雇主家庭档案信息管理规定

雇主家庭档案信息管理规定一、总则（一）目的依据。为规范雇主家庭档案信息管理，保障档案信息安全，维护职工合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《个人信息保护法》等法律法规制定本规定。1.适用于本规定的是雇主家庭档案信息的收集、存储、使用、传输、删除等全流程管理活动。2.家庭档案信息是指职工家庭成员的基本情况、联系方式、健康状况等与职工工作相关的个人信息。3.雇主应当建立健全家庭档案信息管理制度，确保档案信息管理合法、安全、规范。二、组织机构与职责（一）管理架构。雇主设立家庭档案信息管理领导小组，负责统筹协调家庭档案信息管理工作。1.领导小组由雇主主要负责人担任组长，相关部门负责人为成员。2.领导小组下设办公室，办公室设在人力资源部，负责日常管理工作。3.各部门应当指定专人负责家庭档案信息的收集、整理、保管等工作。（二）职责划分。各部门职责如下：1.人力资源部负责家庭档案信息的整体管理，制定管理制度，监督执行情况。2.财务部负责家庭档案信息相关费用的预算和支付。3.信息技术部负责家庭档案信息系统的建设、维护和技术支持。4.法务部负责家庭档案信息管理的法律合规性审查。三、档案信息收集与整理（一）收集范围。雇主应当收集以下家庭档案信息：1.家庭成员基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码等。2.家庭成员联系方式，包括电话号码、电子邮箱等。3.家庭成员健康状况，包括重大疾病、残疾情况等。4.家庭成员其他与职工工作相关的信息，如家庭成员就业情况等。（二）收集方式。雇主通过以下方式收集家庭档案信息：1.职工本人提供，职工应当如实提供家庭档案信息。2.职工授权他人提供，雇主应当核实授权情况。3.通过合法渠道获取，雇主应当确保获取方式合法合规。（三）信息核实。雇主应当对收集的家庭档案信息进行核实：1.核实职工提供的信息的真实性、完整性。2.核实授权他人提供的信息的合法性和真实性。3.对无法核实的信息，应当要求职工补充或更正。四、档案信息存储与保管（一）存储方式。雇主应当采用以下方式存储家庭档案信息：1.建立纸质档案库，对纸质档案进行分类、编号、登记。2.建立电子档案系统，对电子档案进行加密、备份、定期清理。（二）保管要求。雇主应当符合以下保管要求：1.纸质档案应当存放在安全、防火、防潮的档案库房内。2.电子档案应当存储在安全的服务器上，并定期进行备份。3.档案保管人员应当具备相应的资质，并经过保密培训。（三）保管期限。家庭档案信息的保管期限如下：1.职工在职期间，家庭档案信息应当长期保管。2.职工离职后，家庭档案信息应当保存5年。3.涉及重大疾病、残疾等特殊信息的，应当永久保存。五、档案信息使用与传输（一）使用范围。雇主使用家庭档案信息应当符合以下范围：1.用于职工福利、保险等管理。2.用于职工职业健康安全管理。3.用于职工培训、发展等管理。（二）使用条件。雇主使用家庭档案信息应当符合以下条件：1.严格遵守法律法规，不得泄露、篡改、毁损家庭档案信息。2.不得将家庭档案信息用于与职工工作无关的事项。3.不得将家庭档案信息提供给第三方使用，除非法律另有规定。（三）传输要求。雇主传输家庭档案信息应当符合以下要求：1.传输前应当对信息进行加密处理。2.传输过程中应当采取安全措施，防止信息泄露。3.传输完成后应当记录传输情况，并妥善保管传输记录。六、档案信息安全与保密（一）安全措施。雇主应当采取以下安全措施保障家庭档案信息安全：1.建立访问控制机制，限制对家庭档案信息的访问权限。2.建立审计机制，记录对家庭档案信息的访问和操作情况。3.定期进行安全检查，发现安全隐患及时整改。（二）保密要求。雇主应当符合以下保密要求：1.对家庭档案信息进行脱敏处理，防止信息泄露。2.对接触家庭档案信息的人员进行保密培训，提高保密意识。3.对违反保密规定的，依法依规进行处理。七、档案信息删除与销毁（一）删除条件。雇主应当符合以下条件删除家庭档案信息：1.职工离职且超过保管期限的。2.职工要求删除且无法律规定的。3.档案信息已过时且无保存价值的。（二）删除程序。雇主删除家庭档案信息应当符合以下程序：1.提出删除申请，说明删除理由。2.进行审核，确保符合删除条件。3.按照规定进行删除，并记录删除情况。（三）销毁要求。雇主销毁家庭档案信息应当符合以下要求：1.销毁前应当进行登记，记录销毁时间、地点、人员等。2.销毁时应当采用安全方式，防止信息恢复或泄露。3.销毁后应当记录销毁情况，并妥善保管销毁记录。八、监督与责任（一）监督检查。雇主应当定期对家庭档案信息管理工作进行监督检查：1.每年至少进行一次全面检查，发现问题的及时整改。2.对检查情况进行记录，并报告领导小组。3.对检查中发现的问题，应当追究相关责任人的责任。（二）责任追究。雇主对违反本规定的，应当追究相关责任人的责任：1.对违反收集、整理、存储、保管、使用、传输、删除等规定的，依法依规进行处理。2.对造成信息泄露的，依法承担赔偿责任