建设单位合同管理规范协议

建设单位合同管理规范协议第一条总则为规范本单位（以下简称“公司”）合同管理工作，提高合同管理水平，防范合同风险，确保公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及其他有关法律、法规、规章的规定，结合公司实际情况，制定本规范。第二条适用范围本规范适用于公司所有以公司名义签订或履行，以及公司内部涉及财产或权利义务关系的各类协议、合同、订单及其他具有合同性质的文件（以下简称“合同”）的管理。包括但不限于：工程建设合同、采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、借款合同、担保合同、保密协议、劳动合同等。第三条管理机构与职责公司设立合同管理部门（或法务部，下同），负责公司合同管理工作的组织、协调、指导和监督。合同管理部门主要职责：（一）制定和完善公司合同管理制度及流程；（二）负责合同文本的审核、法律风险审查；（三）组织或参与重大合同的谈判；（四）指导、监督业务部门及项目部合同管理工作；（五）负责合同履行的跟踪、监督与风险预警；（六）管理公司合同档案及合同管理系统（如有）；（七）组织合同管理相关培训；（八）处理合同争议事宜，提供法律支持；（九）完成上级交办的其他合同管理事项。各业务部门、项目部是合同管理的基本单位，其主要职责：（一）根据业务需要提出合同需求，负责合同背景资料准备；（二）在授权范围内参与合同谈判，草拟合同初步文本；（三）负责合同履行过程中的协调、沟通与管理，及时反馈履约信息；（四）配合合同管理部门进行合同审核、归档等工作；（五）识别并初步处理合同履行中的风险和问题。公司各级管理人员应在其职责范围内，对合同管理进行必要的审批和监督。第四条合同生命周期管理第四条第一款合同需求与立项公司各部门根据业务需要，经内部初步讨论同意后，可提出合同需求。合同需求应明确合同对方主体、基本合作内容、主要商务条款意向、法律风险关注点等，按照公司规定流程报请相关部门或上级领导审批立项。第四条第二款合同草案编制与审核（一）合同草案可由业务部门、项目部根据需求自行编制，或使用公司标准合同模板编制，或委托法律顾问、第三方机构起草。涉及重大事项或金额较大的合同，建议使用公司标准模板。（二）合同草案编制完成后，应按照以下层级进行审核：1.业务部门/项目部内部审核；2.合同管理部门专业审核；3.法律部门审核（根据合同重要性及公司规定确定）；4.相关负责人审批（根据公司授权审批权限规定）。（三）审核部门或人员应对合同条款的合法性、合规性、完整性、风险可控性进行审查，并提出审核意见。合同起草或经办人员应根据审核意见修改完善合同草案。（四）合同草案的审核、审批流程及时限按照公司相关规定执行。第四条第三款合同谈判与签订（一）公司授权代表进行合同谈判，谈判应形成书面记录或会议纪要。谈判过程中的重大事项变更应重新履行审批程序。（二）经批准并完成所有必要的审核、审批程序后，方可与对方正式签订合同。（三）合同签订应遵守公司印章管理规定，确保签字主体适格，印章真实有效。涉及电子合同，应遵守电子签名法及相关规定。（四）合同签订后，双方当事人应确认收件，并按约定或公司规定将合同文本归档。第四条第四款合同履行与监控（一）合同管理部门或业务部门/项目部应根据合同内容建立合同履行台账，明确关键节点、交付标准、验收要求等。（二）业务部门/项目部负责合同履行的日常跟踪、协调与沟通，确保合同条款得到有效履行。（三）在合同履行过程中，如遇变更、解除等情况，应按本规范第四条第五款、第六款相关规定处理。（四）合同管理部门应定期或不定期对合同履行情况进行检查，及时发现并预警风险。（五）合同履行过程中产生的通知、确认、变更协议等文件，应及时收集、整理并归档。第四条第五款合同变更与解除（一）合同变更应基于双方协商一致的原则。提出变更的一方应向对方发出变更通知，并附变更方案。（二）对方收到变更通知后，应在合理期限内予以答复。同意变更的，双方应就变更内容达成书面协议，并按本规范第四条第二款规定履行审核、审批程序。（三）合同变更未达成书面协议前，原合同条款继续有效。（四）有下列情形之一的，当事人可以解除合同：1.双方协商一致解除；2.因不可抗力致使合同目的无法实现；3.在履行期限届满前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；4.一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；5.一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；6.法律规定的其他情形。（五）合同解除应经双方协商一致，并签订书面解除协议。根据合同约定或法律规定可以单方解除的，应在法定或约定期限内通知对方，并说明理由。解除合同涉及债权债务结算、争议处理等事项的，应一并协商解决。（六）合同变更或解除协议应按本规范第四条第二款规定履行审核、审批程序。第四条第六款合同支付管理（一）合同支付应严格按照合同约定执行。业务部门/项目部根据合同履行进度和约定条件，准备支付申请及相关证明材料。（二）支付申请经相关部门审核、项目负责人审批，并经合同管理部门或财务部门审核确认支付条件具备后，按公司财务制度办理支付手续。（三）涉及大额支付或特殊支付条件的，应按照公司授权审批权限规定执行。（四）财务部门应建立合同款项支付台账，与合同管理部门信息共享。第四条第七款合同争议解决（一）发生合同争议时，应本着公平合理、协商解决的原则，及时采取措施。（二）首先尝试通过友好协商解决争议。协商应记录主要沟通内容。（三）协商不成的，可依据合同中约定的争议解决方式（如仲裁或诉讼）处理。（四）在争议解决期间，不影响双方根据合同继续履行非争议部分义务，除非法律另有规定或双方另有约定。（五）合同管理部门应配合业务部门/项目部处理合同争议，提供必要的法律支持和证据材料。第四条第八款合同归档与保管（一）合同及所有相关文件（包括谈判记录、审核意见、履行过程中的重要通知、确认函、变更协议、解除协议、结算文件、争议处理文件等）均应作为合同档案进行管理。（二）合同档案应包含正本、副本（如需要）及所有附件。电子合同相关数据及元数据也应归档保存。（三）合同档案应根据合同重要程度、金额、保管期限等分类整理，并制作归档目录。（四）合同档案由合同管理部门指定人员统一保管，或由业务部门/项目部指定人员保管并定期移交合同管理部门集中保管。（五）合同档案的保管期限按照公司档案管理规定执行。保管期内不得随意销毁。（六）查阅、复制合同档案需经合同管理部门或档案管理部门批准。涉及商业秘密或保密信息的，应严格遵守保密规定。第五条合同资源管理第五条第一款合同模板库管理（一）公司统一建立和管理标准合同模板库，涵盖常用合同类型。（二）合同管理部门负责模板的制定、修订、发布和更新工作。（三）各部门使用模板时，应根据具体情况进行必要的修改和完善，但不得修改模板的核心法律条款。（四）鼓励各部门在使用模板过程中总结经验，向合同管理部门提出改进建议。第五条第二款合同知识库管理（一）合同管理部门负责建立和维护合同知识库，收集整理合同管理过程中的典型案例、风险清单、法律法规、往来函件等资料。（二）知识库信息应分类清晰，便于查询和利用。（三）各部门应积极参与知识库的建设，分享经验和教训。第五条第三款合同管理人员培训与考核（一）合同管理部门应定期或不定期组织合同管理培训，内容包括合同法律知识、公司制度流程、风险防范、案例分析等。（二）公司各级管理人员及合同管理人员应积极参加培训，提升合同管理能力。（三）将合同管理工作表现纳入相关部门和人员的绩效考核范围。第五条第四款合同管理系统/平台使用规范（一）公司使用的合同管理系统或平台是合同管理信息化的主要载体，所有合同管理活动应尽可能在系统中进行记录和管理。（二）相关部门和人员应按照系统操作规程使用合同管理系统，确保数据的准确性、完整性和及时性。（三）合同管理部门负责系统的日常维护、数据备份和安全管理。第六条合同风险管理第六条第一款风险识别与评估（一）在合同管理的各个环节，包括需求提出、草案编制、审核谈判、履行监控等，应识别和评估潜在的法律风险、商务风险、履约风险等。（二）合同管理部门应建立常见合同风险清单，并指导业务部门/项目部进行风险识别。（三）对于重大合同或风险较高的合同，应进行专项风险评估，并制定相应的风险控制措施。第六条第二款风险控制措施（一）根据风险评估结果，采取相应的风险控制措施，如完善合同条款、增加担保、购买保险、加强履约监控等。（二）严格审查合同对方的主体资格和履约能力。（三）审慎确定合同标的、数量、质量、价款、履行期限等核心条款。（四）合理运用合同附件、补充协议等形式，明确权利义务。第六条第三款重大合同审批（一）凡符合公司规定的金额标准或属于公司战略发展重要领域的合同，均视为重大合同。（二）重大合同在履行本规范第四条第二款规定的审核、审批程序基础上，还须按照公司相关规定，报请更高级别领导审批。第七条奖惩与责任追究（一）对在合同管理工作中表现突出，有效防范重大风险，维护公司利益方面有显著贡献的部门或个人，公司给予表彰和奖励。（二）对违反本规范规定，或在合同管理工作中存在失职、渎职行为，给公司造成损失的，公司将