周边商铺租赁合同管理规范

周边商铺租赁合同管理规范一、总则（一）目的与适用范围。为规范周边商铺租赁合同管理，明确权责，防范风险，提高管理效率，特制定本规范。本规范适用于公司所有周边商铺租赁合同的签订、履行、变更、解除及档案管理等全过程活动。（二）基本原则。坚持依法合规、权责明确、流程规范、动态监控、高效处置的原则，确保租赁合同管理工作的科学化、制度化、标准化。（三）管理职责。公司管理层对租赁合同管理负总责，法务部负责合同审核与法律支持，运营部负责合同履行监督，财务部负责租金收缴与财务核算，行政部负责合同档案管理，各业务单元负责具体商铺的租赁合同执行。二、合同签订管理（一）需求与评估。业务单元根据经营布局需求提出租赁需求，运营部组织市场调研，评估商铺位置、面积、租金水平、租赁期限等关键要素，形成评估报告报管理层审批。（二）合同文本制作。法务部根据审批通过的租赁需求，结合《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，制作标准化的租赁合同文本。合同文本应包含租赁双方信息、租赁物概况、租赁期限、租金支付方式、押金标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。（三）合同审核与签署。运营部将合同文本提交法务部审核，法务部出具法律意见书。经管理层审批后，由运营部代表公司与商铺业主签署合同，签署过程需有见证人员在场，并当场制作签署记录。三、合同履行监督（一）租金收缴管理。财务部根据合同约定，按期向商铺业主收取租金，并出具收款凭证。对逾期未缴租金的，财务部应及时通知运营部，运营部需在5个工作日内与业主沟通，协商解决逾期问题，必要时启动合同解除程序。（二）押金管理。行政部负责租赁押金的收取、保管与退还，建立押金台账，确保押金使用符合合同约定，退还需在合同解除后30日内完成，并出具押金结算清单。（三）履约行为监督。运营部负责日常巡查，监督业主是否按合同约定使用租赁物，对违反合同约定的行为（如擅自改变租赁物用途、损坏设施设备等），应及时制止并记录在案，必要时向法务部申请采取法律措施。四、合同变更与解除（一）变更程序。因特殊情况需变更合同条款的，运营部应书面提出变更申请，附变更理由及双方协商方案，经法务部审核、管理层审批后，与业主签署书面补充协议，补充协议与原合同具有同等法律效力。（二）解除条件。出现以下情形之一的，可解除合同：1.业主擅自转租、出借租赁物；2.业主未按时支付租金超过3个月；3.业主擅自改变租赁物结构或用途；4.因不可抗力导致合同无法继续履行。解除合同需符合法定程序，并提前30日书面通知对方。（三）解除程序。运营部提出解除合同申请，法务部进行法律风险评估，管理层审批后，向业主发送书面解除通知，并配合业主完成租赁物交接及财产清点，最终完成合同解除手续。五、合同档案管理（一）归档范围。租赁合同正本、签署过程记录、法律审核意见书、补充协议、变更记录、解除通知、押金台账、租金收缴凭证、交接清单等全部文件资料。（二）归档要求。行政部负责合同档案的收集、整理、归档，确保档案完整、准确、系统，建立电子档案与纸质档案同步管理机制，电子档案需实现全文检索功能。（三）保管期限。租赁合同档案按法律及公司档案管理规定，至少保管5年，涉及诉讼或仲裁的，保管期限至案件审结后2年。六、风险防控与处理（一）风险识别。法务部定期组织对租赁合同管理进行风险评估，识别潜在法律风险、财务风险及运营风险，形成风险清单及应对预案。（二）风险预警。运营部建立租赁合同履约预警机制，对可能出现逾期支付租金、违约行为等情况的商铺，提前15日进行风险提示，并启动专项处置方案。（三）争议解决。租赁合同纠纷优先采用协商解决，协商不成的，可依法向合同履行地人民法院提起诉讼或申请仲裁。法务部负责争议案件的全程法律支持，确保公司合法权益不受侵害。七、附则（一）本规范