用人单位职业健康档案管理规范

用人单位职业健康档案管理规范一、总则职业健康档案是用人单位落实职业健康主体责任，保障劳动者职业健康权益，规范职业健康管理行为的重要基础和关键载体。建立健全并规范管理职业健康档案，不仅是法律法规的明确要求，更是用人单位实现科学管理、预防职业病、提升员工福祉的内在需求。本规范旨在指导用人单位系统、全面、有效地开展职业健康档案的建立、归档、保管、利用和处置等工作，确保档案的真实性、完整性、连续性和安全性。二、责任主体与管理部门用人单位是职业健康档案管理的责任主体，其主要负责人对本单位职业健康档案的真实性、完整性和有效性负总责。用人单位应明确职业健康档案管理的牵头部门，可根据单位规模和实际情况，指定职业健康管理部门或综合管理部门具体负责档案的日常管理工作，并配备专（兼）职档案管理人员。档案管理人员应具备相应的职业健康知识和档案管理技能，熟悉相关法律法规要求。三、职业健康档案的主要内容职业健康档案内容应全面反映用人单位职业健康管理的全过程。主要包括以下类别：（一）基础管理类档案1.单位基本情况：包括单位名称、地址、法定代表人、联系方式、行业类别、生产经营范围、主要生产工艺和设备等。2.职业健康管理组织机构及人员：职业健康管理委员会或领导小组的设立文件、组成人员名单及职责分工；职业健康管理人员的任命文件、资质证明等。3.职业健康管理制度与操作规程：各项职业健康管理规章制度（如职业病危害因素检测评价制度、职业健康检查制度、个体防护用品管理制度等）、各工种岗位职业健康操作规程。4.职业健康工作相关文件：上级部门关于职业健康工作的通知、批复、检查记录；用人单位职业健康工作年度计划、总结、报告等。5.职业健康培训材料：培训计划、培训课件、培训记录（包括培训时间、地点、内容、参加人员、考核情况等）。（二）作业环境与职业病危害因素类档案1.生产工艺与职业病危害因素清单：主要生产工艺流程简图；各作业岗位存在的职业病危害因素名称、来源及其分布情况。2.职业病危害因素检测与评价报告：定期职业病危害因素检测报告、职业病危害现状评价报告、建设项目职业病危害预评价报告、控制效果评价报告及其审核备案文件。3.职业病防护设施：职业病防护设施的种类、数量、设置位置、运行维护记录、效果评价资料等。4.个体防护用品：个体防护用品的采购、发放、使用、维护和更换记录，以及员工佩戴培训和监督检查记录。（三）劳动者职业健康监护类档案1.职业健康检查资料：*上岗前职业健康检查汇总报告及个人结果告知书；*在岗期间定期职业健康检查汇总报告及个人结果告知书；*离岗时职业健康检查汇总报告及个人结果告知书；*应急职业健康检查记录及报告。2.劳动者个人职业健康监护档案：应为每位接触职业病危害因素的劳动者建立个人职业健康监护档案，一人一档。内容包括：劳动者姓名、性别、年龄、籍贯、婚姻状况、文化程度、工种（岗位）、工龄、接触职业病危害因素种类、接触时间、职业健康检查结果、职业病诊疗资料、职业禁忌证告知、职业病诊断与鉴定资料等。3.疑似职业病和职业病病例资料：疑似职业病和职业病患者的报告、诊断证明、治疗记录、工伤认定、劳动能力鉴定、安置处理等相关材料。4.职业健康申诉与投诉记录：劳动者有关职业健康问题的申诉、投诉记录及处理结果。（四）职业健康宣传培训与应急管理类档案1.职业健康宣传教育材料：宣传活动记录、宣传资料（手册、海报、视频等）。2.应急预案与演练记录：职业病危害事故应急救援预案、应急救援队伍组建情况、应急救援物资储备清单、应急演练记录（时间、地点、内容、参与人员、效果评估等）。3.职业病危害事故处理记录：如发生职业病危害事故，应包括事故报告、调查处理报告、整改措施及落实情况等。（五）其他应归档的职业健康资料如与职业健康相关的劳动合同中职业危害告知条款、工伤保险参保情况等。四、职业健康档案的管理要求（一）建档要求档案的建立应及时、准确、完整。各项记录应字迹清晰、规范，签字手续完备。原始资料应妥善保存，复印件需注明原件存放处并加盖单位公章。（二）日常管理1.收集与整理：档案管理人员应定期收集各类职业健康相关文件、记录和资料，按照档案内容分类进行整理、编号、登记，确保资料不遗失、不损坏。2.归档与保管：档案应按照规定的期限和要求及时归档。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子档案应采取安全保密措施，定期备份，防止数据丢失和信息泄露。3.查阅与借阅：建立档案查阅、借阅制度。因工作需要查阅或借阅档案时，须经相关负责人批准，并履行登记手续。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。涉及劳动者个人隐私的档案内容，查阅时应遵守保密规定。4.保密管理：严格遵守国家有关档案保密的规定，对档案中涉及的商业秘密和劳动者个人隐私予以保密。（三）档案的保存期限1.基础管理类、作业环境与职业病危害因素类档案应长期保存。2.劳动者个人职业健康监护档案应至少保存至劳动者离职后规定年限。3.职业病患者的相关档案资料应永久保存。4.其他档案的保存期限应参照国家有关规定执行，尚无明确规定的，应根据其重要性确定保存期限。（四）档案的信息化管理鼓励用人单位采用信息化手段管理职业健康档案，建立电子档案管理系统。电子档案的建立和管理应符合国家相关电子档案管理的标准和要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质档案具有同等效力。（五）档案的转移与销毁1.劳动者离职时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。2.档案保管期满需要销毁时，应按照规定的程序报经批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录。对于涉及未了事项或有重要参考价值的档案，应延长保存期限或永久保存。五、监督与责任用人单位应定期对本单位职业健康档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰；对档案管理混乱、资料缺失、弄虚作假或违反档案管理规定造成不良后果的，应追究相关责任人的责任。六、附则本规范未尽事宜，应参照国家及地方有关职业健康和档案管理的法律法规、标准和规范执行。用人单位可根据本单位实际情况，依据本规范制定具体的职