中健易康文件管理办法

年5月29日中健易康文件管理办法文档仅供参考中健易康文件管理办法编号 EK-HR5-11-14版号-A编制__________________审核__________________批准___________________6月8日发布6月8日实施中健易康文件管理办法1目的为使中健易康各类文件处于受控状态,确保各场所使用的文件均为有效版本,特制定本办法。2适用范围适用于控制中健易康的各类文件。3程序执行者3.行政总裁负责审批各类外发文件。3.2总裁办秘书(以下称为:文件管理员)负责对中健易康的各类文件进行收发文登记、文件分类、签阅、保存、销毁管理。4正文4.1文件分类及收发登记4.1.1当文件管理员收到书面文件或其它书面资料时,应分类登记到相应的”文件清单”上。4.1.2当文件外发时,文件管理员应填写”文件发放记录表”,以便追溯。4.2文件签阅4.2.1文件管理员应每天上午上班后一小时内查收电子邮件及传真,以确保及时收到文件。4.2.2文件管理员应及时将文件附”文件签阅单”交行政总裁签批。4.2.3签批后需要传阅的文件,通知其它员工签阅。4.2.4文件管理员确保所有人员在2天内阅知应该阅知的文件。4.3文件的保存与销毁4.3.1文件管理员在文件签阅完毕后,将其存入相应的文件夹。4.3.2文件夹应保存在安全适宜的资料柜中,便于查找和检索。4.3.3每年12月31日前将本年度文件进行清理,将作废文件、失效文件进行销毁;其它文件进行存档,保留三年后销毁。 4.3.4文件销毁时应填写”文件留用/销毁审批表”,经行政总裁审批后方可销毁。销毁文件时,不少于2人在场(1人销毁,1人监销)4.4文件的借阅4.4.1文件被借阅时,比须填写”文件借阅记录表”经行政总裁审批后方可借阅。4.4.2文件借阅后,都不得带离公司。确须带走,须经行政总裁审批后方可带离。4.4.3原版文件,涉及公司机密的文件不得外借。4.5文件的复制4.5.1文件复制必须填写”文件复制审批表”经行政总裁审批后方可复制。4.5.2涉及公司机密的文件,如财务报表、商业计划书等,不得复制和外借。4.5.3被复制的文件必须妥善管理,使用完毕后应由文件管理员将其收回,并根据需要将其留存或销毁。5程序主要注释本程序使用ISO9000:<质量管理体系基础和术语>标准和公司<企管手册>中的术语与定义。另定义如下:5.1文件:指对产品质量已发生作用的书面文字、声、光、影、电子等任何媒体形式的资料。5.2文件控制:对文件的登记、标识、编号、审批、复制、节阅、保存、归档等状态进行控制。5.3作废文件:由发文部门通知不再执行的文件。5.4失效文件:该文件规定的有效执行期已过的文件。6作业记录6.1文件清单6.2文件发放记录表6.3文件借阅记录表6.4文件复制审批表6.5文件留用/销毁审批表文件清单顺序号文件编号文件名称发文时间记录人备注文件发放记录表文件编号共打印份,复印份。文件名称领用时间领用部门签收人数量备注文件借阅记录表文件名称借阅人借阅日期归还期批准人经办人备注文件复制审批表文件名称复制原因数量申请人审批人复制日期备注文件留用/销毁审批表日期:文件标题文号发文日期留用/销毁原因: