资料员岗位职责

——资料员岗位职责适用范围：工程图纸档案收集管理、技术资料变更归档、分部分项验收资料管控、内外档案移交、统计报表编制、合同档案管理、项目内业统筹、后勤文书管理及上级交办专项工作等项目全维度资料内业管理工作一、总则为规范工程项目资料员岗位履职权限、工作标准与管理责任，明确工程图纸档案、技术资料、验收资料、统计报表、合同档案、内业后勤的全流程管理职责，建立资料收集及时、整理规范、归档标准、移交合规、台账清晰的专业化资料管理体系，保障工程资料真实完整、全程可溯、闭环可控，充分发挥内业资料服务施工生产、质量验收、结算审计、档案留存的核心作用，树立企业良好管理形象，结合国家行业规范及公司管理制度，制定本岗位职责。资料员为项目工程资料、内业档案、统计报表、文书后勤管理专职责任人，对项目所有资料内业工作负直接管理责任。二、工程项目图纸与档案收集管理全面负责工程项目全套施工图纸、设计图纸、变更图纸及各类工程档案的接收、清点、登记、发放、流转、归档、管护全流程工作。收到工程图纸后第一时间完成细致清点、规范登记台账，严格按照施工需求、岗位分工、参建单位需求精准签发图纸资料，所有图纸发放、签收环节必须落实签字确认制度，做到有据可查、全程可溯。严格执行图纸存档标准，每个项目足额留存不少于两套正式竣工图纸，其中至少一套留存带有设计单位专用章的原版有效图纸，保障图纸合规有效。规范竣工图整理标准，采用标准散装折叠方式，严格对照资料目录排序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等各类专业图纸分类梳理、规整组卷、分类存放，实现图纸管理标准化、系统化、规范化。全面收集、整理施工全过程各类技术资料，重点落实设计变更、工程洽商记录、图纸会审纪要、专项会议纪要、技术核定文件等核心资料的同步收集、审核、归档工作。对日常接收的管理文件、技术文件、对外函件实行分类登记、专项录入、规范归档。全权负责项目文件资料的登记受控、分办催办、签字签收、用印备案、传递流转、立卷归档、过期销毁等全流程管控工作。严格恪守资料保密管理制度，常态化做好各类工程资料的积累、整理、处置、保管、立卷归档工作。规范文件收发台账管理，及时登记往来资料信息，根据文件性质、内容、紧急程度精准报送项目经理批阅，同步流转至对应部门及岗位办理落实。严格把控变更、洽商资料完整性，所有设计变更、工程洽商文件必须落实各方签字盖章手续，原件专项归档留存；无法取得原件的特殊情况，必须做好详细文字背书说明并加盖单位公章，确保技术资料真实有效、手续齐全，依托完善的资料信息汇编助力项目各项管理目标落地达成。三、分部分项工程验收资料管理专职负责工程备案资料的填写、会签、核对、整理、报送、归档闭环工作，统筹项目工程备案管理，全面落实竣工验收相关指标备案事宜，重点完善质量资料审查记录、单位工程综合验收记录等全套备案资料。针对性对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程等关键分部工程备案资料开展专项核查、逐项校对，严格遵循资料整编规范、分类方案、编码规则，确保资料填报规范、分类清晰、编码标准、份数充足，完全满足工程存档、验收、备案要求。全程监督、检查施工现场施工资料的编制质量与日常管理情况，严格要求施工资料与工程进度同步推进、实时更新，杜绝资料滞后、事后补填、脱节失真等问题。对项目管理资料、技术资料、物资材料资料、施工验收资料实行全过程动态督查，严格核查资料真实性、完整性、规范性、有效性，及时整改资料错漏、缺项、不规范等问题，保障施工资料精准匹配现场施工实况。工程竣工后，及时完成全套工程文件、施工资料、技术档案的立卷整编工作，严格按照公司档案管理标准向公司档案室移交归档。资料移交时统一使用标准《归档文件材料交接表》，交接双方对照移交目录逐项清点核对、签字确认，移交目录一式两份，甲乙双方各执一份留存备案，确保档案移交流程规范、手续齐全、台账清晰。统筹负责项目城建档案馆专项档案移交工作，提前梳理归档资料清单、完善竣工档案资料，主动提请城建档案馆对项目工程档案开展预验收，顺利取得《建设工程竣工档案预验收意见》。在项目整体竣工验收完成后，按城建档案管理标准完成全套工程档案的正式移交、归档工作，确保项目档案合规入库、顺利备案。主动指导项目工程技术人员规范保管各类施工技术资料，涵盖设备进场开箱验收资料、施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等核心技术文件。明确技术资料保管标准、分类规则、归档流程，指导技术人员对已办结、具备保存价值的工程文件、基建验收材料、竣工资料统一分类整理、归集上交资料室统一保管，实现项目技术资料集中管控、规范留存、统一归档。四、工程计划与统计专项管理负责项目施工部位完成情况、月度产值进度的汇总统计、精准申报工作，依托日常统计台账、现场施工实况，按月编制项目施工进度统计报表及各类专项信息统计报表。严格对照现场实际完成工程量、施工进度逐项核查校对统计数据，坚决杜绝多报、早报、重报、漏报等问题，确保统计数据真实、精准、贴合实况，为项目进度复盘、产值核算、经营分析提供可靠数据支撑。全权负责项目各类施工合同、采购合同、劳务合同的档案专项管理工作，对已签订完成、审批生效的各类合同及时收编归档，编制标准化合同目录台账，实现合同资料分类清晰、检索便捷、存放规范。严格执行合同档案借阅登记制度，规范借阅、查阅流程，严禁擅自抽取、复制、涂改、损毁合同档案，禁止在案卷上划线、抽拆、篡改，杜绝合同遗失、损坏、泄密等问题，保障合同档案安全完整。实时跟进项目整体施工进展、各专业施工进度，主动对接各专业工程师掌握现场施工动态，精准收集工程形象进度信息，整理汇总真实可靠的工程进度资料，及时为公司销售策划部门、项目经营管理提供准确、有效的工程进度数据与现场信息。五、项目内业综合管理工作协助项目经理开展项目对外协调、对内统筹及来宾接待工作，对内协调公司各职能部门、项目部各岗位之间的工作衔接，对外配合对接各参建单位、行业主管部门的日常事务。规范做好外来人员、检查接待、事务对接等工作，展现项目部规范管理风貌，树立企业良好对外形象。全面统筹项目内业综合管理工作，常态化汇总各类内业资料、统计台账、报表数据，及时准确完成数据统计、台账更新、报表上报工作。依托实时跟踪、动态监督、信息查询、经验总结等方式，确保内业资料完整还原施工全过程状态、工序流程、责任划分，精准反映施工实况，便于复盘施工问题、优化施工管理、总结施工经验。持续做好资料常态化收集、实时整理、动态更新工作，保障项目施工、验收、结算、运维各项工作顺利推进，充分发挥内业资料存档、参考、复盘、增效的潜在价值。负责项目基础后勤保障与文书管理工作，常态化落实文件收发、分类整理、规范归档工作。统筹项目部人员日常考勤统计、行政管理、经费报销初审上报工作，规范行政后勤流程。负责竣工工程档案的常态化整理、归档、保管、维护工作，保障档案完好留存，便于各部门随时查阅调用。负责公司各类工程文书、表格资料的规范打印、整编工作，严格管理项目工程专用印章，建立印章使用登记台账，所有盖章事项逐一登记、全程备案，规范用印流程、严控用印风险。六、其他工作严格服从工程部经理及项目部统一工作部署，积极配合项目质量、安全、进度、创优、归档等各项协同工作，高效保质完成