Chapter7-第7章 AI智能办公-厦门大学-林子雨-数字素养通识教程（第2版高职版）（2026年1月）

林子雨副教授数字素养通识教程（高职版）厦门大学教材简介本PPT是以下教材的配套讲义林子雨编著《数字素养通识教程——大数据与人工智能时代的计算机通识教育（第2版）》人民邮电出版社，2026年6月ISBN:978-7-115-69622-9

定价：59.8元教材官网：/post/digital-literacy-hve/教材官网提供讲义PPT、MOOC视频、案例视频、上机实验、教学大纲、课程思政案例、开学第一课讲座PPT等丰富的教学资源扫一扫访问教材官网主讲教师和作者林子雨简介厦门大学计算机科学与技术系副教授以第一作者编著出版20本大数据系列教材被国内1000余所高校采用3本教材入选教育部“十四五”普通高等教育本科国家级规划教材荣获“2022年福建省高等教育教学成果奖特等奖（个人排名第一）”入选“2021年高校计算机专业优秀教师奖励计划”2018年国家精品在线开放课程（独立主讲）2020年国家级线上一流本科课程（独立主讲）2021年国家级线上一流本科课程（独立主讲）入选“2023年教育部国家智慧教育公共服务平台应用典型案例”第7章AI智能办公01AI智能办公概述目录02AI写作助手03AI设计助手04AI阅读助手05AI数据助手01AI智能办公概述Partone7.1AI智能办公概述文档处理数据分析演示设计7.1.1文档处理AI智能办公为文档处理带来重大变革，大幅提升手动输入、排版及校对纠错等工作的效率与质量。具体如下：AI通过学习大量文本数据，依据用户提示词、主题或简单描述，快速生成内容完整、逻辑连贯的文档初稿，可应用于多种文档类型，节省撰写时间，如市场调研公司用其生成季度报告。生成式文本AI能自动识别文档内容结构，按用户预设格式模板快速排版，提高排版效率，保证文档格式一致与规范，减轻办公人员处理大量文档的负担。文档智能排版7.1.2数据分析AI具备自动数据可视化功能，可根据分析结果自动生成多种图表并合理布局配色，办公人员能快速将数据转化为可视化信息，为决策提供有力支持。自动数据可视化优势传统数据分析需人工完成数据收集、清洗、分析和可视化，过程繁琐且易出错。传统数据分析弊端借助人工智能技术，数据分析工作能更高效、精准完成。AI助力数据分析通过大模型算法，AI能从海量数据中发现潜在模式、趋势和关联关系，如电商企业借此挖掘用户需求和偏好制定营销策略。大模型算法价值7.1.3演示设计AI革新演示设计AI为演示设计（PPT制作）带来新思路与方法，成为重要信息传达手段。自动提取与排版AI依据用户提供文字，自动提取关键信息，按内容逻辑合理排版布局，使演示文稿结构清晰。智能模板推荐AI根据输入主题和内容，从大量模板库筛选高度契合且设计精美的演示模板，如为新产品发布推荐科技感模板，节省用户选模板时间。在日常办公中，AI可执行重复性任务、担任智能助手、提供客户服务、进行个性化推荐等。日常办公多领域应用02AI写作助手Parttwo7.2AI写作助手WPSAI帮我写WPSAI帮我改WPSAI伴写7.2.1WPSAI帮我写“帮我写”是WPSAI的辅助写作功能之一，它利用深度学习算法和自然语言处理技术，能够理解用户输入的指令或主题，并根据输入自动生成文本内容，帮助用户快速生成文章、报告等各种类型的文本，提高写作效率和质量。用户可以通过简单的输入或选择，获得符合需求的文本建议，再根据个人需要进行修改和完善。帮我写广泛应用于内容创作、办公、教育等多个领域，为用户提供便捷、高效的写作支持。在WPS文字中，选择“WPSAI”选项卡，单击“帮我写”按钮（见图），即可唤起“帮我写”功能。7.2.1WPSAI帮我写用户只需输入主题，“帮我写”功能即可迅速生成大纲或全文，大幅提升写作效率。具体操作方式为：单击“帮我写”按钮，在WPSAI对话框中输入提示词，或在“AI帮我写”下拉列表显示的场景中选择（如图1所示），单击运行按钮即可生成文本，如图2所示。生成完成后，可根据需要选择调整（续写、润色、扩写、缩写）、重写、弃用或保留。图1图27.2.1WPSAI帮我写在文档内还可以双击“Ctrl”键唤起WPSAI对话框。用户可在“WPSAI”选项卡中单击“设置”按钮（见图1），打开“WPSAI设置”对话框，修改唤起WPSAI的快捷键，如图2所示。图1图27.2.1WPSAI帮我写输入主题后，单击“优化指令”按钮（见图1），一句话的需求即可转化为专业指令，AI生成内容更符合用户的预期，如图2所示。图1图27.2.1WPSAI帮我写“帮我写”功能，可一键生成自带格式排版的各类规范文书。还可去灵感市集（见图1）探索，选择想要的指令模板。灵感市集中的模板覆盖了教育、行政、互联网等诸多行业。按照提示简单填写指令，即可让WPSAI创作出符合要求的文档。进入灵感市集的操作方法如下：选择“WPSAI”选项卡，单击“帮我写”按钮唤起WPSAI悬浮窗，单击“去灵感市集探索”，即可打开“灵感市集”，如图2所示。图1图27.2.2WPSAI帮我改“帮我改”是WPSAI一项高效、智能的文本优化功能，能够通过智能润色、风格调整和内容改写等，帮助用户快速优化文本内容，提升写作效率和文本质量。无论是公文写作、创意写作还是日常文档编辑，“帮我改”都能为用户提供便捷、高效的文本优化服务。“帮我改”功能包括润色、缩写、扩写、重写、换同义词和文本转换，用户只需选中需要调整的文本，在“WPSAI”选项卡下单击“帮我改”按钮（见图）或双击“Ctrl”键唤起WPSAI悬浮窗，根据需求选择需要的操作即可。此外，也可以直接在“WPSAI”选项卡下单击“续写”“扩写”“重写”“缩写”或“润色”按钮。7.2.2WPSAI帮我改用户若对文本的措辞不满意，可利用“帮我改”功能快速润色，大大提高工作效率。利用该功能，用户还可以根据需求，对文本文风进行调整，快速切换文章风格。目前支持的风格有：更正式、更活泼、党政风和口语化，如图所示。7.2.2WPSAI帮我改如果用户觉得内容有些简短或过长，还可以利用“帮我改”功能实现一键扩写或缩写，根据需求调整文本长短。“帮我改”功能既能由词扩句，由句扩段，由段生文，帮助用户丰富文章细节，也能快速精炼内容而不丢文意，如图所示。7.2.3WPSAI伴写“伴写”功能可自动理解前文，实现毫秒级响应，用浅灰色文字实时提供内容写作建议。用户可以按“Tab”键或鼠标单击选择满意的内容，顺畅地接续写作思路。若对当前续写不满意，无须切换页面，只需按“Alt+↓”键即可查看更多建议，获取更多灵感，如图所示。7.2.3WPSAI伴写打开“伴写”功能方法如下：选择“WPSAI”选项卡，单击“伴写”按钮，在右侧“AI伴写边栏”中单击开启按钮，如图所示。“伴写”功能开启后，光标将变为渐变样式，且左下角状态栏将显示伴写开启图标。注意：首次打开“伴写”功能后需要重启WPSOffice。7.2.3WPSAI伴写日常写作可选用“通用”角色辅助，而在更细分的写作场景中，可使用其他专业角色。在“WPSAI”选项卡下单击“伴写”按钮打开“AI伴写边栏”，在“AI伴写边栏”中即可切换角色，如图所示。7.2.3WPSAI伴写利用“伴写”功能，用户可在写作过程中轻松地“引经据典”，无须纠结如何遣词造句，轻松提升表达深度。用户在输入古诗词或名篇名作的部分内容后，“伴写”功能将自动识别并提示后文，如图所示。03AI设计助手Partthree7.3AI设计助手WPSAI排版WPSAI条件格式WPSAI生成PPT7.3.1WPSAI排版“AI排版”是融合了人工智能技术与排版领域专业知识的创新性应用。它依托先进的语义识别、机器学习等技术，能够精准识别文本内容的结构与逻辑关系，自动完成对各类文档的排版工作。在处理论文时，“AI排版”可按照不同学校的格式要求，智能调整字体、字号、段落间距、页码设置、参考文献格式等，快速生成规范的论文排版；对于公文，它能依据18种不同的公文模式，准确设置标题、正文、发文机关等格式，确保公文符合标准规范。而在处理普通文档时，“AI排版”可根据文本内容的性质，如报告、宣传文案等，自动优化排版布局，实现图文混排、段落缩进、对齐方式等的智能调整，大幅提升排版效率与质量，让文档在保持专业性的同时，兼具美观与易读性，为用户节省大量的时间和精力。7.3.1WPSAI排版“AI排版”包括学位论文排版、党政公文排版、合同协议排版、招投标文书排版、通用文档排版。在“WPSAI”选项卡下单击“AI排版”下拉按钮（见图1），单击“更多类型排版”即可打开“AI排版边栏”，用户可根据需求，在边栏中选择文档类型，如图2所示。图1图27.3.1WPSAI排版“AI排版”的学位论文类型中收录了国内多所高校论文格式。若对学位论文排版，用户只需在“WPSAI”选项卡下单击“论文排版”（见图1），在“AI排版边栏”中搜索院校名称，单击“开始排版”即可，如图2。图1图27.3.1WPSAI排版若“AI排版”提供的文档类型无法满足特定需求，用户可自行上传范文。“AI排版”将智能识别格式，实现个性化智能排版。用户只需在“WPSAI”选项卡下单击“AI排版”下拉按钮，单击“更多类型排版”，在“AI排版边栏”中找到“导入范文排版”，单击“选择文件”打开范例文件（支持doc、docx、dot、dotx、wpt和wps格式），“AI排版”功能将自动分析范文格式并对当前文档进行排版，如图示。7.3.1WPSAI排版排版完成后，用户可勾选“显示原文”，“AI排版”会生成排版前后效果对比预览，方便快速定位，进行自定义调整优化，如图所示。7.3.2WPSAI条件格式“AI条件格式”深度融合了先进的人工智能算法，是WPSAI在WPS表格和智能表格中一项前沿智能化应用。它能够敏锐且精准地解析用户以自然语言形式输入的指令

，迅速对目标数据区域智能匹配并应用相应的格式规则。同时，该功能赋予用户高度的自主性，可针对AI生成的格式条件，在区域范围、色彩搭配、文本样式等多维度进行灵活调整，充分契合多样化的业务需求。借助“AI条件格式”，数据可视化程度得到大幅提升，关键信息得以高效突显，广泛适配于教育行业的成绩统计分析、商业领域的销售数据管理、金融行业的财务报表处理等诸多场景，有力推动了数据处理与分析工作的智能化、高效化进程。打开“伴写”功能方法如下：选择“WPSAI”选项卡，单击“AI条件格式”按钮即可唤起“AI条件格式”功能，如图所示。7.3.2WPSAI条件格式用户无需复杂的设置，只需在“AI条件格式”悬浮窗内，描述想要的效果，“AI条件格式”就会自动调用表格指令，完成表格操作。例如，我们需要把语文成绩小于60分的学生记录标记出来，我们可以在“AI条件格式”悬浮窗中输入“把语文成绩小于60分的整行标记为红色”（见图7-24），“AI条件格式”将会按照指令要求自动标注出相关数据，如图7-25所示。图7-24图7-257.3.3WPSAI生成PPT“AI生成PPT”凭借先进的自然语言处理、精准的文本分析、高效的图像识别以及智能的机器学习等技术为核心驱动，为用户提供主题生成、文档转换、大纲生成等多元化的PPT创建方式。在使用过程中，用户仅需输入主题或上传文档，该功能便能依据海量预设模板与严谨的设计规则，迅速生成兼具专业美感与合理架构的演示文稿。“AI生成PPT”的显著优势在于极大地提升了PPT制作效率，节省了用户时间成本；同时，丰富的个性化编辑选项，能充分满足不同用户的定制需求。从企业的商业汇报、产品路演，到教育领域的课程展示、学术研讨，再到个人的创意构思与项目提案，“AI生成PPT”均能完美适配，助力各类场景下的高效表达，即便缺乏专业设计经验的用户，也能借此轻松制作出高品质的演示文稿。7.3.3WPSAI生成PPT用户可在“新建演示文稿”页面单击“输入主题生成PPT”（见图7-26），WPS会创建一个空白演示文稿并打开“AIPPT”窗口，用户可在输入框中输入幻灯片主题（见图7-27），然后点击“立即生成”，WPSAI将会自动构建大纲（见图7-28）。用户挑选喜欢的幻灯片模板（选择推荐模板、上传模板或自定义模板）（见图7-29），“AIPPT”功能将快速生成排版精美、内容完整的整套幻灯片，如图7-30所示。图7-26“新建演示文稿”页面7.3.3WPSAI生成PPT图7-27在“AIPPT”窗口中输入幻灯片主题7.3.3WPSAI生成PPT图7-28“AIPPT”生成幻灯片大纲7.3.3WPSAI生成PPT图7-29挑选幻灯片模板7.3.3WPSAI生成PPT图7-30生成整套幻灯片7.3.3WPSAI生成PPT图7-31上传文档生成幻灯片也可以上传整篇文档（见图7-31），“AIPPT”功能可以自动理解提炼内容生成幻灯片大纲。或粘贴大纲（内容层级尽量不超过四级），“AIPPT”功能将识别并整理内容获得幻灯片大纲，如图7-32所示。7.3.3WPSAI生成PPT图7-32粘贴大纲生成幻灯片7.3.3WPSAI生成PPT图7-33调整幻灯片大纲生成的大纲不满意，点击大纲右侧按钮即可编辑修改或层级升降调整，生成的幻灯片效果更加贴合需求，如图7-33所示。7.3.3WPSAI生成PPT图7-34WPSAI“AI生成单页”WPSAI还能够根据主题自由生成单页幻灯片，助你轻松完善演示文稿。用户只需选择“WPSAI”选项卡，单击“AI生成单页”按钮（见图7-34）即可唤起“AI生成单页”悬浮窗，如图7-35所示。7.3.3WPSAI生成PPT图7-35“AI生成单页”悬浮窗04AI阅读助手Partfour7.4AI阅读助手WPSAI全文总结WPSAI文档问答WPSAI划词解释、翻译7.4.1WPSAI全文总结“全文总结”依托前沿自然语言处理、深度学习与知识图谱技术，能对各类文档进行深度语义分析，精准识别文本中的关键信息、核心论点与逻辑结构，运用机器学习算法提炼整合，快速生成内容完整、逻辑连贯且重点突出的摘要。无论是学术论文、商务报告、会议记录，还是新闻资讯、电子书籍等文档，WPSAI都能高效处理，帮助用户在学术研究中快速筛选文献、在商务办公中迅速把握报告要点、在日常阅读中快速了解文章主旨，有效提升信息获取与处理效率，让用户从烦琐的文档阅读与梳理工作中解脱出来，专注于更具创造性和决策性的工作。7.4.1WPSAI全文总结目前支持WPS文字、演示和智能文档组件已支持“全文总结”功能，用户可在“WPSAI”选项卡下点击“全文总结”中启用该功能，如图所示。7.4.1WPSAI全文总结用户启用“全文总结”功能后，WPSAI将会分析全文，通过智能算法进行精准提炼，并将全文概述和要点输出到“AI全文总结”悬浮窗中，用户可点击右下角“复制”按钮一键复制到剪贴板，或点击下方“添加笔记”按钮将内容添加到笔记中，如图所示。“AI全文总结”能做到要点不遗漏，信息不歪曲，帮助用户快速掌握文章主旨和核心观点，减轻阅读负担。7.4.2WPSAI文档问答“文档问答”是AI阅读助手中的关键功能，它基于先进的自然语言处理和深度学习技术，深度挖掘文档内容并给出用户问题的准确答案，同时标注原文出处方便溯源。1此外，“文档问答”功能还能智能推荐相关问题辅助用户拓展知识、加深理解，可广泛应用于办公、学习、科研等场景，有效提升用户阅读文档与获取信息的效率。27.4.2WPSAI文档问答用户在WPSOffice中打开文档后，在“WPSAI”选项卡下点击“文档问答”（见图1）

即可打开“AI文档问答边栏”，用户可直接对文档提问或点击“推荐相关问题”进行选择，如图2所示。图1图27.4.3WPSAI划词解释、翻译WPSAI的划词解释能运用自然语言处理技术和强大的知识图谱，快速解析用户选中的词语或语句，为用户提供精准、易懂的含义解释，帮助用户高效理解文档中的专业术语、生僻词汇等；划词翻译则依托先进的机器翻译模型，支持多种语言间的快速互译，可准确翻译用户划选的文本内容，无论是处理外文资料、与国际客户沟通还是学习外语等场景下，都能为用户跨越语言障碍，极大地提升了办公效率与阅读体验。7.4.3WPSAI划词解释、翻译遇到不理解的专业术语，用户只需使用鼠标划取，在选中的文本上单击右键，在“WPSAI”下拉选项中单击“解释”（见图1），让WPSAI为你即时提供整体释义，以及重点词句解析，如图2所示。对于需要加强记忆的内容，可一键采纳生成批注（见图2），下次查阅一目了然。图1图27.4.3WPSAI划词解释、翻译阅读外文刊物时，有不懂的生词和句子，也可直接选中文本并单击右键，在“WPSAI”下拉选项中单击“翻译”（见图7-42），WPSAI将结合文档的具体语境进行准确意译，帮你轻松扫除阅读障碍，见图7-43。图7-42图7-4305AI数据助手Partfive7.5AI数据助手WPSAI写公式WPSAI数据分析7.5.1WPSAI写公式“AI写公式”是WPS表格和智能表格中一项极具创新性与实用性的功能，它依托先进的人工智能技术，深度赋能表格数据处理工作。该功能打破了传统表格公式使用的技术壁垒，无需用户死记硬背大量复杂的函数语法与结构。用户仅需以自然语言精准表述需求，例如“计算不同门店各季度销售额的环比增长率”，“AI写公式”功能便能迅速解析语义，自动匹配并生成精准的函数公式。它不仅能轻松应对求和、求平均值等基础计算需求，还擅长处理诸如VLOOKUP、SUMIFS等多层嵌套的复杂函数应用场景。此外，“AI写公式”还具备智能的公式解释与纠错功能，能为用户清晰阐释公式的运算逻辑与参数含义，辅助用户快速掌握公式运用技巧。7.5.1WPSAI写公式用户只需将光标放置在需要写入公式的单元格，在“WPSAI”选项卡下点击“AI写公式”按钮（见图7-44）即可唤起WPSAI悬浮窗（见图7-45）。在实际工作中，它被广泛应用于财务数据核算、销售业绩分析、科学研究数据处理等诸多领域，极大地提升了数据处理的效率与准确性，让复杂的表格计算工作变得更加简单、高效。图7-447.5.1WPSAI写公式图1图7-457.5.1WPSAI写公式“AI写公式”可以通过文字描述，帮助用户智能生成公式。例如，用户需要找出语文成绩不及格的学生，可在WPSAI悬浮窗中输入指令“语文分数大于等于60，显示及格，否则不及格”（见图7-45），WPSAI会自动分析指令并给出相应的公式，如图7-46所示。不会提问也没关系，WPSAI会自动识别表格数据，提供相关提问示例。图7-46使用“AI写公式”生成公式7.5.1WPSAI写公式对于不理解的公式，可通过鼠标点击公式中不理解的地方，WPSAI将自动定位多层嵌套函数，进行相应解释。例如，首先让“AI写公式”生成“语文分数大于等于60，显示及格，否则不及格”指令对应的公式，将光标放置在结果公式的IF函数中，单击下方“IF解释”即可查看到IF函数的详细用法说明，如图7-47所示。7.5.2WPSAI数据分析“AI数据分析”是WPS

AI的一项强大的智能数据分析功能。它以自然语言对话的方式，让用户能轻松与数据交互。用户只需输入问题，它就能快速实现数据统计与查询，精准获取如求和、平均值等各类数据信息。还可自动进行数据清洗，将杂乱数据整理成规范格式。“AI数据分析”能根据数据特点生成柱状图、折线图等多种可视化图表，直观展示数据趋势和关系。同时，可深入洞察分析数据，自动识别关键趋势与异常，给出专业分析结论，甚至能在安全沙箱环境中生成并解释Python数据分析代码。无论是企业的销售、财务分析，还是教育领域的成绩管理等场景，都能为用户提供高效、精准的数据分析支持，显著提升工作效率。7.5.2WPSAI数据分析用户在“WPSAI”选项卡下点击“AI数据分析”（见图7-48）

即可打开“AI数据分析边栏”，用户可直接输入分析内容或点击“推荐相关问题”进行选择，如图7-49所示。图7-48图7-497.5.2WPSAI数据分析如果需要WPSAI快速分析表格并给出分析结果，可直接点击“AI数据分析边栏”中的“快速解读表格内容”，“AI数据分析”功能将自动读取表格数据并进行数据清洗，然后提取数据关键信息并生成图表。此外，在分析过程中，WPSAI将在沙盒环境中生成相关的Python解释代码和临时表，如图所示。7.6本章小结AI智能办公在提升办公效率、减轻工作负担、辅助决策等方面发挥着重要作用。随着技术的不断发展，AI在办公领域的应用将更加深入和广泛，持续为办公场景带来创新和优化，助力用户在不同工作环境中更高效地完成任务，推动办公方式向智能化、便捷化方向持续迈进。本章围绕AI智能办公展开，以WPS

Office中提供的AI功能为示例，全面介绍了AI在办公领域的应用，展现出AI智能办公为办公模式带来的变革与优势。林子雨副教授谢谢观看！厦门大学附录A：主讲教师林子雨简介单位：厦门大学计算机科学与技术系E-mail:ziyulin@个人网页：/post/linziyu数据库实验室网站：主讲教师：林子雨林子雨，男，1978年出生，博士（毕业于北京大学），