机关单位档案管理制度与操作指引

机关单位档案管理制度与操作指引第一章总则目的与依据。为规范本机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、国家有关档案工作的方针政策，结合本单位工作实际，制定本制度。适用范围。本制度适用于本机关单位所有部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等管理工作。工作原则。档案工作实行统一领导、分级管理的原则，坚持实事求是、准确规范、安全保密、服务利用的工作方针。各部门应将档案工作纳入日常管理，确保档案工作与业务工作同步开展。第二章管理机构与职责管理体制。本单位档案工作由单位分管领导统一负责，办公室（或指定专门机构，下同）为档案工作的职能管理部门，配备专职或兼职档案工作人员，具体负责本单位档案的统一管理和业务指导。各业务部门应指定专人（档案员）负责本部门形成文件材料的收集、整理和向办公室归档。办公室职责。办公室作为档案管理职能部门，其主要职责包括：贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善本单位档案管理制度及相关工作细则；负责对本单位各部门档案工作进行监督、检查和业务指导；组织档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和销毁工作；负责档案库房的日常管理和安全防护；组织档案工作人员的业务培训和学习交流。业务部门职责。各业务部门是档案形成的源头，其主要职责包括：按照本制度要求，及时收集、整理本部门在公务活动中形成的各类文件材料；对已办理完毕且具有保存价值的文件材料，定期向办公室归档，并办理交接手续；协助办公室做好档案利用和鉴定等相关工作。档案工作人员。档案工作人员应忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉业务。应具备相应的档案专业知识和技能，并保持相对稳定。档案工作人员工作调动时，必须办理档案交接手续，确保档案管理的连续性。第三章档案的收集与归档归档范围。本单位在各项公务活动中形成的，反映本单位主要职能活动和历史面貌，对本单位工作具有查考利用价值，以及对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体归档范围另行制定《机关单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》作为本制度的附件。归档时间。各项工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的次年上半年内，由各部门档案员整理后向办公室归档。对于专业性较强或形成周期较长的专项工作、重大活动等档案，可以根据实际情况，在工作告一段落后及时整理归档。归档要求。归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。文件材料的书写和载体应符合档案保管的要求，一般应使用碳素墨水、蓝黑墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的书写材料。复印件作为归档材料时，应有相应的说明和依据。电子文件的归档，应符合国家关于电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料建立关联。归档时，应填写《档案移交清单》，一式两份，交接双方签字后各执一份。第四章档案的整理整理原则。档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类方法。本单位档案一般采用年度、机构（或问题）、保管期限的方法进行分类。具体分类方案由办公室根据单位实际情况制定并组织实施。排列与编号。归档文件应在分类的基础上，按一定顺序进行排列。排列应遵循事由结合时间、重要程度等原则。排列后，应对归档文件进行编号，以固定其在档案体系中的位置。编目。档案应编制规范的目录。目录是档案检索的重要工具，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录的著录项目应符合国家档案著录规则的要求，做到准确、规范、完整。第五章档案的保管库房管理。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。应配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案库房应保持整洁、干燥、通风。装具要求。档案应使用符合国家标准的档案装具（如档案盒、档案柜等）进行存放。不同保管期限、不同类别的档案应分别存放，便于管理和利用。日常维护。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复或复制。对于电子档案，应定期进行数据备份和迁移，确保数据安全和可读。第六章档案的鉴定与销毁鉴定组织。档案鉴定工作由单位分管领导、办公室及相关业务部门人员组成的档案鉴定小组负责。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行价值评估，确定其存毁。鉴定标准。档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定和本单位制定的《机关单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行，准确判定档案的保存价值和保管期限。销毁程序。经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的文号、题名、形成时间、数量、保管期限等内容，报单位分管领导审批后，由两人以上负责监销。监销人应在档案销毁前认真核对，销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。严禁个人私自销毁档案材料。《档案销毁清册》应永久保存。第七章档案的利用与服务利用范围与方式。档案利用是档案工作的目的之一。本单位工作人员因工作需要，可以查阅本单位形成的非涉密档案。外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经办公室负责人批准。档案利用方式包括查阅、复制、摘录等。利用手续。查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅目的、查阅档案的年代、类别、编号、查阅时间等。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准，并严格遵守国家保密法律法规的规定。利用规定。查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。查阅者应在指定地点查阅档案。档案一般不得带出档案库房，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。归还时，档案管理人员应认真核对，确保档案完好无损。档案保密。档案利用工作必须严格遵守国家保密法律法规，确保档案机密安全。档案管理人员和查阅人员均对所接触的涉密档案负有保密责任。第八章档案的统计统计内容。档案统计工作是档案管理的重要组成部分，主要包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况的统计；档案机构、人员、库房、设备等基本情况的统计。统计要求。档案统计应做到数据准确、内容完整、报送及时。办公室应建立健全档案统计台账，定期对档案统计数据进行汇总、分析，并按规定向上级档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计报表。第九章附则制度解释。本制度由本单位办公