办公室副主任岗位职责

——办公室副主任岗位职责一、岗位总体定位办公室副主任在总经理统一领导及办公室主任直接管理下，协助主任落实办公室全部行政管理工作，承接办公室日常分管业务，补齐部门管理短板；承担行政参谋、内外协调、信息汇总、会务接待、人员内勤管理、跨部门专项配合等工作，负责处置部门职能边界模糊的内部综合事务，监督办公室一线岗位日常工作质效，配合公司经营、项目等业务条线完成专项行政支撑工作，主任外出或空缺期间，全权代行办公室主任岗位职责，保障办公室行政工作不间断、平稳有序运行。二、具体工作职责1.制度落地落实及下属行政条线业务指导：严格贯彻执行集团公司发布的全部行政管理规章制度、公文管理规范、后勤管理细则、证照档案管理制度，监督办公室内部全员依规开展各项工作；协助主任对各分公司、子公司办公室日常行政管理工作开展对口业务指导，督查基层行政制度落地情况，纠正基层行政工作不规范行为，保障全集团行政管理制度自上而下统一执行。2.发挥部门综合职能，处置边界模糊内部事务：立足办公室参谋助手、横向协调、综合兜底核心职能，统筹处理公司各部门职能划分不清、无明确归口的综合性内部事务；主动梳理内部管理盲区，化解跨部门细碎行政矛盾，承接无人分管的临时综合事务，补齐公司内部行政管理缺口，保障公司内部日常管理无空档、无推诿。3.领导日程统筹及重大活动、商务接待组织：严格遵照总经理工作指示与公务安排，精准编排总经理日常工作行程、公务活动日程表，做好行程动态更新、事前提醒、行程衔接工作；全权负责公司大型会议、行业交流活动、上级主管部门检查、重要合作方走访等重大公务活动的全流程组织筹备、现场统筹、后勤保障及商务接待工作，规范接待流程，维护公司对外品牌形象。4.全域信息收集梳理，为管理层提供决策参考：常态化全方位收集行业政策动态、建筑市场行业资讯、各部门工作推进进度、下属分子公司经营动态、外部监管检查要求、行业评优及资质政策变动等各类综合信息；对收集信息进行分类筛选、梳理汇总、提炼核心要点，形成简洁清晰的信息简报，第一时间报送公司领导，为公司经营决策、管理调整提供真实有效的参考依据。5.配合经营部门开展招投标配套行政工作：主动配合公司经营管理部完成工程招投标配套行政支撑工作，负责招投标所需企业资质复印件、营业执照、人员证书、公司红头文件、资信证明、企业简介等行政资料的整理、盖章、装订与报送；协助完善投标文件行政板块内容，做好招投标资料归档留存，保障公司招投标工作顺利推进。6.办公室内勤人员管理、监督与效能提升：直接指导、日常管理并监督办公室文员、档案管理员、后勤专员、机要专员等全体在岗人员的日常业务开展情况；定期核查岗位工作完成质量、办公服务规范度，针对工作疏漏、服务态度问题及时督促整改；组织部门内部小型业务复盘与服务规范培训，持续提升办公室整体工作效率与对内对外服务水平。7.协助主任完成部门全盘其他管理工作：全力配合办公室主任开展印章证照管控、公文审核流转、档案管理、资质年审督办、年度大事记编撰、后勤运维督查、会务督办等全部部门管理工作；服从主任工作分工安排，分担部门重点工作与重难点任务；主任外出、休假期间，全面接管办公室各项工作，履行部门管理职责。三、岗位工作权限1.有权监督办公室在岗人员日常工作履职情况，对违规失职行为提出整改要求；2.有权查阅公司各部门工作台账、行政资讯资料，自主开展内部信息摸排收集；3.有权统筹调度办公室内勤岗位人员，完成活动接待、资料整编等临时工作；4.主任授权期间，可行使办公室主任对应行政管理权限。四、履职追责因制度监督不到位、领导日程编排失误、重大活动