人力资源档案管理操作规程

人力资源档案管理操作规程第一章总则第一条目的与依据为规范公司人力资源档案（以下简称“人事档案”）管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和可用性，为公司人力资源管理决策提供可靠依据，保护员工合法权益，根据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本规程。第二条适用范围本规程适用于公司及各部门所有在职、离职、退休等各类人员的人事档案管理工作。第三条基本原则人事档案管理遵循以下原则：（一）统一管理原则：人事档案实行公司人力资源部门集中统一管理，其他部门不得擅自保管或处置。（二）真实准确原则：档案材料必须真实反映员工个人情况，确保信息准确无误。（三）完整规范原则：档案材料收集齐全，整理规范，装订整齐。（四）安全保密原则：严格执行保密制度，确保档案内容不泄露，档案实体安全无虞。（五）依法利用原则：档案查阅、借阅、转递等行为必须符合法律法规及公司规定，服务于人力资源管理工作。第二章管理机构与职责第四条管理机构公司人力资源部门是人事档案管理的职能部门，负责统筹规划、组织实施和监督检查公司人事档案管理工作。第五条人力资源部门职责（一）贯彻执行国家及地方关于档案管理的法律法规和政策，制定和完善公司人事档案管理相关制度及操作规程。（二）负责本单位人事档案的统一接收、建立、收集、鉴别、整理、保管、转递、利用、保密和销毁等工作。（三）指导和督促各部门配合做好员工档案材料的及时收集与移交。（四）组织档案管理人员的业务培训，提升其专业素养和操作技能。（五）定期对人事档案管理工作进行自查和总结，发现问题及时整改。第六条档案管理员职责（一）具体负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、干燥、通风。（二）严格按照本规程要求，进行档案材料的收集、审核、整理、装订、归档和保管。（三）负责档案的查阅、借阅登记与管理，严格控制查阅范围和权限。（四）做好档案的安全保密工作，防止档案材料丢失、损毁或泄密。（五）定期对档案进行清点核对，发现问题及时报告并处理。（六）负责档案管理相关工具、设备的维护和使用。第三章档案的建立与接收第七条档案建立（一）公司新进员工应在入职规定期限内，向人力资源部门提交个人相关材料，包括但不限于身份证明、学历学位证明、职业资格证明、工作履历证明、离职证明、体检报告等。（二）人力资源部门档案管理员对收集到的材料进行审核，确保材料真实有效、手续齐全。对不符合要求的材料，应及时通知员工补充或完善。（三）审核无误后，为员工建立个人人事档案，编制档案编号，并登记造册。档案编号规则应统一规范，便于识别和查找。第八条档案接收（一）对于从外部单位转入的员工档案，档案管理员应认真核对档案材料的完整性、真实性，并办理接收登记手续。（二）如发现档案材料短缺或疑问，应及时与原档案管理单位联系核实或补充。第四章档案材料的日常管理第九条材料归档范围员工在任职期间形成的下列材料，应及时收集归档：（一）个人简历、履历表等；（二）各类考核、考察、鉴定材料；（三）奖惩材料，包括奖励决定、通报及处分决定、调查报告、本人检查或说明等；（四）教育培训材料，包括学历学位证明、培训结业证书、成绩单等；（五）工资调整、职务任免、职称评定、岗位变动等材料；（六）劳动合同、保密协议、竞业限制协议等劳动关系材料；（七）党团材料；（八）其他有参考价值的材料。第十条材料收集与归档要求（一）各部门应指定专人负责本部门员工应归档材料的及时收集，并在规定时间内移交人力资源部门。（二）档案管理员对接收的材料要认真核对，确保材料真实、完整、手续齐全。（三）归档材料应是办理完毕的正式材料，手续不完备的应退回补办。（四）归档材料一般应使用原件，复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。（五）档案材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或打印，字迹清晰、规范，不得使用圆珠笔、铅笔或易褪色的墨水。第十一条档案整理与装订（一）档案材料应按照一定的顺序进行分类、排序和编目。通常可分为履历材料、考核鉴定材料、学历学位及专业技术职务材料、奖惩材料、党团材料、工资福利及劳动关系材料等类别。（二）对破损、褪色、或不符合规格的材料，应进行修补、复制或剪裁。（三）档案材料应装订成册，做到整齐、牢固、美观，便于查阅。装订时应去掉金属物，采用线装或专用档案装订夹。第十二条档案保管（一）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案柜、除湿机、灭火器等设备。（二）档案应按档案编号顺序排列存放，做到定位管理，易于查找。（三）定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并记录。（四）非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。第五章档案的查阅与借阅第十三条查阅权限（一）因工作需要查阅人事档案，须严格履行审批手续。（二）公司人力资源部门负责人、分管人力资源工作的领导，可根据工作需要查阅相关员工档案。（三）其他部门因工作需要查阅员工档案，须经本部门负责人及人力资源部门负责人批准。（四）公检法等外部单位因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和有效证件，经公司人力资源部门负责人批准。（五）员工本人一般不得查阅本人档案，因特殊情况确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经人力资源部门负责人批准后，由档案管理员查阅告知，本人不得直接接触档案。第十四条查阅程序（一）查阅人须填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅对象、查阅内容及范围，经相应权限领导审批后，方可查阅。（二）档案管理员对审批手续齐全的《人事档案查阅申请表》进行核对，无误后提供档案材料。（三）查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。档案管理员应在场监督。第十五条查阅要求（一）查阅档案时，必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）不得复制、拍摄、摘录档案内容，确因工作需要复制的，须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（三）查阅者应爱护档案，保持档案整洁，不得污损。（四）查阅完毕，档案管理员应核对档案材料无误后，将档案归位，并在《人事档案查阅登记表》中记录查阅情况。第十六条借阅管理（一）档案原则上不得带出阅档室。因特殊情况确需借出档案的，须经公司分管人力资源工作的领导批准，严格控制借阅期限。（二）借阅档案须填写《人事档案借阅登记表》，明确借阅期限、借阅人及联系方式。（三）档案借出后，借阅人应妥善保管，确保档案安全，不得转借、复制、勾画、涂改，限期归还。（四）档案管理员应对借出档案进行跟踪，到期未归还的应及时催还。（五）归还档案时，档案管理员应仔细核对档案材料是否完整无损，确认无误后办理归还手续。第六章档案的转递第十七条档案转出（一）员工因调动、辞职、解除劳动合同、开除、退休等原因离开公司，其人事档案应在规定期限内按规定转递。（二）档案管理员负责办理档案转出手续，填写《干部（职工）档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。（三）转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁员工本人自带或通过普通邮寄方式转递。（四）对不符合规定转递要求的，档案管理员有权拒绝办理。第十八条档案接收（一）接收外单位转来的员工档案，档案管理员应认真核对《干部（职工）档案转递通知单》与档案材料是否相符，检查档案材料是否齐全、密封是否完好。（二）核对无误后，在回执上签字盖章，并及时将档案登记入库。如有问题，应立即与原单位联系解决。第七章档案的保密与安全第十九条保密要求（一）档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案纪律，不得泄露档案内容。（二）严禁在非保密场所谈论档案内容，不得在私人交往和通信中涉及档案秘密。（三）不得私自复制、摘抄、拍摄、传播档案材料。（四）档案管理相关的计算机及存储设备，严禁连接互联网，严禁存储与工作无关的信息。第二十条安全措施（一）档案库房应安装防盗门窗、消防器材、温湿度调控设备，并定期检查维护，确保有效。（二）档案柜应坚固耐用，具备防火、防潮、防虫、防鼠功能。（三）建立健全档案安全检查制度，定期对档案库房的安全状况进行检查，及时消除安全隐患。（四）对电子档案，应采取严格的加密、备份和访问控制措施，防止信息丢失和泄露。第八章档案的鉴定与销毁第二十一条档案鉴定（一）对于离职、辞退、解除劳动合同等人员的档案，应按照国家及公司相关规定进行保管。保管期满后，由人力资源部门组织进行鉴定。（二）鉴定工作应由人力资源部门负责人、档案管理员及相关人员组成鉴定小组进行，对档案的保存价值进行评估。第二十二条档案销毁（一）经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《人事档案销毁清册》，报公司分管领导批准后，方可销毁。（二）档案销毁应在指定地点进行，由两人以上负责监销，并在《人事档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。（三）《人事档案销毁清册》应永久保存。第九章责任追究第二十三条责任追究对于违反本规程，造