建设单位合同归档协议范本

建设单位合同归档协议范本甲方（建设单位）：[填写甲方全称]法定代表人/授权代表：[填写姓名]联系地址：[填写地址]联系电话：[填写电话]乙方（档案管理部门/档案管理人员）：[填写乙方全称或负责人姓名]负责人：[填写姓名]联系地址/地点：[填写地址]联系电话：[填写电话]鉴于甲方为实施[填写项目名称]项目（以下简称“本项目”）进行工程建设，并需对项目全过程中形成的各类合同及其相关文件进行规范化管理，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）等国家及行业相关法律法规和标准，甲乙双方经友好协商，就本项目合同档案的管理事宜达成如下协议：第一条合同档案范围与界定1.1甲方确认，凡在本项目实施过程中，由甲方直接或通过委托、招标等方式与勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、设备材料供应单位、咨询评估单位、财务审计单位及其他相关单位签订或形成的具有保存价值的合同、协议、补充协议、备忘录及关联文件，均属本协议所指的“合同档案”。1.2合同档案具体范围包括但不限于：（1）项目立项、可研批复、用地规划、建设工程规划许可证、施工许可证等前期文件；（2）招标投标相关文件，如招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书、投标保函、履约保函等；（3）与各参建单位签订的勘察、设计、施工、监理、咨询、检测、设备材料供应等合同正本及全部附件、澄清文件、补充协议；（4）工程变更、现场签证、工程洽商、索赔与反索赔文件；（5）材料设备进场验收记录、质量检验报告、试验报告；（6）工程进度款支付申请、审批记录、支付凭证、发票；（7）工程竣工报告、竣工验收证明文件、竣工验收备案表；（8）工程质量保修书、质量保修期内维修记录；（9）工程结算报告、竣工结算审核报告、支付结算凭证；（10）项目审计报告、财务决算文件；（11）项目实施过程中发生的争议、诉讼、仲裁相关文件；（12）其他与本项目合同履行、项目管理、资产移交相关的文件、照片、录音录像等。1.3甲乙双方均应遵守国家及行业关于档案分类、编目、保管期限的有关规定，结合本项目特点，共同制定详细的合同档案分类方案和保管期限表，作为本协议的附件。第二条合同档案的形成与收集2.1甲方各相关部门及项目管理人员在合同签订或文件形成过程中，有责任及时、准确、完整地收集、整理合同档案，并按照本协议约定及时移交乙方。2.2合同签订后[例如：5]个工作日内，相关责任单位或个人应将合同正本或副本（按甲方要求）及相关附件、澄清文件等一并移交至乙方指定地点或人员。2.3对于合同履行过程中形成的各类文件，如变更、签证、索赔等，相关责任方应在文件形成后[例如：10]个工作日内提交给乙方。2.4乙方有权对合同档案的形成和收集过程进行指导和监督，并提出改进建议。2.5涉及电子文件归档的，双方应另行协商确定电子文件的管理方式、格式要求、元数据标准、存储与备份等具体规则。第三条合同档案的整理与编目3.1乙方应根据国家相关标准和本协议附件中的分类方案，对收集到的合同档案进行系统化整理，包括区分保管期限、区分密级（如适用）。3.2乙方应按照统一的归档文件编号规则，编制归档文件目录，目录内容应包括档号、题名、责任者、日期、密级、页数、保管期限、备注等必要信息。3.3乙方应编制电子合同档案目录，并建立电子档案库，实现档案的电子化管理（如适用）。3.4整理和编目工作应在文件收集齐全后[例如：15]个工作日内完成。第四条合同档案的保管与安全4.1乙方应将合同档案存放于符合恒温恒湿、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等要求的专用库房或区域。4.2乙方应配备必要的档案保管设施设备，并定期进行检查和维护。4.3采取有效的物理安全措施和信息安全措施，确保合同档案（包括纸质和电子档案）的实体安全和信息安全。重要或涉密档案应设置专门区域或加锁保管。4.4严格控制合同档案的查阅权限，建立严格的查阅登记制度。涉密档案的查阅必须严格遵守甲方保密规定和相关规定。4.5乙方应建立档案定期检查制度，每年至少进行一次全面检查，记录检查情况，发现问题及时处理并向甲方报告。第五条合同档案的利用与查阅5.1甲方或经甲方授权的单位和个人因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经甲方[例如：部门负责人或项目负责人]批准后，方可办理查阅手续。5.2查阅人应严格遵守档案查阅规定，不得涂改、圈划、抽取、损毁、私自复制合同档案。查阅涉密档案需按规定履行审批手续。5.3乙方应为查阅提供必要的指导和帮助。查阅一般应在乙方指定地点进行。5.4因查阅需要，经甲方同意后，可提供合同档案的复印件或电子版。复制涉密档案需按规定办理手续并由专人监督。5.5查阅完毕后，查阅人应将查阅的合同档案及时归还乙方，并办理归还登记手续。第六条合同档案的移交与交接6.1甲方项目合同档案的保管期限届满，或项目结束后，根据国家法规及甲方档案管理制度，需要进行移交时，由甲方档案管理部门组织进行。6.2移交前，甲乙双方应共同对档案进行清点、核对，并编制移交清册。6.3双方代表在移交清册上签字确认后，办理正式的档案移交手续。乙方应将移交的档案按照规定进行登记，并妥善保管。6.4对于乙方专门设立档案室或负责长期保管合同档案的，双方应就档案保管责任、保管期限、最终处置等事宜在协议中明确约定。第七条合同档案的鉴定与销毁7.1合同档案的鉴定工作应按照国家及甲方档案管理有关规定进行。项目结束或定期鉴定时，由甲方档案管理部门组织相关专家或成立鉴定小组，对合同档案的价值进行鉴定。7.2鉴定结果应形成书面报告，并作为档案销毁或继续保存的依据。7.3对鉴定后确定无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，报经甲方[例如：分管领导或档案工作领导小组成员]批准后，方可销毁。7.4销毁档案时，应指定专人监督执行，防止泄密和遗失。销毁后，监督人应签署销毁记录。严禁将涉密档案销毁。第八条双方权利与义务8.1甲方的权利与义务：（1）有权对乙方的合同档案管理工作进行检查和监督，并提出改进要求；（2）有权随时调阅本项目的合同档案；（3）应按时向乙方提供合同档案的形成基础材料；（4）应配合乙方进行档案的鉴定、销毁等工作；（5）应遵守保密规定，保护合同档案中的商业秘密和不宜公开的信息；（6）应提供乙方开展档案管理工作所需的必要条件（如办公场所、设备支持等）；（7）应按照协议约定支付乙方合同档案管理服务费用（如适用）。8.2乙方的权利与义务：（1）有权要求甲方按时提供合同档案的形成基础材料；（2）有权拒绝办理不符合本协议规定或违反保密规定的查阅、复制等申请；（3）应按照本协议约定及国家、行业标准，认真履行合同档案的收集、整理、编目、保管、利用、移交、鉴定、销毁等职责；（4）应确保合同档案的安全与完整，防止遗失、损毁、泄密；（5）应建立完善的合同档案管理台账，并定期向甲方汇报工作情况；（6）应配合甲方的档案检查和利用需求，提供必要的指导和帮助；（7）应严格遵守甲方的保密规定，对接触到的涉密信息承担保密义务。第九条违约责任9.1甲方未按时移交应归档的合同档案，或提供的不符合要求的档案导致后续工作延误或损失的，应承担相应责任。9.2乙方未能按照协议约定履行合同档案管理职责，导致档案丢失、损毁、泄密或无法满足利用需求的，应承担相应责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。9.3任何一方违反保密约定的，应承担相应的法律责任。第十条协议期限本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为[例如：项目竣工验收合格之日起五年]，或至本项目所有合同档案按规定完成最终处置（销毁或移交）之日止。第十一条争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[选择一项：甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼或提交[指定仲裁委员会名称]按照其仲裁规则进行仲裁]。第十二条协议的变更与解除12.1本协议的任何变更，须经双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。12.2在本协议有效期内，如发生导致本协议无法继续履行的根本性变化，经双方协商一致，可以解除本协议。第十三条通知与送达双方在本协议中载明的联系地址、联系电话为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前[例如：3]日书面通知对方。按上述地址发出的通知，视为有效送达。第十四条其他事项14.1本协议未尽事宜，双方可另行协商签订补充协议。14.2本协议附件（如合同档案分类方案、保管期限表等）是本协议不可分割的