会议会展服务合同书

会议会展服务合同书本合同由以下双方于年月日签订，以下简称“本合同”。一、标的1.1委托方委托服务方在年月日至年月日期间，在地举办会议。二、价款及支付方式2.1本合同服务费用总额为人民币元整（￥元）。2.2支付方式：（1）年月日前，委托方支付服务方人民币元整（￥元）作为预付款；（2）会议举办完毕后个工作日内，委托方支付剩余服务费用人民币元整（￥元）。三、服务期限3.1本合同服务期限自年月日起至年月日止。四、双方权利义务4.1委托方权利义务：（1）按照约定时间、地点支付服务费用；,（2）提供会议所需场地、设备等相关资料；,（3）按照约定时间完成参会人员名单的提供；（4）确保会议现场秩序，协助服务方完成会议组织工作。4.2服务方权利义务：,（1）按照约定时间、地点、内容提供会议场地、设备等；,（2）负责会议现场的组织、协调、保障工作；,（3）确保会议顺利进行，按照约定时间完成会议内容；（4）对会议过程中出现的突发状况及时处理，确保会议顺利进行。五、违约责任5.1委托方违约责任：（1）未按约定时间支付服务费用的，每逾期一日，应向服务方支付未付款额的%作为违约金；（2）未按照约定提供会议所需场地、设备等相关资料的，每逾期一日，应向服务方支付人民币元整（￥元）作为违约金；（3）未按照约定时间完成参会人员名单提供的，每逾期一日，应向服务方支付人民币元整（￥元）作为违约金。5.2服务方违约责任：（1）未按约定时间、地点提供会议场地、设备的，每逾期一日，应向委托方支付人民币元整（￥元）作为违约金；（2）未按约定时间完成会议内容的，每逾期一日，应向委托方支付人民币元整（￥元）作为违约金；（3）因服务方原因导致会议无法进行的，应向委托方支付人民币元整（￥元）作为违约金。六、质量标准及验收方式6.1质量标准：（1）会议场地、设备等符合约定要求；（2）会议组织、协调、保障工作到位，确保会议顺利进行；（3）会议内容、时间、地点等符合约定。6.2验收方式：,（1）委托方对会议场地、设备等进行验收；（2）会议结束后，委托方对会议组织、协调、保障工作进行综合评价。七、保密条款7.1双方对本合同内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。八、争议解决8.1双方在履行本合同过程中发生争议的，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。九、其他9.1本合同一式两份，双方各执一份，自双方签字（或盖章）之日起生效。9.2本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。,委托方（通用名称）：服务方（通用名称）：签订日期：签订地点：附件：,1.会议场地、设备清单2.参会人员名单3.其他相关资料九、其他9.3若在合同履行过程中，因不可抗力因素导致合同无法履行或履行受到影响，双方应相互理解，并协商采取合理措施减轻损失。9.4本合同签订后，如遇政策、法规、标准等变动，双方应立即协商，对合同条款进行相应调整。9.5双方在履行合同过程中，应严格按照国家法律法规和行业规范执行，确保会议的顺利进行。9.6本合同附件中涉及的会议场地、设备清单及参会人员名单，双方应严格保密，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。10.本合同未尽事宜，由双方另行协商解决，协商不成时，可提交至合同签订地的人民法院提起诉讼。11.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为至。12.本合同如有修改或补充，以书面形式为准，经双方签字（或盖章）后生效。13.本合同附件包括但不限于以下内容：（1）会议场地、设备清单：包括场地面积、容纳人数、设备名称、数量等详细信息。（2）参会人员名单：包括参会人员姓名、职务、联系方式等详细信息。（3）会议日程安排：包括会议时间、地点、议程、主讲人等详细信息。（4）会议预算：包括场地租赁费、设备租赁费、人员费用、交通费用等详细信息。（5）会议宣传方案：包括宣传渠道、宣传内容、宣传时间等详细信息。14.本合同签订后，双方应严格遵守合同约定，如有违反，应承担相应的法律责任。15.本合同一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。附件：,1.会议场地、设备清单2.参会人员名单,3.会议日程安排4.会议预算5.会议宣传方案,16.会议场地、设备清单具体内容包括：,-会议场地面积：800平方米-可容纳人数：300人-设备名称及数量：投影仪3台、音响系统1套、白板1块、笔记本电脑5台、无线话筒2支等,17.参会人员名单包括：18.会议日程安排如下：-会议时间：2023年11月5日至11月7日,-会议地点：北京市某国际会议中心-会议议程：11月5日开幕式及专题报告、11月6日分组讨论及主题演讲、11月7日闭幕式及颁奖仪式-主讲人：张教授（知名专家学者）、李博士（行业资深人士）等,19.会议预算包括以下内容：,-场地租赁费：人民币50000元,-设备租赁费：人民币30000元-人员费用：人民币40000元（含讲师、工作人员及参会人员）,-交通费用：人民币20000元20.会议宣传方案如下：-宣传渠道：官方网站、社交媒体、行业媒体、电子邮件等,-宣传内容：会议主题、主讲嘉宾、议程安排等-宣传时间：提前2个月开始，至会议开始前1周结束,21.本合同签订后，双方应严格遵守以下事项：-委托方应按照合同约定，在会议前提供参会人员名单及费用缴纳证明。-服务方应按照合同约定，在会议期间提供优质的服务保障。-如有特殊需求，双方应及时沟通协商，并签订补充协议。22.本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。如有争议，协商不成的，依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。23.双方签字（或盖章）之日起生效，本合同一式两份，委托方、服务方各执一份。特此证明。24.会议场地布置方面，服务方将根据委托方提供的具体要求，进行专业的设计与实施。场地将布置成可容纳300人的主会场，并设有20个分会场，以满足不同研讨小组的需求。为增强会议氛围，服务方将引进先进的LED屏幕，确保现场直播无死角，并配备专业的音响设备，保障会议期间音视频效果。25.人员费用中，讲师费用为每人20000元，工作人员费用为每人10000元，参会人员费用为每人500元。为确保会议顺利进行，服务方将安排5名经验丰富的现场协调员，负责会议期间的各项事务处理。26.会议期间，服务方将提供全程餐饮服务，包括11月5日开幕式及专题报告期间的茶歇，11月6日分组讨论及主题演讲期间的午餐和下午茶，以及11月7日闭幕式及颁奖仪式期间的晚宴。餐饮标准为自助餐形式，每人每餐费用预计为150元。27.会议期间，服务方将负责参会人员的住宿安排，共计预定10家酒店，房间总数为200间。为方便参会人员出行，服务方将提供会议中心至酒店的免费接送服务，共计安排5辆大巴车，每日往返各2次。28.会议期间，服务方将设立专门的展览区，用于展示参会企业的产品和服务。展览区面积共计200平方米，可容纳30家企业参展。为吸引更多企业参展，服务方将提供免费的标准展位，并提供现场搭建、布展等服务。29.会议期间，服务方将设立咨询服务台，为参会人员提供现场咨询服务。咨询服务台将配备2名专业咨询员，负责解答参会人员关于会议安排、酒店预订、交通路线等方面的问题。30.会议结束后，服务方将进行会议总结，收集参会人员的反馈意见，并将总结报告及参会人员名单、费用缴纳证明等资料提交给委托方。同时，服务方将整理会议相关照片和视频资料，制作成会议回顾视频，提供给委托方用于宣传和存档。31.会议期间，服务方将安排专业的音响设备和技术人员，确保会议室内音视频设备的正常运行。预计使用音响设备20套，视频设备10套，现场技术人员5名，确保会议内容清晰传达。32.为保障会议信息安全，服务方将设立专门的信息安全区域，配备网络安全防护设备，并对参会人员进行信息安全培训，确保会议期间信息传输的安全。33.会议期间，服务方将安排医疗救护团队，确保参会人员在紧急情况下能够得到及时救治。医疗救护团队由2名医生和3名护士组成，配备急救车辆1辆，确保24小时待命。34.会议期间，服务方将安排志愿者团队，为参会人员提供引导、咨询、翻译等服务。志愿者团队由30名志愿者组成，具备良好的沟通能力和服务意识。35.会议期间，服务方将设立媒体中心，为媒体记者提供采访、拍摄、编辑等服务。媒体中心配备专业的采访设备、编辑设备和办公设施，确保媒体记者的采访需求得到满足。36.会议期间，服务方将设立商务洽谈区，为参会企业提供商务洽谈机会。洽谈区面积100平方米，可容纳20家企业进行商务洽谈。37.会议期间，服务方将举办一场文艺晚会，丰富参会人员的业余生活。晚会将邀请知名艺术家和表演团队，为参会人员带来精彩的文艺表演。38.会议结束后，服务