监理资料档案管理制度

监理资料档案管理制度一、总则监理资料档案是工程建设监理工作的真实记录，是反映工程质量、进度、安全、投资控制等情况的重要依据，也是工程竣工验收、质量评定、后期维护及追溯的关键凭证。为规范我单位监理资料档案管理工作，确保监理资料的完整性、真实性、准确性和可追溯性，充分发挥监理资料在工程建设及后续管理中的作用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合我单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于我单位承接的所有建设工程监理项目的资料档案管理工作。所有参与监理工作的人员均须严格遵守本制度。监理资料档案管理应遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。二、组织机构与职责单位应明确分管领导负责监理资料档案管理工作，技术管理部门为监理资料档案管理的归口管理部门，负责制度的制定、修订、监督和指导。各项目监理机构（项目部）总监理工程师是项目监理资料档案管理的第一责任人，全面负责项目监理资料的组织管理工作，对资料的真实性、完整性、规范性负总责。项目监理机构应指定专人（或兼职人员）担任档案管理员，负责监理资料的日常收集、整理、保管、归档和借阅工作。档案管理员应具备相应的专业知识和责任心，工作调动时须办理资料交接手续。各专业监理工程师及监理员负责本专业监理工作中形成的资料的及时收集、整理、审核，并对其形成资料的真实性、准确性和完整性负责，定期向档案管理员移交。三、监理资料的形成与收集监理资料的形成应与工程监理工作同步进行，做到及时、准确、真实、完整，严禁事后补做或伪造。监理人员在履行监理职责过程中，应认真做好监理日记、旁站记录、巡视记录、平行检验记录等原始记录，确保内容详实、数据准确、签字齐全。监理资料的收集范围包括但不限于：1.监理合同文件及相关附件；2.勘察、设计文件（含图纸会审纪要、设计变更等）；3.施工承包合同、分包合同及相关文件；4.监理规划、监理实施细则；5.施工组织设计、专项施工方案及其报审表；6.工程开工/复工报审表、暂停令；7.原材料、构配件、设备的质量证明文件及进场检验/试验报告的报审资料；8.分项、分部工程和单位工程质量验收记录及相关报审资料；9.检验批质量验收记录；10.测量放线成果及报审资料；11.监理通知单、监理报告、工作联系单及回复单；12.会议纪要（监理例会、专题会议等）；13.监理月报、监理工作总结；14.工程进度计划、进度报告及报审资料；15.工程款支付申请、支付证书及相关资料；16.工程变更、洽商费用报审资料；17.工程质量事故处理资料；18.安全监理相关资料（安全检查记录、安全隐患整改通知及回复等）；19.竣工结算审核资料；20.工程竣工验收相关资料；21.其他与工程监理相关的重要文件和记录。资料收集应符合相关规范要求，复印件应注明原件存放处，并由提供单位加盖公章或相关人员签字确认。四、监理资料的整理与归档监理资料的整理应遵循工程建设程序和监理工作流程，按照资料的形成规律和内在联系进行分类、组卷、编目。资料整理应符合以下要求：1.分类：可按监理工作阶段、专业类别或文件资料性质进行分类。常用的分类方法包括：监理管理文件、质量控制文件、进度控制文件、造价控制文件、合同管理文件、安全监理文件等。2.编号：每个案卷应有统一的编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则应在项目初期确定并执行。3.组卷：同一类别的文件材料应组成案卷，案卷内文件应排列有序，一般按文件形成时间先后顺序或重要程度排列。卷内文件应齐全，手续完备。4.编目：案卷应有卷内目录和备考表。卷内目录应列明文件序号、文件名称、编号、页次、日期等。备考表应注明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及对卷内文件缺损、修改、补充等情况的说明，并由整理人、审核人签字。5.装订：案卷应采用耐久性强的装订材料，装订应牢固、整齐，便于翻阅。图纸应按专业折叠成规范要求的幅面。6.封面：案卷封面应注明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等内容，并由相关责任人签字盖章。归档时间：监理资料应随工程进度及时整理，分阶段归档。单位工程竣工验收后，项目监理机构应在规定时间内完成全部监理资料的整理、审核，并向建设单位或本单位档案管理部门移交。归档的监理资料应为原件，若为复印件，必须有充分理由并加盖原件存放单位公章及经办人签字。五、监理资料的保管与保护监理资料档案应存放在专用的档案柜内，设置专门的档案库房或档案管理区域。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。档案管理员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的文件应及时修复或复制。监理资料的保管期限应根据其重要性和工程特点，按照国家及行业有关规定执行。通常分为永久、长期、短期三种。涉密监理资料的管理应严格遵守国家保密法律法规，采取相应的保密措施，限制接触范围。六、监理资料的利用与借阅监理资料档案主要供本单位和建设单位在工程建设及后续管理中查阅利用。内部人员因工作需要借阅档案，须经项目总监理工程师或部门负责人批准，办理借阅登记手续，明确借阅期限。外部单位（如政府主管部门、审计单位等）查阅或借阅监理资料，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位分管领导批准，并由档案管理员陪同查阅，一般不得带出档案库房。确需借出的，须严格履行审批手续，并限期归还。借阅档案者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借他人。归还时，档案管理员应认真检查，确认无误后方可注销借阅登记。查阅或复制涉密档案，须严格遵守保密规定。七、监理资料的移交与销毁项目监理工作结束后，项目监理机构应将整理合格的监理档案按合同约定或有关规定向建设单位、本单位档案管理部门办理移交手续，并填写《监理资料移交清单》，双方签字盖章，各执一份。对于超过保管期限且无继续保存价值的监理资料，应由档案管理部门提出销毁意见，报单位分管领导批准后，按规定程序进行销毁，并做好销毁记录。严禁个