2026年全过程会议会展服务协议

2026年全过程会议会展服务协议第一条协议标的委托方（以下简称“甲方”）委托服务方（以下简称“乙方”）于2026年举办一系列会议及会展活动，包括但不限于开幕式、研讨会、展览、闭幕式等。具体活动名称、时间、地点等由双方另行协商确定。第二条服务内容与价款1.乙方负责会议会展的整体策划、组织、实施和现场管理。2.乙方提供以下服务：-场地布置与音响灯光设备租赁；,-会务资料印刷与分发；-专业会议主持人及翻译服务；,-餐饮及茶歇服务；-安全保卫与医疗保障；-媒体宣传与新闻报道；-现场技术支持与设备维护。3.本协议服务价款为人民币壹佰万元整（￥100,000.00），分以下两期支付：-首期：合同签订后5个工作日内，支付人民币伍拾万元整（￥50,000.00）；-尾期：会议会展活动结束后15个工作日内，支付剩余人民币伍拾万元整（￥50,000.00）。第三条服务期限本协议自双方签字盖章之日起生效，至2026年会议会展活动全部结束后30日止。第四条双方权利义务,1.甲方权利义务：-按时支付服务费用；,-提供会议会展活动所需的相关资料和文件；,-配合乙方进行活动策划和实施；-对乙方提供的服务进行监督和验收。2.乙方权利义务：-按约定时间、地点、内容完成会议会展活动；,-保证服务质量，确保活动顺利进行；,-按时提供活动策划方案、预算及进度报告；-对活动过程中出现的问题及时处理。第五条违约责任1.甲方违约责任：-未按时支付服务费用，每逾期一日，应向乙方支付违约金人民币壹万元整（￥10,000.00）；-未按约定提供相关资料和文件，导致活动无法按期举行，乙方有权解除本协议，并要求甲方支付违约金人民币壹拾万元整（￥100,000.00）。2.乙方违约责任：-未按时完成会议会展活动，每逾期一日，应向甲方支付违约金人民币壹万元整（￥10,000.00）；-服务质量不符合约定，导致活动效果不佳，乙方应退还部分服务费用，并承担相应的赔偿责任。第六条质量标准与验收方式,1.质量标准：-会议会展活动组织有序，现场氛围热烈；,-设备设施运行正常，无故障；,-人员服务态度良好，专业素质高；-活动宣传报道及时、准确。2.验收方式：,-甲方对乙方提供的服务进行现场验收；-双方共同签署验收报告。第七条保密条款,1.双方对本协议内容以及活动过程中涉及的商业秘密负有保密义务；2.未经对方同意，不得向任何第三方外泄本协议内容或活动过程中的商业秘密。第八条争议解决,1.双方在履行本协议过程中发生争议，应友好协商解决；2.协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。第九条其他,1.本协议一式两份，双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效；2.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：年月日第十条人员配置与培训1.乙方应按照甲方要求，提供具备相关专业资质的会展服务人员，人数不少于20名；2.乙方需对服务人员进行为期一周的岗前培训，确保其熟悉会议会展服务流程和规范；3.甲方对乙方人员的服务质量进行评估，如发现不合格人员，乙方应立即予以更换。第十一条资料准备与提交1.乙方应在活动前30天向甲方提交详细的活动方案、设备清单、人员配置表等资料；2.甲方对乙方提交的资料进行审核，如有问题，应及时通知乙方进行修改。第十二条物料准备与运输1.乙方负责会议会展所需物料的准备，包括但不限于展板、桌椅、音响设备等；2.乙方需确保物料质量符合标准，并在活动前15天将物料送达指定地点；3.甲方负责物料的运输和保管，确保物料安全无损。第十三条场地布置与调试1.乙方负责会议会展现场的布置，包括但不限于展台搭建、灯光音响调试等；,2.乙方需在活动前24小时完成场地布置，并确保所有设备运行正常；3.甲方对场地布置和设备调试进行验收，如有问题，乙方应立即进行整改。第十四条活动现场管理,1.乙方负责活动现场的秩序维护，确保活动顺利进行；,2.乙方需配备充足的工作人员，负责接待、引导、讲解等工作；3.甲方对乙方现场管理进行监督，如发现不足，乙方应立即进行改进。第十五条后勤保障,1.乙方负责活动期间的餐饮、住宿、交通等后勤保障工作；2.乙方需确保后勤保障工作的高效、有序，满足甲方及参会人员的需求；3.甲方对乙方后勤保障工作进行评估，如发现问题，乙方应立即进行整改。第十六条协议解除,1.如一方违反本协议约定，另一方有权解除本协议；2.协议解除后，双方应按照约定履行各自义务，并承担相应的法律责任。第十七条附则,1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决；,2.本协议的修改、补充或变更，需经双方书面同意；3.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为一年。第十八条安全保障1.乙方负责活动期间的安全保障工作，包括但不限于消防安全、交通安全、人员安全等；2.乙方需制定详细的安全预案，并在活动前进行安全演练，确保万无一失；3.活动期间，乙方应设立专门的安全监控中心，实时监控活动现场，发现问题立即处理；4.例如，2024年举办的某大型论坛，乙方在活动前对会场进行了全面的安全检查，确保了活动期间的安全。第十九条活动资料制作与分发1.乙方负责制作活动所需的各类资料，如宣传册、会议手册、嘉宾名片等；,2.乙方需在活动前5个工作日完成资料制作，并确保资料质量；3.活动现场，乙方负责资料的分发工作，确保每位参会人员都能及时拿到所需资料；4.例如，2025年举办的某行业年会，乙方共制作了5万份宣传册、2万本会议手册、1万张嘉宾名片，确保了活动的顺利开展。第二十条嘉宾接待与安排1.乙方负责嘉宾的接待工作，包括但不限于接送机、住宿安排、行程安排等；2.乙方需提前与嘉宾沟通，了解其需求和喜好，确保嘉宾在活动期间得到充分的关注和照顾；,3.活动期间，乙方需负责嘉宾的日常安排，包括用餐、休息、会议等；4.例如，2023年举办的某国际会议，乙方为200名嘉宾提供了接送机服务、5星级酒店住宿、专业导游讲解，确保嘉宾们度过了一个愉快的会议时光。第二十一条活动评估与总结1.活动结束后，乙方需对活动进行全面的评估，包括但不限于活动效果、现场管理、后勤保障等方面；2.乙方需在活动结束后15个工作日内向甲方提交活动评估报告，内容包括活动亮点、不足之处及改进建议；3.甲方根据评估报告对乙方的工作进行总结，并给予相应的奖励或处理；4.例如，2022年举办的某产品发布会，乙方在活动结束后进行了详细评估，并针对不足之处提出了改进措施，得到了甲方的高度认可。第二十二条知识产权1.双方确认，在活动期间，甲方享有所有活动资料、照片、视频等知识产权；,2.未经甲方书面同意，乙方不得将活动资料用于任何商业用途；3.双方在活动中使用的图片、音乐等素材，需确保拥有合法的使用权。第二十三条争议解决2.如协商不成，任何一方可向甲方所在地人民法院提起诉讼。第二十四条其他第二十五条违约责任1.如甲方未按约定支付服务费用，乙方有权暂停或终止服务，并要求甲方支付违约金，违约金为未付款项的20%；2.如乙方未按约定提供服务，导致活动无法顺利进行，乙方应承担相应的责任，包括但不限于赔偿甲方因此遭受的直接经济损失；3.举例说明：在2025年某国际论坛活动中，由于乙方未能按时提供会议设备，导致论坛被迫延期，甲方因此遭受了额外的宣传费用和客户流失，乙方根据协议约定支付了5万元违约金。第二十六条合同解除,1.如一方违约，另一方有权解除本协议；,2.解除合同后，双方应立即停止履行合同项下的权利义务；,3.双方应相互返还因履行合同所获得的利益，并承担相应的违约责任；4.例如，在2024年某行业大会上，由于甲方未能按时提供场地，导致乙方无法履行服务义务，双方经协商一致，解除本协议，并按照协议约定进行赔偿。第二十七条法律适用与争议解决,1.本协议适用中华人民共和国法律；,2.双方因履行本协议发生的争议，应首先通过友好协商解决；,3.如协商不成，任何一方可向甲方所在地人民法院提起诉讼；4.2023年某国际会议因双方对活动预算存在分歧，经协商无果后，双方选择通过诉讼途径解决争议。第二十八条附则,1.本协议一式两份，双方各执一份；,2.本协议自双方签字盖章之日起生效；,3.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决；,4.本协议的修改、补充或变更，需经双方书面同意；5.任何一方违反本协议的，应承担相应的法律责任。甲方（盖章）：乙方（盖章）：代表人（签字）：代表人（签字）：签订日期：年月日第二十九条个人信息保护保护,1.双方均应遵守国家有关个人信息保护的法律、法规和政策；2.乙方在提供服务过程中，应严格保护甲方及其参会人员的个人信息，不得外泄、修改或滥用；3.2025年某国际论坛期间，乙方严格执行了个人信息保护保护措施，确保参会人员信息安全，得到甲方的高度认可。第三十条知识产权2.如一方发现对方侵犯其知识产权，有权要求对方立即停止侵权行为，并承担相应的法律责任；3.2024年某展览会上，甲方发现乙方未经许可使用了其专利技术，经协商无果后，甲方依法向法院提起诉讼，维护了自己的合法权益。第三十一条环境保护,1.双方应遵守国家有关环境保护的法律、法规和政策；,2.在会议会展活动中，应采取有效措施，减少对环境的污染和破坏；1.本协议有效期自双方签字盖章之日起计算，至协议约定的服务期限届满；,2.协议期满后，如双方无特殊约定，本协议自动终止；3.协议终止后，双方应相互返还因履行合同所获得的利益，并承担相应的责任。第三十三条不可抗力,1.因不可抗力导致本协议无法履行或履行困难的，双方应协商解决；,2.不可抗力事件包括自然灾害、管理部门行为、社会异常事件等；3.2023年某国际会议期间，因突发新冠疫情，导致会议被迫取消，双方协商一致，同意免除对方的违约责任。第三十四条其他3.任何一方违反本协议的，应承担相应的法律责任；4.本协议自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：乙方（盖章）：代表人（签字）：代表人（签字）：签订日期：年月日第三十五条保密条款1.双方对本协议内容以及履行过程中所知悉的对方商业秘密负有保密义务；2.未经对方同意，任何一方不得向任何第三方外泄协议内容或对方商业秘密；,1.双方在履行本协议过程中产生的知识产权归各自所有；,2.如有交叉，双方应协商解决知识产权的归属和使用；3.2025年某科技论坛期间，甲方研发的智能会议系统获得国家发明专利，乙方在协议终止后，经协商同意，获得了该系统的使用权。第三十七条争议解决,1.双方在履行本协议过程中发生的争议，应友好协商解决；,2.协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼；3.2026年某国际会议期间，因会议场地租赁问题，双方发生争议，经协商未果，最终向合同签订