企业内部工作联系单管理规范

企业内部工作联系单管理规范一、总则（一）目的与依据为进一步规范企业内部工作沟通与协作流程，明确工作指令传达、任务协作、信息共享的责任与路径，提高工作效率，确保各项工作有序推进，减少沟通成本与误解，特制定本规范。本规范依据企业相关管理制度及实际运营需求制定。（二）适用范围本规范适用于企业内部各部门及全体员工之间因工作需要进行的非紧急、需书面记录或跨部门协作的事项沟通与任务安排。紧急事项应优先通过即时通讯工具或当面沟通，并在事后按本规范补填工作联系单，以确保工作痕迹的完整性。（三）基本原则1.规范高效：统一格式，明确流程，确保信息传递准确、快速。2.权责清晰：明确发起方、接收方及相关审批方的职责，便于追溯与考核。3.有据可查：工作联系单及其流转过程应形成书面或电子记录，妥善保存。4.协作优先：倡导主动沟通，积极配合，确保协作事项顺利完成。二、管理职责（一）发起部门/人1.负责准确、完整地填写工作联系单的各项内容，确保事由清晰、请求明确、附件齐全。2.负责按规定流程提交工作联系单，并对所提事项的真实性、必要性负责。3.负责跟踪工作联系单的流转进度及处理结果，必要时进行沟通协调。（二）接收部门/人1.负责在规定时限内接收并确认工作联系单。2.对接收的工作联系单内容进行审核，若有异议或需补充信息，应及时与发起方沟通。3.按照工作联系单的要求，组织力量按时、保质完成相关工作，并及时反馈处理结果。（三）审批部门/人1.对职责范围内的工作联系单进行审批，重点审核事项的必要性、合规性及资源保障等。2.明确审批意见，对于不予批准的事项，应说明理由。3.对涉及跨部门、跨层级的重要事项，负责协调相关资源。（四）综合管理部门（如办公室或指定部门）1.负责本规范的制定、修订、解释与宣贯工作。2.负责工作联系单（纸质或电子版）的格式标准化及模板管理。3.对企业内部工作联系单的使用情况进行监督、检查与评估，定期通报执行情况。4.负责工作联系单相关档案的统一管理与归档。三、工作联系单的填写与流转（一）联系单要素工作联系单应包含但不限于以下要素：1.基本信息：编号（可由系统自动生成或按规则编制）、发起部门/发起日期、接收部门/接收日期、紧急程度（如普通、加急）。2.事由与背景：简明扼要地阐述发起联系的原因、依据及相关背景信息。3.请求事项：清晰、具体地列出需要对方协助或办理的事项，可分点说明。4.期望完成时限：明确提出工作完成的截止日期或时间节点。5.附件：如有必要，附上相关文件、数据、图表等支撑材料。6.联系方式：发起人的姓名、职务及联系方式，以便沟通。7.流转记录：包含各级审批意见、接收确认、处理结果、反馈意见等。（二）填写要求1.内容真实：所填信息必须真实可靠，不得虚构或隐瞒。2.表述清晰：语言简练、准确，避免模糊不清、模棱两可的表述。3.要素齐全：各项必填要素应完整填写，不得遗漏。4.格式规范：统一使用企业规定的工作联系单模板，手写应字迹工整，电子版应排版整洁。（三）流转流程1.发起：发起部门/人填写工作联系单，经本部门负责人审核（如需）后，提交至相关审批部门或直接送达接收部门。2.审批：审批部门/人根据权限对工作联系单进行审批。涉及多部门或多级审批的，应按预定顺序流转。3.送达：审批通过后的工作联系单，应及时送达至接收部门。送达方式可采用纸质传递、内部邮件系统、协同办公平台等。4.接收确认：接收部门/人在收到工作联系单后，应在规定时间内进行接收确认。5.处理与反馈：接收部门/人按要求处理相关事项，并在完成后填写处理结果，反馈给发起部门/人及相关审批部门。6.归档：工作事项完成并经确认后，由综合管理部门或发起/接收部门按规定将工作联系单及相关材料整理归档。四、工作联系单的处理与反馈（一）处理时限1.接收部门/人应在收到工作联系单后的一个工作日内完成接收确认。2.对于有明确时限要求的事项，接收部门/人应严格按照要求时限完成。3.对于无明确时限要求的常规事项，应在合理工作周期内完成，一般不超过三个工作日，特殊情况可适当延长，但需提前与发起方沟通。（二）处理要求1.接收部门/人应高度重视工作联系单所涉事项，指定专人负责跟进。2.处理过程中遇到困难或无法按期完成的，应及时向发起方及相关审批部门汇报，共同协商解决方案。3.确保处理结果的质量符合工作联系单的要求。（三）结果反馈1.工作事项处理完毕后，接收部门/人应立即将处理结果以书面形式（可在工作联系单反馈栏填写或另附说明）反馈给发起部门/人。2.反馈内容应包括处理过程、结果、存在问题及后续建议等。3.发起部门/人对处理结果进行确认，如有异议，应在收到反馈后一个工作日内与接收部门沟通。五、监督与考核（一）监督检查综合管理部门定期或不定期对各部门工作联系单的使用、流转、处理及反馈情况进行抽查与检查。（二）责任追究1.对于无正当理由拖延、推诿、拒绝处理工作联系单事项，或处理不当造成不良后果的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至与绩效考核挂钩。2.对于填写不规范、信息不准确导致工作延误或失误的，追究发起部门/人的责任。（三）考核评价将工作联系单的规范使用与执行情况纳入各部门及相关人员的日常工作考核范畴，作为评价工作效率与协作精神的依据之一。六、附则（一）解释权本规范由企业综合管理部门负责