行政单位档案管理规范操作指引

行政单位档案管理规范操作指引---行政单位档案管理规范操作指引一、总则1.1目的与依据为进一步加强和规范我单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及上级主管部门相关规定，结合我单位实际，制定本指引。1.2适用范围本指引适用于本单位及所属各部门（科室）的各类档案管理工作，包括档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研及销毁等各个环节。1.3基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责，维护档案完整与安全，便于利用，依法管理的原则。各部门应指定专人负责本部门档案的初步收集、整理和移交工作。二、档案的收集与归档2.1收集范围凡是本单位在行政管理、业务活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：*上级机关颁发的与本单位相关的需贯彻执行的文件材料；*本单位党委会、党组会、办公会等各类会议文件材料；*本单位制发的各类正式文件、函件、通知、纪要等；*本单位开展各项业务工作形成的报告、总结、计划、调研材料、统计报表等；*本单位与其他单位签订的合同、协议等；*本单位干部职工任免、奖惩、考核等人事材料（按人事档案管理规定执行）；*其他具有保存价值的文件材料。2.2收集要求*及时主动：各项工作中形成的文件材料，承办人员应在工作完成后及时收集、整理。*完整齐全：归档的文件材料应齐全完整，每份文件的正件、附件、定稿、正本、副本等应收集齐全。*准确规范：文件材料的内容必须真实准确，手续完备，符合公文处理规范。*保持联系：同一事项形成的不同载体、不同形式的文件材料应保持有机联系，一并归档。2.3归档时间*文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集、整理和归档工作。*会计档案、声像档案、实物档案等应按照相应的专业档案管理规定及时归档。*专项工作、重大活动形成的档案，应在工作或活动结束后三个月内完成归档。2.4归档手续文件材料归档时，应填写《档案移交清单》，由移交部门负责人、档案管理员和接收档案部门的档案员共同签字确认，一式两份，双方各执一份备查。三、档案的整理与编目3.1整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.2分类根据本单位档案的实际情况，可采用年度-机构（问题）-保管期限的方法进行分类。*年度：将文件材料按其形成或处理的年度进行划分。*机构（问题）：在年度内，按文件材料形成的部门（机构）或反映的问题进行划分。*保管期限：根据文件材料的价值确定其保管期限，分为永久、定期（长期、短期）。3.3编号与排列*按照分类方案对档案进行编号，编号应具有唯一性和稳定性。*同一类目内的档案，应按照文件形成时间或重要程度进行系统排列。3.4立卷（组件）与装订*对于文书档案，可采用“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。*装订前应去除文件上的金属物，对破损文件进行修复。装订应整齐牢固，便于翻阅。3.5编目*卷内目录（件内文件目录）：逐件填写文件的顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息。*案卷封面（档案盒封面）：填写全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、案卷号（件号）等。*备考表：填写本卷（盒）档案的情况说明，如缺损、修改、补充等，由整理人、检查人签字，并注明日期。四、档案的保管4.1库房要求*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”措施。*库房内应保持清洁、干燥、通风，温湿度应控制在规定范围内（温度14-24℃，相对湿度45-60%）。*库房内严禁存放易燃易爆物品和其他杂物。4.2装具要求档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜（架）等装具。档案柜（架）应排列整齐，便于存取。4.3库房管理*建立健全库房管理制度，定期对库房进行检查，做好温湿度记录和调控。*档案入库前应进行检查、消毒，防止虫霉进入库房。*严格执行档案库房出入制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。*档案管理员应熟悉档案存放情况，定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。4.4保密管理严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案应单独存放，严格按照保密规定进行管理和利用，防止泄密事件发生。五、档案的利用5.1利用制度建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批程序。5.2利用手续*本单位人员查阅档案，须经本部门负责人批准，查阅涉密档案须经单位分管领导批准。*外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准。*查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间、查阅人等信息。5.3利用要求*查阅档案应在指定的阅览场所进行。*查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*严禁携带易燃、易爆、腐蚀性物品进入阅览场所。*查阅涉密档案，必须严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播。5.4档案复制与摘录因工作需要复制、摘录档案内容的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。5.5归还与清点档案利用完毕后，应及时归还。档案管理员应对归还的档案进行清点、核对，确认无误后方可入库。六、档案的鉴定与销毁6.1鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理员、相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。6.2鉴定程序*档案管理员对已到保管期限的档案进行清理，提出初步鉴定意见。*鉴定工作小组按照档案保管期限表，对档案进行集体审查、鉴定，确定其存毁。*对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，报单位领导批准后销毁。6.3销毁要求*销毁档案必须严格按照批准的范围和程序进行，严禁个人私自销毁档案。*销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人应对销毁全过程进行监督，确保档案彻底销毁。*《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的信息化建设7.1电子文件归档与管理*积极推进电子文件的规范化管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。*电子文件归档应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，采用符合标准的格式存储。*建立电子档案备份制度，定期进行备份，防止数据丢失。7.2档案管理系统根据工作需要，逐步建立和完善档案管理信息系统，实现档案著录、检索、统计、利用等工作的信息化管理，提高档案管理效率和利用水平。7.3数字化加工对具有永久和长期保存价值的传统载体档案，应按照国家相关标准进行数字化加工，建立数字档案资源库。数字化成果应进行质量检查和验收。八、档案工作人员职责与要求8.1职责*贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。*负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研和销毁等工作。*指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累和归档工作。*负责档案库房的日常管理和安全保密工作。*开展档案宣传和利用服务，提高档案利用效益。8.2要求*档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。*熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，具备相应的专业素质。*努力学习和掌握现代档案管理技术和方法，不断提高业务水平。*工作认真负责，细致严谨，具有较强的事业