章由行政部指定专人保管；合同专用章由法务部指定专人保管；财务专用章和法定代表人章由财务部指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管；其他专用章由相关业务部门指定专人保管。2.保管责任人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定，确保印章的安全。第八条保管要求1.印章保管应符合安全、保密要求，保管地点应具备防盗、防火、防潮等条件。2.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于保险柜内，保险柜钥匙由保管责任人妥善保管，不得随意交予他人。3.保管责任人在工作时间外，应将印章存放于安全地点，确保印章不被滥用。4.严禁将印章带出公司，如确因工作需要带出公司的，需按照本制度第五章的规定办理借用手续。5.保管责任人不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需临时委托他人保管的，应经部门负责人批准，并办理交接手续，明确保管责任。第九条保管责任人变更1.印章保管责任人因工作调动、离职等原因需要变更的，应提前办理印章交接手续。2.交接时，原保管责任人应将印章、印章使用台账等相关资料交予新保管责任人，并由部门负责人在场监交。3.新保管责任人应仔细核对印章的数量、状态等信息，确认无误后，在《印章交接登记表》上签字确认。4.行政部应及时更新印章保管责任人信息，并将《印章交接登记表》存档备查。第四章印章的使用第十条使用原则1.公司印章的使用应遵循“专人审批、规范用印、严格登记”的原则，确保印章使用的合法性、合规性。2.任何部门和个人使用印章，必须严格按照本制度规定的程序办理，严禁擅自使用印章。第十一条使用审批1.使用公章、合同专用章等重要印章的，需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、接收单位等信息，并经部门负责人签字后，报公司相关领导审批。涉及公司重大决策、重要合同、大额资金支出等事项的用印，需经总经理审批；一般事务的用印，由分管副总经理审批；部门内部事务使用部门章的，由部门负责人审批。2.《印章使用申请表》经审批通过后，方可交予印章保管责任人办理用印手续。第十二条用印审核1.印章保管责任人在办理用印手续时，应严格审核《印章使用申请表》的审批手续是否齐全，用印文件的内容是否与申请事由一致，文件的格式、内容是否符合法律法规和公司规定。2.对审核无误的，印章保管责任人应按照规定的位置和方式加盖印章；对审核发现问题的，应拒绝用印，并及时向审批领导报告。第十三条用印登记1.印章保管责任人应建立印章使用台账，详细记录每次用印的日期、用印部门、用印人、用印事由、用印文件名称、份数、审批人、印章名称等信息，并由用印人签字确认。2.印章使用台账应定期进行整理和归档，保存期限不少于5年。第十四条用印规范1.加盖印章应清晰、端正，印章的名称应与文件的抬头或落款一致。2.不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等空白文件上加盖印章。如因特殊情况确需使用的，需经总经理批准，并在使用后及时向行政部报备。3.同一文件需多次加盖印章的，应确保每次加盖的印章位置、清晰度一致。4.严禁在非法、虚假的文件上加盖印章，一经发现，将追究相关人员的法律责任。第五章印章的借用与携带第十五条借用申请1.因工作需要借用公司印章的，借用人应填写《印章借用申请表》，详细说明借用印章的名称、用途、借用期限、借用地点等信息，并经部门负责人签字后，报公司相关领导审批。2.借用公章、合同专用章等重要印章的，需经总经理审批；借用其他印章的，由分管副总经理审批。第十六条借用审批与登记1.《印章借用申请表》经审批通过后，借用人应到印章保管部门办理借用手续，印章保管责任人应对借用人的身份、借用事由等进行核实，并在《印章借用登记表》上记录借用信息，由借用人和印章保管责任人签字确认。2.借用人应妥善保管借用的印章，不得擅自将印章交予他人使用，不得用于与借用事由无关的活动。第十七条携带外出1.确因工作需要携带印章外出的，借用人应在《印章借用申请表》中注明携带外出的原因、地点、时间等信息，并经总经理批准。2.携带印章外出时，借用人应采取必要的安全措施，确保印章的安全，防止印章丢失、被盗或滥用。3.印章携带外出期间，不得用于与工作无关的活动，用印后应及时将印章归还印章保管责任人。第十八条归还与核销1.借用的印章应在借用期限届满前归还，如因特殊情况需要延长借用期限的，借用人应提前办理延期手续，经原审批领导批准后方可延期。2.印章归还时，印章保管责任人应检查印章的状态是否完好，并在《印章借用登记表》上记录归还信息，由借用人和印章保管责任人签字确认。3.借用的印章未按规定归还的，印章保管责任人应及时向部门负责人和公司相关领导报告，并采取相应的措施追回印章。第六章印章的销毁第十九条销毁条件1.公司印章因损坏、变形、磨损等原因无法继续使用的；2.公司名称变更、机构撤销等原因导致印章不再使用的；3.其他符合销毁条件的印章。第二十条销毁申请与审批1.需要销毁的印章，由印章保管部门提出书面申请，填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、规格、销毁原因等信息，并经部门负责人签字后，报公司行政部审核。2.行政部审核通过后，将《印章销毁申请表》提交公司总经理审批。经总经理批准后方可进行销毁。第二十一条销毁程序1.经批准销毁的印章，由行政部负责组织销毁，销毁时应有两名以上工作人员在场监销，并在《印章销毁登记表》上记录销毁信息，由监销人员和印章保管责任人签字确认。2.销毁印章应采取粉碎、熔毁等彻底销毁的方式，确保印章无法再被使用。3.印章销毁后，行政部应及时到公安机关办理印章注销手续，并将《印章销毁登记表》和注销证明存档备查。第七章监督与检查第二十二条内部监督1.公司行政部负责对公司印章的使用、保管等情况进行日常监督检查，定期或不定期对各部门印章管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.公司审计部负责对印章管理的合规性进行审计监督，定期对印章使用、保管、销毁等环节进行审计，确保印章管理符合公司制度和法律法规的要求。第二十三条外部监督公司接受公安机关、市场监督管理部门等外部监管机构对公司印章管理工作的监督检查，积极配合监管机构的工作，提供相关资料和信息。第二十四条问题处理1.在监督检查过程中发现印章管理存在问题的，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限，督促相关部门和人员进行整改。2.对整改不力或拒不整改的，将追究相关部门负责人和责任人的责任。第八章责任追究第二十五条责任追究情形1.未经批准擅自刻制、使用、销毁公司印章的；2.印章保管不善，导致印章丢失、被盗、滥用的；3.违反印章使用规定，在空白文件上加盖印章或为非法、虚假文件加盖印章的；4.未按规定办理印章交接、借用、销毁等手续的；5.其他违反本