企业办公自动化计算机信息系统建设解决方案

企业办公自动化计算机信息系统建设

解决方案

一、前言

为了加快企'也办公自动化的信息化进程，需要实施建设现代办公

自动化计算机信息系统。

办公自动化信息系统的总体设想是:基本实现电子无纸办公，互

相配套，互相联网，资源共享，具有决策支持、执行、监督和信息服务等

综合功能和网络环境。

二、办公业务现状分析及系统建设目标

1、现行公文收发处理方式及问题

现行企业公文，收发处理基本上处于手工方式，文件誉写、传递、

查找和保管的工作量很大，而且文件易丢失、损坏、影响了办公质量

和效率。目前，部份企业采用电脑文字处理软件（如、、等）进行公文

录入、编辑、打印和归档，虽然在一定程序上提高公文打印质量和查

找效率，但是未采用完整的公文收发处理系统、仅仅用电脑完成一些

零散的工作（录入和打印），所以依然无法解决下面许多问题：

⑴提高办公机构整体的办公效率，而不仅是个人或者零散工作

的

效率。

(2)加强各办公机构间、机构与个人间、个人与个人间的相互沟

通和协调。

(3)扩大信息安全传递的范围，实现远程数据共享和远程挪移办

公。

(4)对各种信息数据的集成、管理、分析，为科学决策提供依据c

(5)对重大问题动态地指定人员进行电子讨论，做出决策。

(6)提供企业信息协调所需要的信息安全机制。

(7)在分布全国各地、多种复杂的计算环境下的数据传递和共

享。

2、现行档案管理方式及问题

现行档案管理基本上处于手工方式，文件目录誉写、分类、查找

和保管的工作量很大，而且人工誉写既费时，又不美观，也易出错。

现行档案管理和公文收发处理脱节，把公文处理和档案管理视为互不

相干的两项工作，造成两个重复劳动，影响了企业办公效率。

3、解决办法

采用电脑进行公文收发处理和档案管理，将二者有机的结合起

来，使电脑文档管理一体化。首先，编写公文收发录入程序，录入的

内容既满足公文收发的需要(包括文件去向、传阅、复印单位等)，

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又要为档案立卷准备(文档号、保管期限等)，即文件体式要素、文

件办理情况，又要有“卷内文件目录表”所需的内容。二是录入文件

的属性，按企业对档案立卷类目划分的要求分成多个类目，把每一个

文件编类目号录入电脑，文件输完毕，按类目号存放，按类目号移

交档案室，整理档案卷时，就在这个类目的基础上进行调整(类目

是否合理)、筛选(是否有保存价值)组卷，这样辨别文件属性的范

围就很小，组卷就容易多了。三是录入文件的内容。收文处理由于

文件内容可以用扫描仪把公文扫入电脑，用中文识别()软件进行识

别，然后经过人工较对和修改，再并入收发处理系统。发文处理文件

内容主要采用人工录入。

4、实现目标

为了彻底改变企业办公业务的落后状况，适应企业办公业务需

要，迫切需要开辟或者移植一套适合地方企业办公业务实际情况，能高

速高效处理办公业务信息的计算机办公自动化系统，并且为其他兄

弟单位实施办公自动化提供一个参考的范例。系统具体实现目标如

下：

(1)提高办公效率，减少公文收发和档案管理中的重复劳动。

(2)解决彻底依靠人工上传下达办公文件的低效率问题，加强同

事间相互沟通、共享信息、讨论问题、为决策提供有效的信息支持。

(3)真正实现远程数据共享和远程挪移办公、实现无论办公人员

身在何处，都可迅速得到所需要的信息。

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(4)简化档案管理工作，使档案工作与公文收发有机结合，自动

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归档、整理、分类，使文档管理一体化。

(5)提供安全可靠的文档管理机制，以满足企业对数据严格保密

的要求。

(6)提供方便、简捷而迅速的查找工具和检索手段。

三、系统功能分析

根据企业办公自动化信息工程的总体布局和要求，结合单位办公

业务的实际情况，企业办公自动化计算机信息系统主要应包括两大

部份:办公自动化应用软件系统和内部互联网络信息系统.

(一)办公自动化应用软件系统

该系统通过采用21年代世界上最先进的计算机系统技术和软件

开辟工具，开辟出基于网络环境下运行的全套办公自动化应用软件系

统。实现从公文收发、办理、审核批示到签发、发文、归档等一系

列办公业务的自动化作业，实现电脑网络化的电子无纸办公和各类信

息的自动采集和浏览。

具体功能如下：

1、公文收发子系统

主要功能：对与企业办公业务有关的文件和政策法规进行归档管理，

实现计算机自动存档、分类、检索、统计、查询和打印等功能。按办

公室对档案立卷类目划分的要求划分文件类目，需手工录入的公文按

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类目编号录入电脑，电子数据结构的公文件则按类目号整理，然后存

放和移交档案室，整理档案立卷时，在类目基础上进行调整、筛选组

卷。收文处理时文件内容可以采用扫描仪把公文扫入电脑，用中文识

别（）软件进行识别，然后经过人工校对和修改，再并入收发处理

系统；发文处理时文件内容主要采用人工录入。

⑴收文处理

对所有来文通过计算机进行录入、传阅、批示、办理、归档，能

对来文进行显示、排序、查询、统计、生成和打印。（见公文收文处

理作业流程图）

⑵发文处理

从发文的拟稿、核稿、会稿、签发、分送、接收、归档全过程实

行计算机管理。（见公文发文处理作业流程图）

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公文收文处理作业流程如卜.:

领导

需要送领导批示的文件，送A1领导批示签发后将文件返回.

领导枇示签发.fI办公室录入领导批示.

电子或者纸质文件办公室

识别处理进入数据库办结归档

公文数据库

职能部门送具体

承办人承办.

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公文发文处理系统作业流程

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2、公文查询子系统

主要功能:对上级部门来文、自己形成的公文、政府部门和其他

单位来文等各类公文信息库进行有效管理，以便使企业的工作人员能

方便查阅到所需的公文信息，并可以打印出来。公文收发子系统办结

（收文归档、发文归档）后的最终公文信息均自动归档到公文信息子

系统的公文库中。

3、政务信息子系统

主要功能:采集处理并管理与企业公务有关的各类非公文信息，，

这些政务信息包括《信息》、《工作简报》、《动态》等，以供企业工作

人员通过计算机及时查阅和浏览这些信息。

4、政策法规子系统

主要功能：建立并管理与企业业务有关的我国各类政策法规和

国际公约、条约信息库，为企业工作人员提供详细完善的政策法规信

息检索查询服务。

5、最新信息子系统

主要功能：动态采集与企业业务有关的国内外最新信息和本单

位重大事件信息，并进行归类整理，提供给企业工作人员随时浏览查

询。

6、公共信息子系统

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主要功能:采集并处理各种公共信息、，这些公共信息包括：天气

预报、综合通讯信息簿、最新飞机航班时刻、最新列车时刻等，其中，

综合通讯信息簿包括系统内以及与业务有关的单位、部门、个人的通

讯信息（如单位地址、单位电话号码、部门电话、个人电话、机号码、

手机号码等），用户可以很方便地查询阅到有关信息。

7、公共工具子系统

主要功能:管理本系统常用的公共软件工具，如文字编辑软件、

电子表格软件、时钟、日历、日程安排、绘画软件等等，为企业的办

公自动化提供丰富强大的各种公共软件工具。

8、系统维护子系统

主要功能:提供对整个网络信息系统进行有效管理和维护的基本

功能，诸如:用户权限管理、密码设置、信息资料修改查询权限、各功

能模块数据库的增删整理维护，网络系统运行的监护管理等。

（二）内部互联网络信息系统

近年来，随着信息产业的高速发展，以网为代表的全球性互联网技

术应用发展很快,并日益渗透到社会活动和生活的各个领域,成为人

们与外界进行快速信息交换的主要技术手段具有如下特点：

1.采用协议作为局域网和广域网通信协议，它是最具有标准化的计

算机网络通信协议，能够支持多种资源服务为同构、异构网络的互联

提供了平滑的技术支持。

2.通过的超文本及多媒体功能，能够把文本、图象、声音和动画等

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有机地结合起来。并为用户提供一个规范化和图形化的人机对话浏览

器界面，进行信息查询检索和加工、与外界交换信息等。

3.提供电子邮件0、（文件传输）、服务、信息发布服务、数据库服

务等，具有实现数据库数据处理、浏览器查询、网络页面制作、信

息加工发布、电子邮件和远程联网的复合功能，具有广泛的通用性、

高效性、开放性和灵便性。

由于网技术的上述优点，加之它近年来在全球性信息化热潮和信

息高速公路建设中所起的巨大作用，因此它在发展过程中所形成的许

多新技术，在计算机网络系统建设中日益得到了计算机业界的应用,

从而产生了一种全新计算机网络建设方式，即单位内部的网络系统。

网络系统具有如下特点：

1.全面继承和应用网的技术体系、开辟标准、开辟工具和方法,

同样采用了支持异构和同构网络联接的协议，同样具有电子邮件（）、

（文件传输）、服务、信息发布服务、数据库服务的功能，能够在单

位内部的计算机网络实现数据库数据处理、浏览器查询、网络页面制

作、信息加工发布、电子邮件和与外界网络相连的功能。

2技术使单位内部的信息系统建设变得简单易行,许多功能构件

都是现成的，只要将其从技术挪过来使用就行了。作为检索查询加工

信息的浏览器界面，也可以通过使用可视化的网页制作工具自动生

成，省去了编写大量复杂程序代码的工作量，界面标准统一、漂亮华

丽。

3不需改动单位原有网络系统的物理结构,它充分利用单位现有

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的网络硬件、软件、服务器和应用方式，通过引入技术标准和网络协

议，即可建成的网络基础平台，原有的数据信息资料仍然可以利用。

4技术既具有单位内部传统网络的安全性,又具备的开放性和灵

活性，提供单位内部应用的同时，又能够提供对外的信息发布,且成本

低，易于实现。

5网络通过采用防火墙等安全机制,也可以发展成为对外服务和

交流的工具,并可以接入网，与国内外的各信息网共享和交换信息。

目前，使用技术来改造单位内部原有网络,建设单位内部的计算

机网络系统,己经成为许多企事业单位、行政企业实现办公自动化和

管理现代化必不可少的技术手段。

企业办公自动化系统湄负着处理大量办公事务的文件资料信息

的重任，为了及早实现办公事务的自动化，使自身的计算机应用处于技

术率先的地位，并与我国国民经济和社会事业的信息化进程及网接

轨。在规划设计的办公自动化网络系统中，拟采用内部互联网络平台

的建设方案，并具体达到如下功能：

1.系统采用三层结构的模式（即WWW浏览器、具有的服务

器和数据库服务器），网络协议采用网的标准协议。实现单位内部的

数据库数据处理、浏览器查询、网络页面制作、信息加工发布、电

子邮件和远程联网的基本要求，使日常办公事务能够实现电子办公。

2.内部局域网用户可共享所有硬件、软件和信息资源，本单位

笔记本电脑使用者可以进入办公网络，查询浏览信息，实现挪移办公。

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3.实现办公事务信息高效有序的组织和维护及交互服务，静态信

息的处理和浏览页面可以使用、等工具进行制作，动态信息通过中间

件产品和编写通用接口来调用数据库中数据进行统一的维护和管理，

由动态生成的页面实现交互式的查询浏览和处理服务器具有功能较

强的接口，具备处理浏览器提交数据查询信息、访问DBMS数据

库和反馈查询结果的功能，能合理地管理和利用数据库中的有效信息。

4.可以方便地接入网和与外部其他信息网络互联,共享和交换信

息资源，便于采集处理各种与公务有关的各类非公文信息，各类政策

法规和国际公约、条约信息库，国内外最新信息和其他社会公共信息，

并进行归类整理，提供给工作人员随时浏览查询。系统具备较完善的

安全机制，设置有防火墙服务器将内部网与外部隔离，防止外来‘嘿客"

的入侵。

四、系统的设计

为了实现办公自动化系统建设的总体目标，系统设计应遵循实用

性原则、先进性原则、经济性原则、可靠性原则、可扩充性和可延展

性原则，按照规划，将其建设成一个技术先进、适度超前、易于扩充

和使用的办公自动化计算机信息网络系统。

1.网络系统总体结构

引入网技术，网络操作系统采用最先进的网络操作系统，设

置...........和，实现数据库数据处理、浏览器查询、网络页面制

作、信息加工发布、电子邮件、防火墙和远程联网的基本功能。

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系统基于服务器技术，采用三层结构的模式（即WWW浏览器、

具有的服务器和数据库），网络协议采用网的标准协议、等。网络

数据库服务器系统拟选取的2003,系统拟采用，前端开辟工具可

选10.0等。浏览器系统拟选的,网页制作工具拟采用，并采用微软的

接口与后台数据库连接。局域网络布线工程按标准，用5类5非屏

蔽双绞线布线，网络配置高性能的远程访问服务器提供远程联网服

务。内部局域网用户可共享打印机等硬件资源，便携机或者挪移办公

用户可以通过入网，从而实现挪移办公。计算机网自行构成，并可

与和其他信息网互连，共享信息资源。

2.网络和桌面操作系统功能说明

客户机桌面操作系统选择当前最先进版本。

网络操作系统建议采用当前最先进版本。具有图形用户界面，易

于配置和管理，同时具有现代操作系统的一切特点，高性能的微内

核体系结构确保了网络系统的安全性稳定性和网络信息传输的大吞

吐量，使其作为应用服务器的运行平台具有很好的性能。它集成的服

务（）以及对异步远程路由和协议的支持使其非常适合作为构筑应用

的基础。

的特点如下：

⑴支持多任务和多线程，具备彻底的32位运算能力。

⑵提供0至5级容错处理，符合C2级安全标准，可以满足一般

商业应用的需要。

（3）内置网络能力，提供多协议支持，方便连接到、等第三方网

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络系统。

(4)较高的可伸缩能力，支持4,16硬盘空间。

⑸集成的异步远程路由支持、()协议和服务软件可以提供

便宜的远程工作站到本地的连接；而软件则可提供服务能力，方便构

造应用。

3.数据库服务器软件系统说明

是微软公司购买世界上著名的公司的4.2和10,并以网络平

台为基础加以改造后重新推出的数据库系统，它吸收了著名的数据库

管理系统的全部优秀性能，具有先进的客户机/服务器体系结构，分

布式处理功能和结构化查询语言体系()，一系列先进的技术诸如：多

线程结构、数据库触发器、存储过程、远程调用()基于成本的优化

处理、组织安全管理、完整性约束、支持分布式数据环境等使它在联

机事务处理能力、开放性和异构数据库连接方面率先于其他数据走

系统。同时，数据库系统与网络操作系统同为微软公司产品，

二者有着最为密切的内部集成性能，使能共享的安全机制和卓越的

系统性能，这是其他任何一个数据库系统所没有的。因此网络系统

数据库系统的模式可以说是计算机的网络信息系统建设的最佳选择,

有着最好的性能价格比。成为人们首选的数据库系统。

4.前端开辟工具功能说明

(1)10.0

它是公司最新推出的前端开辟工具，具有面向对象、可视化编程、

图形界面、适合结构应用开辟的特点，提供完整的可视化集成开辟环

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境。开辟环境由一系列集成的图形画笔0组成，包括应用管理、环

境参数设置、窗口、数据窗口、数据库生成和管理、交互测试和调试