(2026版)食堂食品采购询价制度

(2026版)食堂食品采购询价制度2026版食堂食品采购询价活动需严格遵循公开公平公正、质价相符、食品安全优先、反食品浪费的核心原则，所有参与采购的主体及人员需全程恪守合规底线，杜绝暗箱操作、利益输送等违规行为。本制度适用于各级党政机关、国有企事业单位、公办民办学校、产业园区、商业综合体、养老机构、医疗机构等各类主体运营的职工食堂、学生食堂、集体用餐食堂、养老配餐食堂、医疗配餐食堂的食品及相关原辅材料采购询价活动，采购品类涵盖主食原料（大米、面粉、杂粮、挂面等）、副食原料（畜禽肉、水产品、新鲜蔬菜、新鲜水果、豆制品、食用菌、蛋类等）、调味品、食用植物油、预制菜品、餐用包装材料、清洁消毒用品等与食堂运营直接相关的各类物资。适用主体需明确自身食堂的运营模式，对于委托第三方运营的食堂，需在委托合同中明确采购询价活动的监管责任由委托方承担，受托方需严格执行本制度的相关要求。采购活动需覆盖食堂全年90%以上的食品及原辅材料采购需求，对于零星采购、应急采购等特殊情况，需另行制定专项采购流程，并报采购询价工作领导小组备案。成立食堂食品采购询价工作领导小组，由单位分管后勤工作的负责人担任组长，成员包括后勤管理部门负责人、财务部门负责人、纪检监察部门负责人、食堂运营方代表、职工代表（学校食堂需增加学生代表，养老机构需增加服务对象代表），领导小组的主要职责包括审定每季度的采购预算、审核询价方案、评审成交候选供应商、协调解决采购过程中的重大问题、审定价格调整方案等。后勤管理部门作为询价工作的具体执行主体，负责编制采购预算、制定询价方案、发布询价公告、收集响应文件、组织评审会议、跟进合同签订、开展履约验收、管理采购档案等日常工作；财务部门负责审核采购预算的合理性、落实采购资金、监督资金使用合规性、审核货款支付凭证、开展成本核算等工作；纪检监察部门负责全程监督采购活动的各个环节，受理举报投诉，查处违规违纪行为，确保采购活动公开透明；职工代表或消费者代表负责监督采购流程的公正性，对食品质量、报价合理性提出意见建议，参与履约验收环节的抽样检查，反馈用餐人员的需求和意见。后勤管理部门需于每季度末的10个工作日内，根据食堂过往3个季度的采购数据、当期用餐人数的变化情况、季节食材供应规律、当地市场价格波动趋势，编制下一季度的食品采购预算，预算需细化到具体品类、采购数量、单价上限、预算总金额等内容，其中粮油、肉类等大宗食材的预算需预留10%的浮动空间，以应对突发的市场价格波动。采购预算需经采购询价工作领导小组审定后执行，未经审定的预算不得用于采购活动。食堂食品采购询价品类清单需根据食堂运营需求、季节变化、食品安全标准更新等情况每年更新一次，清单需明确每类食材的具体要求，包括质量标准需明确执行的国家标准、行业标准或企业标准，例如大米需符合GB/T1354-2018《大米》标准，面粉需符合GB/T8607-2020《小麦粉》标准，肉类需提供动物检疫合格证明和肉品品质检验合格证明，预制菜品需符合《预制菜食品安全国家标准》（GB31659-2021）2025年修订版的相关要求；规格要求需明确食材的重量、尺寸、包装规格等，例如食用油需为5L装的一级大豆油，蔬菜需为无腐烂、无病虫害的新鲜食材；包装要求需明确包装材料的材质、密封性、标识要求等，例如真空包装的肉类需标注生产日期、保质期、生产厂家等信息；配送要求需明确配送时间、配送频率、配送温度要求等，例如新鲜蔬菜需在当日凌晨采摘后2小时内送达食堂，预制菜品需在-18℃以下的冷藏温度下配送；溯源要求需明确供应商需提供从生产基地到餐桌的全程溯源凭证，包括生产批号、检测报告、运输记录等。同时，清单需明确禁止采购的品类，包括过期变质食品、“三无”产品、不符合食品安全标准的进口食品、转基因食品（需符合单位相关规定）等。参与询价前的准备工作需按流程有序推进，首先是供应商资格审核，参与询价的供应商需具备合法有效的食品经营许可证、营业执照，具备与采购品类相匹配的仓储、配送能力，近三年无重大食品安全事故记录，无不良信用记录（通过国家企业信用信息公示系统、信用中国、食品安全信用档案等平台查询），对于大宗食材采购的供应商，需具备固定的供货基地或稳定的供应链渠道，能够提供全程溯源凭证。对于清真食品、少数民族特需食品的采购，供应商需具备相应的清真食品认证或少数民族特需食品经营资质。其次是询价文件编制，后勤管理部门需根据审定的采购预算和品类清单编制询价文件，询价文件需包括采购需求清单、报价要求、响应文件格式、评审标准、合同范本、其他要求等内容，其中报价要求需明确报价的形式、截止时间、报价有效期（不得少于30天）、价格调整机制等，要求供应商提供一次性报价，不得在中标后调整报价；评审标准需采用综合评分法，其中食品质量占比不低于40%，报价合理性占比不低于30%，供应商履约能力占比不低于20%，售后服务及应急保障能力占比不低于10%。最后是询价公告发布，后勤管理部门需在响应文件提交截止时间前的5个工作日内发布询价公告，公告需通过单位官方网站、后勤服务平台、当地公共资源交易平台、食材配送行业协会官网、当地农产品批发市场公告栏等渠道发布，同时需在单位内部公示栏张贴公告，保障职工或消费者的知情权。公告期不得少于3个工作日，公告内容需包括采购项目名称、采购需求、供应商资格要求、响应文件提交截止时间、评审时间及地点、联系方式等信息。响应文件的接收与评审需严格遵守保密与公正原则，后勤管理部门需安排专人在响应文件提交截止时间前接收响应文件，对逾期送达的文件不予受理，对密封不符合要求的文件需当场告知供应商补正，无法补正的予以拒收，接收的文件需由接收人签字确认后妥善保管，在评审前不得泄露任何响应文件的内容。评审委员会由采购询价工作领导小组从专家库中随机抽取的食品采购、食品安全、财务、法律等领域的专家，以及职工代表、消费者代表组成，人数为5人以上的单数，其中专家人数不得少于总人数的三分之二，与供应商存在利害关系的人员需主动回避，未回避的由纪检监察部门责令其退出评审委员会。专家库需由具备相关专业知识和经验的人员组成，每年度更新一次。评审流程首先开展资格审查，评审委员会首先对供应商的资格条件进行审查，不符合资格要求的供应商的响应文件不予进入后续评审环节；其次进行文件审阅，评审委员会成员独立审阅响应文件，根据评审标准进行打分，打分过程需独立进行，不得相互串通；对于大宗食材采购项目，可要求供应商进行现场报价陈述，陈述时间不得超过10分钟，陈述内容包括报价依据、质量保障措施、配送方案等；随后汇总打分，评审委员会汇总各成员的打分结果，按照得分从高到低排序，推荐前3名作为成交候选供应商，得分相同的按照报价从低到高排序，报价相同的按照质量评分从高到低排序；最后留存评审记录，评审过程需全程录音录像，留存评审记录，所有评审人员需签署评审承诺书，保证评审过程公正公平，不偏袒任何供应商，不泄露评审过程中的任何信息。成交确认与合同签订需遵循规范流程，评审结束后，后勤管理部门需将成交候选供应商名单、报价、评分结果在单位官方网站、内部公示栏公示3个工作日，公示期间受理举报投诉，对举报的问题需由纪检监察部门牵头调查核实，经查实存在违规行为的，取消该供应商的成交资格，顺延至下一名候选供应商。公示无异议后，后勤管理部门需向成交供应商发放成交通知书，成交通知书需明确采购内容、合同签订时间、地点及相关要求，成交供应商需在收到成交通知书后5个工作日内与采购方签订正式采购合同，逾期未签订的视为放弃成交资格，顺延至下一名候选供应商。采购合同需采用国家市场监督管理总局制定的标准合同范本，结合本单位的实际情况进行补充完善，合同需明确双方的权利义务、质量标准、价格调整机制、配送要求、履约验收、资金支付、违约责任、争议解决方式、食品安全责任等核心条款，其中食品安全责任需明确供应商需承担因食品质量问题导致的全部责任，包括但不限于赔偿损失、承担法律责任、纳入信用黑名单等。签订后的采购合同需报送财务部门、纪检监察部门备案，作为后续资金支付、履约验收的依据，合同的有效期为一个季度或半年，具体根据采购品类的特点确定。履约验收与资金支付需严格按照合同约定执行，后勤管理部门需联合纪检监察部门、财务部门、食堂运营方、职工代表或消费者代表组成验收小组，按照采购需求清单及合同约定的质量标准进行验收，验收需采用抽样检查的方式，抽样比例不得低于采购总量的5%，对于肉类、水产品等易变质食品需进行现场快速检测，检测项目包括农药残留、兽药残留、微生物指标等，检测结果需留存记录。验收合格的需签署验收合格单，验收不合格的需要求供应商限期整改，整改期限不得超过3个工作日，整改后仍不合格的，取消其供货资格，并追究其违约责任。对于粮油、肉类等大宗食材，若当地发改部门发布的市场价格监测数据显示，该食材的价格波动幅度超过5%，供需双方可协商调整价格，调整后的价格需经采购询价工作领导小组审定后执行，并签订补充协议，对于调味品、蔬菜等小宗食材，价格波动幅度在3%以内的不予调整，超出3%的需按照上述流程进行调整。财务部门需根据验收合格单、采购合同、发票等凭证进行资金支付，支付比例需按照合同约定执行，通常为验收合格后支付90%的货款，剩余10%作为质量保证金，在一个季度或半年的质量保证期届满后无质量问题的予以支付，质量保证金的比例不得低于合同总金额的5%。对于验收合格的货款，需在15个工作日内支付，逾期支付的需按照合同约定支付违约金，同时需纳入供应商的信用评价。档案管理与信息公开需保障采购活动的可追溯性，后勤管理部门需建立健全食堂食品采购询价档案，包括采购预算、询价文件、响应文件、评审记录、成交结果公示材料、合同文本、验收记录、资金支付凭证等，档案需保存至少5年，以备查阅和审计，档案的存储需采用纸质和电子双备份，确保档案的完整性和安全性，电子档案需加密存储，防止数据泄露。除涉及商业秘密的内容外，采购询价的全过程信息需定期公开，包括每季度的采购预算、采购结果、价格波动情况、质量检测结果等，公开信息需通过单位官方网站、后勤服务平台、内部公示栏等渠道发布，接受社会和职工的监督，同时需定期向主管部门报送采购情况报告，包括采购总量、采购金额、供应商情况、质量检测情况等。监督与问责机制需覆盖采购活动的全流程，纪检监察部门需定期对采购询价活动进行检查，重点检查采购流程是否合规、评审是否公正、资金支付是否规范、档案管理是否完善等，对发现的违规行为需及时纠正，并追究相关人员的责任，包括通报批评、党纪政务处分、解除劳动合同等，构成犯罪的移送司法机关处理。主动接受市场监管部门、财政部门、审计部门的监督检查，配合做好各项审计和检查工作，对检查中发现的问题需及时整改，并将整改情况报送相关部门。对于存在提供虚假资质、伪造检测报告、降低食品质量、以次充好、串通报价、操纵价格、逾期供货、拒绝履行合同、存在重大食品安全事故记录等违规行为的供应商，需将其列入采购黑名单，禁止其在1-3年内参与本单位的食堂食品采购活动，同时将其失信信息报送至信用中国等平台，纳入全国信用信息共享平台，实施联合惩戒。针对采购过程中可能出现的突发情况，比如供应商违约、食品质量问题、市场供应短缺等，需制定应急供货预案，后勤管理部门需提前储备2-3家备用供应商，在突发情况发生时，可紧急启用备用供应商供货，确保食堂的正常运营，同时需及时向采购询价工作领导小组报告情况，并协调解决相关问题，对于因食品质量问题引发的食品安全事故，需立即启动食